Synology Drive Collaboration & Backup PC

Εγκαταστήστε το διακομιστή Synology Drive στο NAS

Synology Drive Server είναι ένα δωρεάν πακέτο στο Package Center στο NAS και εγκαθιστά τρία μέρη που πρέπει να γνωρίζετε ονομαστικά: Synology Drive Admin Console — όπου ο διαχειριστής ενεργοποιεί φακέλους, ορίζει την έκδοση εκδόσεων και παρακολουθεί συνδεδεμένους πελάτες. Synology Drive — η δικτυακή πύλη όπου το προσωπικό ανοίγει αρχεία σε ένα πρόγραμμα περιήγησης. και Synology Drive ShareSync — το εργαλείο που διατηρεί δύο μονάδες Synology NAS σε συγχρονισμό μεταξύ τους.

Εγκαταστήστε το πρώτα στο NAS, προτού αγγίξετε οποιοδήποτε υπολογιστή. Όλα τα άλλα σε αυτόν τον οδηγό εξαρτώνται από αυτά τα τρία μέρη.

Μετατρέψτε τους κοινόχρηστους φακέλους σε φακέλους ομάδας

Το Drive δεν εφευρίσκει νέο χώρο αποθήκευσης — αναβαθμίζει τους κοινόχρηστους φακέλους που έχετε ήδη. Δημιουργήστε έναν κοινόχρηστο φάκελο ανά τμήμα ή έργο — σε αυτήν τη ρύθμιση: Projects, Accounts και Design Files — στη συνέχεια ανοίξτε την Κονσόλα διαχειριστή Synology Drive > Φάκελος ομάδας, επιλέξτε το φάκελο και κάντε κλικ στο Ενεργοποίηση.

Την ίδια στιγμή, ορίστε τον έλεγχος έκδοσης: ενεργοποιήστε τον, διατηρήστε έως και 32 εκδόσεις κάθε αρχείου και επιλέξτε την εναλλαγή Intelliversioning, έτσι ώστε ο προϋπολογισμός της έκδοσης να κατανέμεται σε ημέρες και εβδομάδες αντί να καταναλώνεται από ένα γεμάτο απόγευμα. Η ενεργοποίηση της έκδοσης αργότερα σημαίνει ότι το ιστορικό που χρειαζόσασταν χθες δεν καταγράφηκε ποτέ — γι' αυτό είναι ενεργοποιημένο από την πρώτη μέρα.

Παροχή πρόσβασης μέσω χρηστών και ομάδων

Κάθε μέλος του προσωπικού έχει τον δικό του λογαριασμό DSM και οι λογαριασμοί χωρίζονται σε ομάδες — Accounts Team, Design Team και ούτω καθεξής. Στη συνέχεια, τα δικαιώματα φακέλου ομάδας δίνονται σε ομάδες και όχι σε άτομα.

Αυτό φαίνεται αργό την πρώτη μέρα και σας εξοικονομεί κάθε μέρα μετά: όταν κάποιος αλλάζει τμήμα ή αποχωρεί, αλλάζετε μια ιδιότητα μέλους ομάδας αντί να αναζητάτε είκοσι φακέλους. Και με μια σύνδεση σε κοινόχρηστο γραφείο δεν μπορείτε ποτέ να απαντήσετε στην απλούστερη ερώτηση — ποιος άλλαξε αυτό το αρχείο;

Εγκαταστήστε το Synology Drive Client σε κάθε υπολογιστή

Σε κάθε υπολογιστή, εγκαταστήστε το Synology Drive Client (από το Κέντρο λήψης του Synology) και συνδεθείτε με τη διεύθυνση NAS και τον δικό του λογαριασμό αυτού του ατόμου. Ο πελάτης είναι αυτός που κάνει και τις δύο εργασίες αυτού του οδηγού — συγχρονισμός κοινόχρηστης εργασίας και δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του υπολογιστή — επομένως εγκαταστήστε τον μία φορά, σωστά, ανά άτομο.

