Vie Tally-tiedot asiakastietokoneelle

Sulje yritys ennen kuin kosketat tietoja

Jokainen turvallinen siirto alkaa samalla tavalla: lopeta päivän merkinnät, sulje sitten yritys ja sulje Tally kokonaan lähdetietokoneella. Paina Alt + F1 tai sulje yritys painamalla Shut Company ja sulje sitten Gateway of Tally kokonaan – Tallyn ei pitäisi olla käynnissä taustalla.

Varmuuskopiosta, joka on tehty kun tositteita vielä kirjoitetaan, voi jäädä viimeiset merkinnät pois, ja tietojen kopioiminen yrityksen ollessa auki on yleisin tapa turmella Tallyn tietoja. Kolmekymmentä sekuntia kärsivällisyyttä säästää tuntikausia myöhemmin tehtävältä korjaukselta. Ennen kuin jatkat, kirjoita muistiin yrityksen tarkka nimi ja sen tietokansion numero, jotka näkyvät Select Company -näytössä – molempien avulla tarkistat oikean yrityksen saapuneen toiselle puolelle.

Ota varmuuskopio Inside Tallysta

Älä aloita kopioimalla kansioita. Tallylla on sisäänrakennettu varmuuskopio, joka pakkaa yrityksen täsmälleen sellaisenaan yhdeksi kannettavaksi tiedostoksi – ja tämä tiedosto on se, mitä luovutat.

Paina TallyPrimessa Alt + Y (Tiedot-valikko) ja valitse Varmuuskopiointi. Paina Tally.ERP 9:ssä Tallyn yhdyskäytävässä Alt + F3 (Yritystiedot) ja valitse Varmuuskopiointi. Valitse yritys ja kohdekansio ja hyväksy sitten. Tally luo yhden varmuuskopiotiedoston, jonka tunniste on .tbk – tämä yksi tiedosto on koko yritys. Tallenna se kynäasemaan tai siirtokansioon; tiedoston nimi sisältää yleensä yrityksen nimen, joten asiakas voi tunnistaa sen avaamatta Tallya.

Lähetä tiedosto niin kuin se on – koska se on

Tämä yksi .tbk-tiedosto sisältää asiakkaan täydelliset tilit: jokaisen pääkirjan ja osapuolen saldon, jokaisen syötetyn tositteen, asiakkaan ja toimittajan tiedot, GSTIN-tunnukset ja kirjanpitoon tallennetut pankkitiedot. Käsittele siirtoa yhtä huolellisesti kuin kassakirjan luovuttamista ja käytä vain luotettavaa reittiä.

Laita varmuuskopio ensin salasanalla suojattuun arkistoon – esimerkiksi 7-zip-tiedosto, jossa on AES-256-salaus ja oikea salasana (tavallinen zip ei lisää turvallisuutta ollenkaan). Lähetä arkisto yhden kanavan kautta ja salasana eri kautta: tiedosto sähköpostitse, asemalinkillä tai kynäasemalla, salasana puhelimitse tai viestillä. Tämän videon asetuksissa asiakasjärjestelmään päästään TSPlusin kautta – luovuta tiedosto kyseisessä työjärjestelyssä tai oman toimistoverkkosi kautta, ei koskaan julkisen tiedostonjakolinkin kautta. Varmista lopuksi, että vastaanotetun tiedoston koko vastaa alkuperäistä, ennen kuin asiakas yrittää palauttaa sen.

Palauta asiakastietokoneessa – sama tai uudempi versio

Varmuuskopio palautetaan asiakkaan koneelle Tallyn oman palautuksen kautta. Paina TallyPrimessa Alt + Y ja valitse Palauta. Tally.ERP 9:ssä paina Alt + F3 ja valitse Palauta. Osoita Tally .tbk-tiedostoon ja hyväksy – Tally näyttää ensin varmuuskopioon tallennetun yrityksen nimen, joten tarkista, onko se todella se yritys, jota odotit. Jos Tally ehdottaa tietojen siirtoa tai kirjoittamista uudelleen sitä avattaessa, hyväksy tämä palautettu kopio. säilytät edelleen alkuperäisen varmuuskopiotiedoston, jos jokin menee pieleen.

Versiosääntö päättää, toimiiko tämä ollenkaan: palauta vain samaan Tally-julkaisuun vai uudempaan. Tallyn tiedot siirtyvät vain eteenpäin – uudemmasta julkaisusta otettua varmuuskopiota ei voi palauttaa vanhempaan versioon, eikä TallyPrime-varmuuskopiota voi palata ERP 9:ään. Jos asiakastietokoneessa on vanhempi versio, päivitä ensin Tally kyseiselle tietokoneelle viralliselta Tally Solutions -sivustolta.

Vahvista ennen kuin sanot Valmis

Palautus, joka on "valmis", ei ole todiste siitä, että tiedot ovat oikein – "palautus suoritettu onnistuneesti" tarkoittaa vain, että tiedostot on kirjoitettu. Käytä kaksi minuuttia todistaaksesi, että kirjat ovat oikein, kun taas alkuperäinen varmuuskopio ja koskematon lähdetietokone ovat edelleen käytettävissä.

Avaa koetili molemmilla tietokoneilla samalle ajanjaksolle ja vastaa loppusummaan – heidän on hyväksyttävä paisa. Tarkista Päiväkirja: viimeisen tositteen numeron, päivämäärän ja viimeisen työpäivän kuponkimäärän tulee vastata lähdetietokonetta. Avaa kaksi tai kolme tunnettua kuponkia – kuukauden suurin alennusmyynti, äskettäinen maksu – ja varmista, että summat ja selostukset ovat ennallaan. Vahvista lopuksi yrityksen identiteetti: odotettavissa on nimi, tilikausi ja kirjanpidon alkamispäivä. Kirjaa kolme vastaavaa numeroa (koesaldon loppusumma, viimeinen kuponki, jakso) asiakkaalle lähetettyyn siirtoviestiin – tämä lyhyt huomautus on todiste siitä, että siirto on vahvistettu.

Vain yksi live-kopio – sitten puhdista

Kun asiakas vahvistaa, että palautus on vahvistettu, poista kuljetuskopiot: sähköpostin liite, chat-kopio, jaettu linkkitiedosto ja vanhene jakolinkki, jos sellaista käytettiin. Älä koskaan jätä suojaamattomia kopioita asiakkaan tileistä Lataukset-kansioihin, sähköpostilaatikoihin ja chat-historiaan jälkeenpäin. Säilytä täsmälleen yksi merkitty arkistokopio kummallakin puolella tarkoituksella säilytettynä – älä viittä unohdettua kopiota hajallaan koneille.