Εξαγωγή δεδομένων Tally σε υπολογιστή πελάτη

Κλείστε την εταιρεία προτού αγγίξετε τα δεδομένα

Κάθε ασφαλής μεταφορά ξεκινά με τον ίδιο τρόπο: ολοκληρώστε τις καταχωρίσεις της ημέρας, μετά κλείστε την εταιρεία και κλείστε τελείως το Tally στον υπολογιστή προέλευσης. Πατήστε Alt + F1 ή χρησιμοποιήστε το Shut Company για να κλείσετε την εταιρεία και, στη συνέχεια, πραγματοποιήστε πλήρη έξοδο από το Gateway of Tally — Το Tally δεν πρέπει να εκτελείται στο παρασκήνιο.

Ένα αντίγραφο ασφαλείας που δημιουργείται ενώ πληκτρολογούνται ακόμη τα κουπόνια μπορεί να χάσει τις τελευταίες καταχωρήσεις και η αντιγραφή δεδομένων ενώ η εταιρεία είναι ανοιχτή είναι ο πιο συνηθισμένος τρόπος με τον οποίο οι άνθρωποι καταστρέφουν τα δεδομένα Tally. Τριάντα δευτερόλεπτα υπομονής εδώ εξοικονομούν ώρες επισκευής αργότερα. Πριν προχωρήσετε, σημειώστε το ακριβές όνομα της εταιρείας και τον αριθμό του φακέλου δεδομένων της, που εμφανίζονται στην οθόνη Επιλογή εταιρείας — θα χρησιμοποιήσετε και τα δύο για να ελέγξετε τη σωστή εταιρεία που έφτασε στην άλλη πλευρά.

Λήψη αντιγράφου ασφαλείας από το Inside Tally

Μην ξεκινάτε αντιγράφοντας φακέλους. Το Tally έχει ένα ενσωματωμένο αντίγραφο ασφαλείας που συσκευάζει την εταιρεία, ακριβώς όπως είναι, σε ένα φορητό αρχείο — και αυτό το αρχείο είναι αυτό που παραδίδετε.

Στο TallyPrime, πατήστε Alt + Y (το μενού Δεδομένα) και επιλέξτε Αντίγραφο ασφαλείας. Στο Tally.ERP 9, από το Gateway of Tally πατήστε Alt + F3 (Πληροφορίες εταιρείας) και επιλέξτε Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας. Επιλέξτε την εταιρεία και τον φάκελο προορισμού και, στη συνέχεια, αποδεχτείτε. Το Tally δημιουργεί ένα μοναδικό αρχείο αντιγράφου ασφαλείας με την επέκταση .tbk — αυτό το ένα αρχείο είναι η πλήρης εταιρεία. Αποθηκεύστε το σε μια μονάδα στυλό ή σε ένα φάκελο μεταφοράς. το όνομα του αρχείου φέρει συνήθως το όνομα της εταιρείας, επομένως ο πελάτης μπορεί να το αναγνωρίσει χωρίς να ανοίξει το Tally.

Στείλτε το αρχείο σαν να είναι επιχείρηση — επειδή είναι

Αυτό το αρχείο .tbk περιέχει τους πλήρεις λογαριασμούς του πελάτη: κάθε υπόλοιπο λογαριασμών και μερών, κάθε κουπόνι που καταχωρίσατε ποτέ, στοιχεία πελάτη και προμηθευτή, GSTIN και τραπεζικά στοιχεία που έχουν καταγραφεί στα βιβλία. Αντιμετωπίστε τη μεταφορά με την ίδια προσοχή με την παράδοση του βιβλίου μετρητών και χρησιμοποιήστε μόνο μια αξιόπιστη διαδρομή.

Τοποθετήστε το αντίγραφο ασφαλείας σε ένα αρχείο που προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης πρώτα — για παράδειγμα ένα αρχείο 7-Zip με κρυπτογράφηση AES-256 και έναν πραγματικό κωδικό πρόσβασης (ένα απλό zip δεν προσθέτει καμία ασφάλεια). Στείλτε το αρχείο μέσω ενός καναλιού και τον κωδικό πρόσβασης μέσω ενός άλλου: το αρχείο μέσω email, σύνδεσμο μονάδας δίσκου ή μονάδα στυλό, τον κωδικό πρόσβασης μέσω τηλεφωνικής κλήσης ή μηνύματος. Στη ρύθμιση αυτού του βίντεο, το σύστημα πελάτη επιτυγχάνεται μέσω του TSPlus — παραδώστε το αρχείο μέσα σε αυτήν τη ρύθμιση εργασίας ή μέσω του δικτύου του γραφείου σας, ποτέ μέσω δημόσιου συνδέσμου κοινής χρήσης αρχείων. Τέλος, επιβεβαιώστε ότι το μέγεθος του ληφθέντος αρχείου ταιριάζει με το αρχικό, προτού ο πελάτης προσπαθήσει να το επαναφέρει.

