Ekspor Data Penghitungan ke PC Klien

Tutup Perusahaan Sebelum Anda Menyentuh Datanya

Setiap transfer aman dimulai dengan cara yang sama: selesaikan entri hari itu, lalu tutup perusahaan dan keluar dari Tally sepenuhnya di PC sumber. Tekan Alt + F1 atau gunakan Shut Company untuk menutup perusahaan, lalu keluar dari Gerbang Tally sepenuhnya — Tally tidak boleh berjalan di latar belakang.

Cadangan yang dibuat saat voucher masih diketik dapat melewatkan entri terakhir, dan menyalin data saat perusahaan buka adalah cara paling umum yang dilakukan orang untuk merusak data Tally. Kesabaran tiga puluh detik di sini menghemat berjam-jam perbaikan nantinya. Sebelum melanjutkan, catat nama persis perusahaan dan nomor folder datanya, yang ditampilkan di layar Pilih Perusahaan — Anda akan menggunakan keduanya untuk memeriksa perusahaan yang tepat tiba di sisi lain.

Ambil Cadangan dari Inside Tally

Jangan memulai dengan menyalin folder. Tally memiliki cadangan bawaan yang mengemas perusahaan, persis seperti apa adanya, ke dalam satu file portabel — dan file itulah yang Anda serahkan.

Di TallyPrime, tekan Alt + Y (menu Data) dan pilih Backup. Di Tally.ERP 9, dari Gateway Tally tekan Alt + F3 (Info Perusahaan) dan pilih Backup. Pilih perusahaan dan folder tujuan, lalu terima. Tally membuat satu file cadangan dengan ekstensi .tbk — file yang satu ini adalah perusahaan yang lengkap. Simpan ke pen drive atau folder transfer; nama file biasanya membawa nama perusahaan, sehingga klien dapat mengidentifikasinya tanpa membuka Tally.

Kirim File Seperti Ini Bisnisnya — Karena Memang Ada

Satu file .tbk itu berisi akun lengkap klien: setiap buku besar dan saldo partai, setiap voucher yang pernah dimasukkan, detail pelanggan dan pemasok, GSTIN, dan detail bank yang dicatat dalam pembukuan. Perlakukan transfer dengan hati-hati seperti menyerahkan buku kas, dan gunakan rute tepercaya saja.

Letakkan cadangan dalam arsip yang dilindungi kata sandi terlebih dahulu — misalnya file 7-Zip dengan enkripsi AES-256 dan kata sandi asli (zip biasa tidak menambah keamanan sama sekali). Kirim arsip melalui satu saluran dan kata sandi melalui saluran lain: file melalui email, tautan drive atau pen drive, kata sandi melalui panggilan telepon atau pesan. Dalam pengaturan video ini, sistem klien dijangkau melalui TSPlus — menyerahkan file di dalam pengaturan kerja tersebut atau melalui jaringan kantor Anda sendiri, tidak pernah melalui tautan berbagi file publik. Terakhir, konfirmasikan ukuran file yang diterima sesuai dengan aslinya sebelum klien mencoba memulihkannya.

Pemulihan di PC Klien — Versi yang Sama atau Lebih Baru

Pada mesin klien, cadangan masuk kembali melalui pemulihan Tally sendiri. Di TallyPrime, tekan Alt + Y dan pilih Pulihkan; di Tally.ERP 9, tekan Alt + F3 dan pilih Pulihkan. Arahkan Tally ke file .tbk dan terima — Tally menampilkan nama perusahaan yang disimpan di dalam cadangan terlebih dahulu, jadi pastikan apakah itu benar-benar perusahaan yang Anda harapkan. Jika Tally menawarkan untuk memigrasikan atau menulis ulang data saat membukanya, terima salinan yang dipulihkan ini; Anda masih menyimpan file cadangan asli tanpa disentuh jika terjadi kesalahan.

Aturan versi menentukan apakah ini berfungsi: pulihkan hanya ke rilis Tally yang sama atau yang lebih baru. Data Tally hanya bermigrasi maju — cadangan yang diambil dari rilis yang lebih baru tidak dapat dipulihkan ke rilis yang lebih lama, dan cadangan TallyPrime tidak dapat dikembalikan ke ERP 9. Jika PC klien menjalankan rilis yang lebih lama, perbarui Tally di PC tersebut terlebih dahulu, dari situs web resmi Tally Solutions.

Verifikasi Sebelum Anda Mengatakan Selesai

Pemulihan yang "selesai" bukan merupakan bukti bahwa datanya benar — "pemulihan berhasil diselesaikan" hanya berarti file telah ditulis. Luangkan waktu dua menit untuk membuktikan bahwa pembukuan tersebut benar, sementara cadangan asli dan PC sumber yang belum tersentuh masih ada untuk digunakan kembali.

Buka Saldo Percobaan di kedua PC untuk periode yang sama dan cocokkan total keseluruhannya — keduanya harus menyetujui paisa. Periksa Buku Harian: nomor voucher terakhir, tanggal dan jumlah voucher pada hari kerja terakhir harus sesuai dengan PC sumber. Buka dua atau tiga voucher yang diketahui — penjualan terbesar bulan ini, pembayaran baru-baru ini — dan konfirmasikan bahwa jumlah dan narasinya utuh. Terakhir, konfirmasikan identitas perusahaan: nama, tahun keuangan, dan tanggal mulai buku adalah yang diharapkan. Catat tiga angka yang cocok (total Saldo Percobaan, voucher terakhir, periode) dalam pesan serah terima kepada klien — catatan singkat tersebut adalah bukti Anda bahwa transfer telah diverifikasi.

Hanya Satu Salinan Langsung — Lalu Bersihkan

Setelah klien mengonfirmasi bahwa pemulihan telah diverifikasi, hapus salinan transit: lampiran email, salinan obrolan, file tautan bersama — dan habiskan tautan berbagi jika ada yang digunakan. Jangan pernah meninggalkan salinan akun klien yang tidak terlindungi di folder Unduhan, kotak masuk email, dan riwayat obrolan setelahnya. Simpan tepat satu salinan arsip berlabel di setiap sisi, simpan dengan sengaja — bukan lima salinan arsip terlupakan yang tersebar di seluruh mesin.