Synology Drive Collaboration & PC Backup

Asenna Synology Drive Server NAS:iin

Synology Drive Server on ilmainen paketti NAS:n Package Centerissä, ja se asentaa kolme osaa, jotka sinun pitäisi tietää nimellä: Synology Drive Admin Console – jossa järjestelmänvalvoja ottaa käyttöön kansiot, määrittää versiot ja tarkkailee yhdistettyjä asiakkaita. Synology Drive – verkkoportaali, jossa henkilökunta avaa tiedostoja selaimessa; ja Synology Drive ShareSync – työkalu, joka pitää kaksi Synology NAS -yksikköä synkronoituna keskenään.

Asenna se ensin NAS:iin, ennen kuin kosketat tietokonetta. Kaikki muu tässä oppaassa riippuu näistä kolmesta osasta.

Tee jaetut kansiot tiimikansioiksi

Drive ei kehitä uutta tallennustilaa, vaan se päivittää jo olemassa olevat jaetut kansiot. Luo yksi jaettu kansio osastoa tai projektia kohti – näissä asetuksissa: Projects, Accounts ja Design Files. Avaa sitten Synology Drive Admin Console > Team Folder, valitse kansio ja napsauta Ota käyttöön.

Aseta samalla hetkellä versionhallinta: ota se käyttöön, säilytä enintään 32 versiota kustakin tiedostosta ja valitse Intelliversioning-kierto, jotta versiobudjetti jakautuu päiville ja viikoille sen sijaan, että se syö yksi kiireinen iltapäivä. Versioinnin käyttöönotto myöhemmin tarkoittaa, että eilen tarvitsemaasi historiaa ei koskaan tallennettu – siksi se otetaan käyttöön ensimmäisestä päivästä lähtien.

Anna käyttöoikeudet käyttäjien ja ryhmien kautta

Jokainen työntekijä saa oman DSM-tilin, ja tilit menevät ryhmiin — Accounts Team, Design Team ja niin edelleen. Tiimikansion käyttöoikeudet annetaan sitten ryhmille, ei yksilöille.

Tämä tuntuu hitaalta ensimmäisenä päivänä ja säästää sinua joka päivä sen jälkeen: kun joku vaihtaa osastoa tai lähtee, muutat yhden ryhmän jäsenyyden sen sijaan, että etsisit kahtakymmentä kansiota. Ja jaetun toimiston kirjautumistunnuksella et voi koskaan vastata yksinkertaisimpaan kysymykseen – kuka muutti tämän tiedoston?

Asenna Synology Drive Client jokaiseen tietokoneeseen

Asenna jokaiselle tietokoneelle Synology Drive Client (Synologyn latauskeskuksesta) ja kirjaudu sisään NAS-osoitteella ja kyseisen henkilön omalla tilillä. Asiakas tekee molemmat tämän oppaan tehtävät – jaetun työn synkronoinnin ja tietokoneen varmuuskopioimisen – joten asenna se kerran, oikein, henkilöä kohden.

Toimistossa paikallinen NAS-osoite on nopein, ja asiakas synkronoi paikallisverkon kautta täydellä LAN-nopeudella – Internetiä ei tarvita, kun kaikki ovat toimistossa.

Luo synkronointitehtävä tiimiyhteistyötä varten

Luo asiakassovelluksen sisällä synkronointitehtävä ja liitä se tiimikansioihin. Synkronointitehtävä on kaksisuuntainen: kaikki näkevät sen, mitä tiimi muokkaa – ja muista, että poistaminen täältä poistaa kaikkialta, minkä vuoksi versiointi otettiin käyttöön vaiheessa 2.

Yksi rehellinen raja yhteistyölle: normaaleille tiedostoille, kuten Wordille, Excelille tai suunnittelutiedostoille, Drive ei lukitse tiedostoa tai yhdistä muokkauksia – jos kaksi henkilöä tallentaa saman tiedoston kerralla, toinen versio voittaa ja toisesta voi tulla ristiriitainen kopio. Joten jaetuissa dokumenteissa yksi henkilö muokkaa kerrallaan. Vain Synology Officessa luodut asiakirjat tukevat todellista samanaikaista muokkausta.

Luo erillinen varmuuskopiointitehtävä jokaiselle tietokoneelle

Luo nyt toinen, eri tehtävä samassa asiakasohjelmassa: Varmuuskopiointitehtävä. Osoita se tietokoneen omiin kansioihin — Desktop, Documents ja muihin paikallisiin kansioihin, joilla on merkitystä. Varmuuskopiointi on yksisuuntainen: tiedostot siirtyvät NAS:iin ja pysyvät siellä, vaikka ne poistettaisiin tietokoneelta.

Yksi tehtävätyyppi ei voi suorittaa toisen tehtävää. Jos tietokoneen ainoa suoja on synkronointitehtävä, myös poisto - tai kiristysohjelmahyökkäys - synkronoituu uskollisesti NAS:iin. Varmuuskopiointitehtävä sekä NAS:ssa säilytettävät versiot suojaavat itse asiassa jokaista tietokonetta.

Jaa linkkejä sääntöjen kanssa

Driven avulla kuka tahansa käyttäjä voi luoda tiedostolle jakolinkin – kätevä suuren tiedoston lähettämiseen asiakkaalle, mikä on riskialtista, kun siitä tulee oletustyöskentelytapa. Aseta talon käytäntö hallintakonsolissa: sisäinen jakaminen vapaasti, julkiset linkit suojattu salasanalla ja vanhenemispäivämäärällä ja linkkien jakaminen pois käytöstä kokonaan arkaluontoisissa kansioissa, kuten tilit ja HR. Linkkeinä jaetut työt pakenevat kansiorakennettasi ja käyttöoikeuksiasi, joten linkit on tarkoitettu lähtöön, ei sisääntyöskentelyyn.