כיצד לשלוט בשימוש במדפסת באמצעות PaperCut ⚡
אף אחד לא יודע מי מדפיס מה במשרד שלך, וחשבון הנייר ממשיך לגדול. מדריך זה מגדיר את ניהול ההדפסה של PaperCut שלב אחר שלב - סנכרון משתמש, עלויות עמודים, מכסות, כללי דופלקס וגווני אפור, שחרור מאובטח והדוחות שמסיימים כל טיעון.
📑פרקים
- הבעיה - הדפסה משרדית ללא מעקב וחשבון נייר שממשיך לגדול
- התקנת PaperCut NG בשרת ההדפסה
- פתיחת מסוף הניהול והכניסה הראשונה
- סנכרון משתמשים וקבוצות מהספרייה שלך
- הגדרת עלות העמוד עבור כל מדפסת
- מכסות ויתרות - תקציב הדפסה לכל משתמש
- כללים דו-צדדיים ובגווני אפור שחוסכים בנייר ובטונר
- שחרור מאובטח - דפים יוצאים רק כאשר הבעלים נמצא ליד המדפסת
- דוחות - מי בדיוק הדפיס מה ומתי
📋 סקירה כללית ומדריך שלב אחר שלב
הבעיה - אף אחד לא יודע מי מדפיס מה
ברוב המשרדים כל מדפסת משותפת פתוחה לרווחה: כל אחד יכול להדפיס כל דבר, בצבע, חד-צדדי, מאות עמודים בכל פעם. אף אחד לא יכול לענות על השאלה הפשוטה "מי הדפיס את זה?" - כך שחשבון הנייר והטונר גדל מדי חודש ואיש אינו אחראי. PaperCut מתקן זאת על ידי ישיבה על גבי שרת ההדפסה הקיים שלך ורישום, עלות ושליטה בכל עבודה שעוברת דרכו.
התקן את PaperCut NG בשרת ההדפסה
הורד את PaperCut NG מהאתר הרשמי של PaperCut (papercut.com) - גרסת ניסיון בחינם זמינה, כך שתוכל לבדוק את ההגדרה המלאה לפני רכישת רישיונות. התקן אותו בשרת Windows או במחשב האישי המארח את תורי ההדפסה המשותפים שלך: PaperCut צריך לשבת במקום שבו ההדפסה מתרחשת בפועל, ולאחר ההתקנה הוא מזהה אוטומטית את המדפסות והתורים במכונה זו.
פתח את מסוף הניהול והיכנס
כל הניהול מתבצע במסוף הניהול מבוסס האינטרנט. פתח אותו בדפדפן באמצעות הכתובת למטה, החלף את server-name בשם או בכתובת ה-IP של שרת ההדפסה שלך, והיכנס עם חשבון המנהל שנוצר במהלך ההתקנה:
http://server-name:9191סנכרן משתמשים וקבוצות
PaperCut יכולה לחייב מאדם עבודת הדפסה רק אם היא מכירה אותו. עבור אל אפשרויות → סינכרון משתמש/קבוצה וחבר את PaperCut לספרייה שהמשרד שלך כבר משתמש בו - Windows Active Directory, LDAP, Microsoft Entra ID (Azure AD) או Google Workspace. הפעל את הסנכרון ו-PaperCut מייבא כל משתמש וקבוצה, ושומר אותם מעודכנים בלוח זמנים, כך שמצטרפים חדשים יופיעו אוטומטית והעוזבים יפסיקו להדפיס.
הגדר את עלות העמוד עבור כל מדפסת
פתח את הכרטיסייה מדפסות והגדר עלות לעמוד עבור כל מדפסת. זה המקום שבו השליטה הופכת לכסף אמיתי: דף צבעוני צריך לעלות באופן ניכר יותר מדף שחור-לבן, ומדפסת בפורמט גדול או צילום יותר מהמדפסת המשרדית היומיומית. כל עבודה מחויבת אז לפי התעריף של המדפסת שבה נעשה שימוש בפועל, והמשתמשים רואים את העלות של מה שהם עומדים להדפיס.
