I-export ang Tally Data sa Client PC

Isara ang Kumpanya Bago Mo Pindutin ang Data

Ang bawat ligtas na paglipat ay nagsisimula sa parehong paraan: tapusin ang mga entry sa araw, pagkatapos ay isara ang kumpanya at ganap na lumabas sa Tally sa pinagmulang PC. Pindutin ang Alt + F1 o gamitin ang Shut Company upang isara ang kumpanya, pagkatapos ay lumabas nang buo sa Gateway of Tally — Hindi dapat tumatakbo ang Tally sa background.

Ang isang backup na ginawa habang tina-type pa rin ang mga voucher ay maaaring makaligtaan ang mga huling entry, at ang pagkopya ng data habang bukas ang kumpanya ay ang pinakakaraniwang paraan na sinisira ng mga tao ang data ng Tally. Ang tatlumpung segundo ng pasensya dito ay nakakatipid ng mga oras ng pagkumpuni mamaya. Bago ka magpatuloy, tandaan ang eksaktong pangalan ng kumpanya at ang numero ng folder ng data nito, na ipinapakita sa screen ng Piliin ang Kumpanya — pareho mong gagamitin upang suriin ang tamang kumpanyang dumating sa kabilang panig.

Kunin ang Backup mula sa Inside Tally

Huwag magsimula sa pagkopya ng mga folder. Ang Tally ay may built-in na backup na nag-iimpake sa kumpanya, eksakto kung ano ito, sa isang portable na file — at ang file na iyon ang ibibigay mo.

Sa TallyPrime, pindutin ang Alt + Y (ang menu ng Data) at piliin ang Backup. Sa Tally.ERP 9, mula sa Gateway of Tally pindutin ang Alt + F3 (Impormasyon ng Kumpanya) at piliin ang Backup. Piliin ang kumpanya at ang destination folder, pagkatapos ay tanggapin. Gumagawa si Tally ng isang backup na file na may extension na .tbk — ang isang file na ito ay ang kumpletong kumpanya. I-save ito sa isang pen drive o isang transfer folder; karaniwang dala ng pangalan ng file ang pangalan ng kumpanya, kaya matukoy ito ng kliyente nang hindi binubuksan ang Tally.

Ipadala ang File Tulad Nito sa Negosyo — Dahil Ito

Ang isang .tbk na file na iyon ay naglalaman ng mga buong account ng kliyente: bawat ledger at balanse ng partido, bawat voucher na ipinasok, mga detalye ng customer at supplier, mga GSTIN at mga detalye ng bangko na naitala sa mga aklat. Tratuhin ang paglipat nang may parehong pangangalaga tulad ng pagbibigay ng cash book, at gumamit lamang ng pinagkakatiwalaang ruta.

Ilagay muna ang backup sa isang archive na protektado ng password — halimbawa isang 7-Zip file na may AES-256 encryption at isang tunay na password (ang isang plain zip ay hindi nagdaragdag ng anumang seguridad). Ipadala ang archive sa isang channel at ang password sa ibang channel: ang file sa pamamagitan ng email, drive link o pen drive, ang password sa pamamagitan ng tawag sa telepono o mensahe. Sa setup ng video na ito, ang client system ay naaabot sa pamamagitan ng TSPlus — ibigay ang file sa loob ng working arrangement na iyon o sa iyong sariling network ng opisina, hindi kailanman sa pamamagitan ng pampublikong file-sharing link. Panghuli, kumpirmahin ang laki ng natanggap na file na tumutugma sa orihinal bago subukan ng kliyente na ibalik ito.

Ibalik sa Client PC — Parehong Bersyon o Mas Bago

Sa machine ng kliyente ang backup ay bumalik sa pamamagitan ng sariling pag-restore ni Tally. Sa TallyPrime, pindutin ang Alt + Y at piliin ang Ibalik; sa Tally.ERP 9, pindutin ang Alt + F3 at piliin ang Ibalik. Ituro si Tally sa .tbk file at tanggapin — Ipinapakita muna ng Tally ang pangalan ng kumpanya na nakaimbak sa loob ng backup, kaya tingnan kung ito talaga ang kumpanyang inaasahan mo. Kung nag-aalok si Tally na i-migrate o isulat muli ang data habang binubuksan ito, tanggapin sa naibalik na kopyang ito; hawak mo pa rin ang orihinal na backup file na hindi nagalaw kung may mali.

Ang tuntunin ng bersyon ay nagpapasya kung ito ay gumagana: ibalik lamang sa parehong Tally release o isang mas bago. Ang data ng Tally ay lumilipat lamang pasulong — ang isang backup na kinuha mula sa isang mas bagong release ay hindi maibabalik sa isang mas lumang release, at ang isang TallyPrime backup ay hindi maaaring bumalik sa ERP 9. Kung ang client PC ay nagpapatakbo ng isang mas lumang release, i-update muna ang Tally sa PC na iyon, mula sa opisyal na website ng Tally Solutions.

I-verify Bago Mo Sabihin ang Tapos

Ang pagpapanumbalik na "nakumpleto" ay hindi patunay na tama ang data — "matagumpay na nakumpleto ang pagpapanumbalik" ay nangangahulugan lamang na ang mga file ay naisulat. Gumugol ng dalawang minuto na patunayan na tama ang mga aklat, habang ang orihinal na backup at ang hindi nagalaw na pinagmulang PC ay nandoon pa rin upang bumalik.

Buksan ang Balanse sa Pagsubok sa parehong mga PC para sa parehong panahon at itugma ang mga kabuuang kabuuan — dapat silang sumang-ayon sa paisa. Tingnan ang Araw na Aklat: ang huling numero ng voucher, petsa nito at ang bilang ng voucher para sa huling araw ng trabaho ay dapat tumugma sa pinagmulang PC. Magbukas ng dalawa o tatlong kilalang voucher — ang pinakamalaking benta ng buwan, isang kamakailang pagbabayad — at kumpirmahin ang mga halaga at pagsasalaysay ay buo. Panghuli kumpirmahin ang pagkakakilanlan ng kumpanya: ang pangalan, taon ng pananalapi at petsa ng pagsisimula ng mga aklat ay ang mga inaasahan. Itala ang tatlong tugmang numero (kabuuan ng Trial Balance, huling voucher, panahon) sa handover na mensahe sa kliyente — ang maikling tala na iyon ay ang iyong patunay na na-verify ang paglipat.

Isang Live na Kopya Lamang — Pagkatapos Maglinis

Kapag nakumpirma ng kliyente na na-verify ang pag-restore, tanggalin ang mga kopya ng transit: ang email attachment, ang kopya ng chat, ang shared-link na file — at i-expire ang link sa pagbabahagi kung ginamit ang isa. Huwag kailanman mag-iwan ng mga hindi protektadong kopya ng mga account ng isang kliyente na nakaupo sa mga folder ng Downloads, mga email inbox at mga kasaysayan ng chat pagkatapos. Panatilihin ang eksaktong isang may label na archive na kopya sa bawat panig, na sadyang nakaimbak — hindi limang nakalimutan na nakakalat sa mga makina.