Synology Drive Collaboration at PC Backup

I-install ang Synology Drive Server sa NAS

Ang Synology Drive Server ay isang libreng package sa Package Center sa NAS, at nag-i-install ito ng tatlong bahagi na dapat mong malaman sa pangalan: Synology Drive Admin Console — kung saan pinapagana ng admin ang mga folder, nagtatakda ng bersyon at nanonood ng mga konektadong kliyente; Synology Drive — ang web portal kung saan nagbubukas ang mga tauhan ng mga file sa isang browser; at Synology Drive ShareSync — ang tool na nagpapanatili sa dalawang Synology NAS unit na naka-sync sa isa't isa.

I-install muna ito sa NAS, bago hawakan ang anumang PC. Ang lahat ng iba pa sa gabay na ito ay nakasalalay sa tatlong bahaging ito.

Gawing Mga Folder ng Koponan ang Mga Nakabahaging Folder

Hindi umiimbento ang Drive ng bagong storage — ina-upgrade nito ang mga nakabahaging folder na mayroon ka na. Gumawa ng isang nakabahaging folder sa bawat departamento o proyekto — sa setup na ito: Projects, Accounts at Design Files — pagkatapos ay buksan ang Synology Drive Admin Console > Folder ng Team, piliin ang folder at i-click ang I-enable.

Sa parehong sandali, itakda ang kontrol sa bersyon: paganahin ito, panatilihin ang hanggang 32 bersyon ng bawat file, at piliin ang pag-ikot ng Intelliversioning, upang ang badyet ng bersyon ay ikalat sa mga araw at linggo sa halip na kainin ng isang abalang hapon. Ang pag-on sa pag-bersyon sa ibang pagkakataon ay nangangahulugan na ang history na kailangan mo kahapon ay hindi kailanman naitala — kaya naman naka-on ito mula sa unang araw.

Magbigay ng Access sa Pamamagitan ng Mga User at Grupo

Ang bawat miyembro ng staff ay nakakakuha ng kanilang sariling DSM account, at ang mga account ay napupunta sa mga grupo — Accounts Team, Design Team, at iba pa. Ang mga pahintulot sa Folder ng Team ay ibibigay sa mga pangkat, hindi sa mga indibidwal.

Mabagal ito sa unang araw at nakakatipid ka sa bawat araw pagkatapos: kapag may lumipat ng departamento o umalis, babaguhin mo ang isang membership ng grupo sa halip na maghanap sa dalawampung folder. At sa isang nakabahaging pag-login sa opisina hindi mo masasagot ang pinakasimpleng tanong — sino ang nagpalit ng file na ito?

I-install ang Synology Drive Client sa Bawat PC

Sa bawat computer, i-install ang Synology Drive Client (mula sa Synology's Download Center) at mag-sign in gamit ang NAS address at ang sariling account ng taong iyon. Ang kliyente ang gumagawa ng parehong mga trabaho ng gabay na ito — pag-sync ng nakabahaging gawain at pag-back up sa PC — kaya i-install ito nang isang beses, nang tama, bawat tao.

Sa opisina, pinakamabilis ang lokal na NAS address, at nagsi-sync ang kliyente sa iyong lokal na network sa buong bilis ng LAN — hindi na kailangan ng internet habang nasa opisina ang lahat.

Gumawa ng Sync Task para sa Kolaborasyon ng Koponan

Sa loob ng kliyente, lumikha ng Pag-sync ng Gawain at ikonekta ito sa Mga Folder ng Koponan. Ang isang gawain sa pag-sync ay two-way: kung ano ang ine-edit ng team, nakikita ng lahat — at tandaan, ang pagtanggal dito ay nagde-delete sa lahat ng dako, na eksakto kung bakit na-on ang bersyon sa Hakbang 2.

Isang tapat na limitasyon para sa pakikipagtulungan: para sa mga normal na file tulad ng Word, Excel o mga design file, hindi nilala-lock ng Drive ang file o pinagsama-sama ang mga pag-edit — kung dalawang tao ang nag-save ng parehong file nang sabay-sabay, isang bersyon ang mananalo at ang isa ay maaaring maging isang magkasalungat na kopya. Kaya sa mga nakabahaging dokumento, isang tao ang nag-e-edit sa isang pagkakataon. Tanging mga dokumentong ginawa sa Synology Office ang sumusuporta sa totoong sabay-sabay na pag-edit.

Gumawa ng Hiwalay na Backup Task para sa Bawat PC

Gawin ngayon ang pangalawa, magkaibang gawain sa parehong kliyente: isang Backup Task. Ituro ito sa sariling mga folder ng PC — Desktop, Documents at iba pang lokal na folder na mahalaga. Ang isang backup na gawain ay one-way: ang mga file ay pumupunta sa NAS at manatili doon kahit na na-delete ang mga ito sa PC.

Hindi magagawa ng isang uri ng gawain ang trabaho ng isa. Kung ang tanging proteksyon ng isang PC ay isang gawain sa pag-sync, ang isang pagtanggal — o isang pag-atake ng ransomware — ay matapat ding nagsi-sync sa NAS. Ang backup na gawain, kasama ang mga bersyon na itinago sa NAS, ang aktwal na nagpoprotekta sa bawat PC.

Ibahagi ang Mga Link sa Mga Panuntunan

Hinahayaan ng Drive ang sinumang user na lumikha ng link sa pagbabahagi para sa isang file — madaling gamitin para sa pagpapadala ng malaking file sa isang kliyente, mapanganib kapag ito ang naging default na paraan ng pagtatrabaho. Itakda ang patakaran sa bahay sa Admin Console: malayang pagbabahagi ng panloob, mga pampublikong link na protektado ng password na may petsa ng pag-expire, at ganap na hindi pinagana ang pagbabahagi ng link sa mga sensitibong folder tulad ng mga account at HR. Ibinahagi ang trabaho habang ang mga link ay lumalabas sa istraktura ng iyong folder at sa iyong mga pahintulot, kaya ang mga link ay para sa pagpapadala out, hindi para sa pagtatrabaho in.