תן למשתמשים מכסה
עם משתמשים מסונכרנים ועלויות עמוד מוגדרות, תן לכל משתמש חשבון עם יתרה ומכסה - תקציב הדפסה קבוע שמתמלא מחדש על פי לוח זמנים (לדוגמה שבועי או חודשי) או מתווסף באופן ידני. כאשר היתרה נגמרת, ההדפסה נעצרת עד למילוי הבא או שמנהל מוסיף קרדיט. עבור הדפסה ששייכת לפרויקט או למחלקה ולא לאדם, צור חשבונות משותפים ואפשר למשתמשים לחייב את העבודה לחשבון המשותף במקום לחשבון שלהם.
החל כללי דופלקס וגווני אפור
כעת חתוך את הפסולת באופן אוטומטי. במסננים והגבלות של כל מדפסת, החל את הכללים התואמים את מדיניות המשרד שלך: כפה הדפסה דו-צדדית (דו-צדדית) כדי שהמסמכים יפסיקו לצאת חד-צדדיים, והמיר עבודות צבע לגווני אפור במדפסות שבהן אין צורך בצבע. הכללים חלים בשקט על כל עבודה, כך שהחיסכון מתרחש מבלי להסתמך על כך שכל משתמש יזכור לשנות את הגדרות ההדפסה שלו.
הפעל שחרור הדפסה מאובטחת
כברירת מחדל, עבודה מודפסת ברגע שהיא נשלחת - ודפים רגישים יכולים לשבת במגש הפלט כדי שכל אחד יוכל לאסוף. תורי החזק/שחרור של PaperCut משנים את זה: עבודות מוחזקים בשרת ומשתחררים רק כאשר הבעלים עומד ליד המדפסת ומשחרר אותם, למשל בתחנת שחרור. עם הדפסת Find-Me, משתמשים שולחים לתור משותף אחד ומשחררים את העבודה שלהם בכל מדפסת שאליה הם מגיעים. עבודות נשכחות לעולם אינן מודפסות כלל, מה שמסיר קטגוריה שלמה של נייר מבוזבז בעצמו.
קרא את הדוחות - מי הדפיס מה
לבסוף, פתח את הקטע דוחות ואת יומן ההדפסה. כל עבודה מתועדת עם המשתמש, המדפסת, ספירת הדפים, העלות והזמן - אז "מי הדפיס את זה?" מפסיק להיות ויכוח והופך לחיפוש של עשר שניות. השתמש בסיכומים לפי משתמש, קבוצה או מדפסת כדי לזהות את ההדפסה הכבדה ביותר, תזמן דוחות שיגיעו בדוא"ל וסקור אותם מדי חודש: ברגע שאנשים יודעים שההדפסה גלויה, השימוש בדרך כלל יורד עוד לפני שאתה אוכף מכסה בודדת.
🏷️Topic Search Variables & Keywords
מדריך שלב אחר שלב לפתרון בעיות ופתרונות - בקרת הדפסה בארגון. הדגמה על המסך של Technical Anshu.
אף אחד לא יודע מי מדפיס מה במשרד שלך, וחשבון הנייר ממשיך לגדול. הגדר את ניהול ההדפסה של PaperCut שלב אחר שלב - סנכרון משתמש, עלויות עמודים, מכסות, כללי דופלקס וגווני אפור, שחרור מאובטח והדוחות שמסיימים כל טיעון.
(תמליל מסתיים כאן בדף המקור)
❓ שאלות נפוצות
האם הדרכה זו היא 100% בחינם למעקב?
כן! כל המדריכים והשיטות שהדגימו על ידי Technical Anshu משתמשים במשאבים חינמיים, חוקיים וחינוכיים.
האם מתחילים יכולים לעקוב אחר המדריך הזה?
בהחלט! כל שלב מודגם על המסך עם הוראות מפורטות כך שכל אחד יכול לעקוב בקלות.
היכן אוכל לשאול שאלות אם אני נתקע?
השאירו תגובה ישירות בסרטון YouTube, והקהילה שלנו ו-Technical Anshu יעזרו לכם.
🚀 צפה במדריך המלא ב-YouTube
🚀 צפה בסרטון ההדרכה המלא שלב אחר שלב ב-YouTube: https://www.youtube.com/watch?v=okbxZM8-rqs
הירשם ל-Technical Anshu לקבלת תמיכת IT, פתרון בעיות של Windows וניהול שרתים.
▶️ צפה בסרטון המלא