Επαναφορά στον υπολογιστή-πελάτη — Ίδια έκδοση ή νεότερη

Στον υπολογιστή του πελάτη, το αντίγραφο ασφαλείας επιστρέφει μέσω της επαναφοράς του ίδιου του Tally. Στο TallyPrime, πατήστε Alt + Y και επιλέξτε Επαναφορά. στο Tally.ERP 9, πατήστε Alt + F3 και επιλέξτε Επαναφορά. Τοποθετήστε το Tally στο αρχείο .tbk και αποδεχτείτε — Το Tally εμφανίζει πρώτα το όνομα της εταιρείας που είναι αποθηκευμένο στο αντίγραφο ασφαλείας, επομένως ελέγξτε ότι είναι όντως η εταιρεία που περιμένατε. Εάν η Tally προσφέρει τη μετεγκατάσταση ή την επανεγγραφή των δεδομένων κατά το άνοιγμα, αποδεχτείτε αυτό το αντίγραφο που έχει αποκατασταθεί. εξακολουθείτε να διατηρείτε το αρχικό αρχείο αντιγράφου ασφαλείας ανέγγιχτο εάν κάτι πάει στραβά.

Ο κανόνας έκδοσης αποφασίζει εάν αυτό λειτουργεί καθόλου: επαναφέρετε μόνο στην ίδια έκδοση Tally ή σε νεότερη. Τα δεδομένα Tally μετακινούνται μόνο προς τα εμπρός — ένα αντίγραφο ασφαλείας που έχει ληφθεί από μια νεότερη έκδοση δεν μπορεί να αποκατασταθεί σε παλαιότερη έκδοση και ένα αντίγραφο ασφαλείας TallyPrime δεν μπορεί να επιστρέψει στο ERP 9. Εάν ο υπολογιστής-πελάτης εκτελεί μια παλαιότερη έκδοση, ενημερώστε πρώτα το Tally σε αυτόν τον υπολογιστή, από τον επίσημο ιστότοπο της Tally Solutions.

Επαληθεύστε προτού ολοκληρώσετε

Μια επαναφορά που "ολοκληρώθηκε" δεν αποτελεί απόδειξη ότι τα δεδομένα είναι σωστά — "η επαναφορά ολοκληρώθηκε με επιτυχία" σημαίνει μόνο ότι τα αρχεία γράφτηκαν. Αφιερώστε δύο λεπτά για να αποδείξετε ότι τα βιβλία είναι σωστά, ενώ το αρχικό αντίγραφο ασφαλείας και ο άθικτος υπολογιστής προέλευσης εξακολουθούν να υπάρχουν και τα δύο.

Ανοίξτε το Δοκιμαστικό Υπόλοιπο και στους δύο υπολογιστές για την ίδια περίοδο και αντιστοιχίστε τα συνολικά σύνολα — πρέπει να συμφωνήσουν με το paisa. Ελέγξτε το Βιβλίο Ημέρας: ο αριθμός του τελευταίου κουπονιού, η ημερομηνία του και ο αριθμός του κουπονιού για την τελευταία εργάσιμη ημέρα πρέπει να ταιριάζουν με τον υπολογιστή προέλευσης. Ανοίξτε δύο ή τρία γνωστά κουπόνια - η μεγαλύτερη πώληση του μήνα, μια πρόσφατη πληρωμή - και επιβεβαιώστε ότι τα ποσά και οι αφηγήσεις είναι άθικτες. Τέλος, επιβεβαιώστε την ταυτότητα της εταιρείας: το όνομα, το οικονομικό έτος και η ημερομηνία έναρξης των βιβλίων είναι αυτά που αναμένονται. Καταγράψτε τους τρεις αντιστοιχισμένους αριθμούς (σύνολο δοκιμαστικού υπολοίπου, τελευταίο κουπόνι, περίοδος) στο μήνυμα παράδοσης στον πελάτη — αυτή η σύντομη σημείωση είναι η απόδειξη ότι η μεταφορά επαληθεύτηκε.

Μόνο ένα ζωντανό αντίγραφο — Στη συνέχεια εκκαθάριση

Μόλις ο πελάτης επιβεβαιώσει ότι η επαναφορά έχει επαληθευτεί, διαγράψτε τα αντίγραφα συγκοινωνίας: το συνημμένο email, το αντίγραφο συνομιλίας, το αρχείο κοινόχρηστου συνδέσμου — και λήξει ο σύνδεσμος κοινής χρήσης εάν χρησιμοποιήθηκε. Ποτέ μην αφήνετε απροστάτευτα αντίγραφα των λογαριασμών ενός πελάτη στη συνέχεια στους φακέλους Λήψεις, στα εισερχόμενα email και στο ιστορικό συνομιλιών. Διατηρήστε ακριβώς ένα αντίγραφο αρχειοθέτησης με ετικέτα σε κάθε πλευρά, αποθηκευμένο σκόπιμα — όχι πέντε ξεχασμένα διάσπαρτα σε μηχανήματα.