Στο γραφείο, η τοπική διεύθυνση NAS είναι ταχύτερη και ο πελάτης συγχρονίζεται μέσω του τοπικού σας δικτύου σε πλήρη ταχύτητα LAN — δεν χρειάζεται internet ενώ όλοι βρίσκονται στο γραφείο.

Δημιουργήστε μια εργασία συγχρονισμού για ομαδική συνεργασία

Μέσα στο πρόγραμμα-πελάτη, δημιουργήστε μια Εργασία συγχρονισμού και συνδέστε την στους φακέλους ομάδας. Μια εργασία συγχρονισμού είναι αμφίδρομη: ό,τι επεξεργάζεται η ομάδα, βλέπουν όλοι — και να θυμάστε, η διαγραφή εδώ διαγράφει παντού, γι' αυτό ακριβώς ενεργοποιήθηκε η έκδοση εκδόσεων στο Βήμα 2.

Ένα ειλικρινές όριο συνεργασίας: για κανονικά αρχεία όπως το Word, το Excel ή τα αρχεία σχεδίασης, το Drive δεν κλειδώνει το αρχείο ούτε συγχωνεύει επεξεργασίες — εάν δύο άτομα αποθηκεύσουν το ίδιο αρχείο ταυτόχρονα, η μία έκδοση κερδίζει και η άλλη μπορεί να γίνει αντίγραφο σε διένεξη. Έτσι, στα κοινά έγγραφα, ένα άτομο επεξεργάζεται τη φορά. Μόνο τα έγγραφα που δημιουργούνται στο Synology Office υποστηρίζουν την αληθινή ταυτόχρονη επεξεργασία.

Δημιουργήστε μια ξεχωριστή εργασία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας για κάθε υπολογιστή

Τώρα δημιουργήστε τη δεύτερη, διαφορετική εργασία στον ίδιο πελάτη: μια Εργασία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας. Τοποθετήστε το στους φακέλους του ίδιου του υπολογιστή — Desktop, Documents και σε άλλους τοπικούς φακέλους που έχουν σημασία. Μια εργασία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας είναι μονόδρομος: τα αρχεία ανεβαίνουν στο NAS και παραμένουν εκεί ακόμα κι αν διαγραφούν στον υπολογιστή.

Ο ένας τύπος εργασίας δεν μπορεί να κάνει τη δουλειά του άλλου. Εάν η μόνη προστασία ενός υπολογιστή είναι μια εργασία συγχρονισμού, μια διαγραφή — ή μια επίθεση ransomware — συγχρονίζεται πιστά και με το NAS. Η εργασία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, καθώς και οι εκδόσεις που διατηρούνται στο NAS, είναι αυτό που πραγματικά προστατεύει κάθε υπολογιστή.

Κοινή χρήση συνδέσμων με κανόνες

Το Drive επιτρέπει σε οποιονδήποτε χρήστη να δημιουργήσει έναν σύνδεσμο κοινής χρήσης για ένα αρχείο — βολικό για την αποστολή ενός μεγάλου αρχείου σε έναν πελάτη, επικίνδυνο όταν γίνεται ο προεπιλεγμένος τρόπος εργασίας. Ορίστε την εσωτερική πολιτική στην Κονσόλα διαχειριστή: εσωτερική κοινή χρήση ελεύθερα, δημόσιοι σύνδεσμοι προστατευμένοι με κωδικό πρόσβασης με ημερομηνία λήξης και η κοινή χρήση συνδέσμων απενεργοποιημένη εξ ολοκλήρου σε ευαίσθητους φακέλους όπως λογαριασμοί και HR. Η εργασία που μοιράζεται ως σύνδεσμοι διαφεύγει από τη δομή του φακέλου και τα δικαιώματά σας, επομένως οι σύνδεσμοι προορίζονται για αποστολή έξω και όχι για εργασία μέσα.