Kolaborasi Synology Drive & Pencadangan PC

Instal Synology Drive Server di NAS

Synology Drive Server adalah paket gratis di Package Center pada NAS, dan menginstal tiga bagian yang harus Anda ketahui namanya: Synology Drive Admin Console — tempat admin mengaktifkan folder, menetapkan versi, dan mengawasi klien yang terhubung; Synology Drive — portal web tempat staf membuka file di browser; dan Synology Drive ShareSync — alat yang menjaga dua unit NAS Synology tetap sinkron satu sama lain.

Instal terlebih dahulu di NAS, sebelum menyentuh PC mana pun. Segala sesuatu yang lain dalam panduan ini bergantung pada ketiga bagian ini.

Ubah Folder Bersama menjadi Folder Tim

Drive tidak menciptakan penyimpanan baru — ini meningkatkan folder bersama yang sudah Anda miliki. Buat satu folder bersama per departemen atau proyek — dalam pengaturan ini: Projects, Accounts dan Design Files — lalu buka Konsol Admin Synology Drive > Folder Tim, pilih folder dan klik Aktifkan.

Pada saat yang sama, tetapkan kontrol versi: aktifkan, pertahankan hingga 32 versi setiap file, dan pilih rotasi Intelliversioning, sehingga anggaran versi tersebar dalam beberapa hari dan minggu, bukannya dihabiskan pada suatu sore yang sibuk. Mengaktifkan pembuatan versi nanti berarti riwayat yang Anda perlukan kemarin tidak pernah dicatat — itulah sebabnya riwayat tersebut diaktifkan sejak hari pertama.

Berikan Akses Melalui Pengguna dan Grup

Setiap anggota staf mendapatkan akun DSM mereka sendiri, dan akun dimasukkan ke dalam grup — Accounts Team, Design Team, dan seterusnya. Izin Folder Tim kemudian diberikan kepada grup, bukan individu.

Ini terasa lambat pada hari pertama dan menghemat hari berikutnya: ketika seseorang berpindah departemen atau keluar, Anda mengubah satu keanggotaan grup daripada menelusuri dua puluh folder. Dan dengan login kantor bersama Anda tidak akan pernah bisa menjawab pertanyaan paling sederhana — siapa yang mengubah file ini?

Instal Synology Drive Client di Setiap PC

Di setiap komputer, instal Synology Drive Client (dari Pusat Unduhan Synology) dan masuk dengan alamat NAS dan akun milik orang tersebut. Klien melakukan kedua tugas dalam panduan ini — menyinkronkan pekerjaan bersama dan mencadangkan PC — jadi instal sekali, dengan benar, untuk setiap orang.

Di kantor, alamat NAS lokal adalah yang tercepat, dan klien melakukan sinkronisasi melalui jaringan lokal Anda dengan kecepatan LAN penuh — tidak memerlukan internet saat semua orang berada di kantor.

Buat Tugas Sinkronisasi untuk Kolaborasi Tim

Di dalam klien, buat Tugas Sinkronisasi dan sambungkan ke Folder Tim. Tugas sinkronisasi bersifat dua arah: apa yang diedit tim, dilihat semua orang — dan ingat, menghapus di sini berarti menghapus semua tempat, itulah sebabnya pembuatan versi diaktifkan pada Langkah 2.

Satu batasan yang baik untuk kolaborasi: untuk file normal seperti Word, Excel, atau file desain, Drive tidak mengunci file atau menggabungkan hasil edit — jika dua orang menyimpan file yang sama sekaligus, satu versi akan menang dan versi lainnya dapat menjadi salinan yang berkonflik. Jadi pada dokumen bersama, satu orang mengedit dalam satu waktu. Hanya dokumen yang dibuat di Synology Office yang mendukung pengeditan simultan yang sesungguhnya.

Buat Tugas Cadangan Terpisah untuk Setiap PC

Sekarang buat tugas kedua yang berbeda di klien yang sama: Tugas Pencadangan. Arahkan ke folder milik PC — Desktop, Documents dan folder lokal lain yang penting. Tugas pencadangan bersifat satu arah: file masuk ke NAS dan tetap berada di sana meskipun dihapus di PC.

Satu jenis tugas tidak dapat melakukan tugas yang lain. Jika satu-satunya perlindungan PC adalah tugas sinkronisasi, penghapusan — atau serangan ransomware — juga akan disinkronkan dengan setia ke NAS. Tugas pencadangan, ditambah versi yang disimpan di NAS, adalah hal yang sebenarnya melindungi setiap PC.

Bagikan Tautan dengan Aturan

Drive memungkinkan pengguna mana pun membuat tautan berbagi untuk suatu file — berguna untuk mengirim file berukuran besar ke klien, namun berisiko jika ini menjadi cara kerja default. Tetapkan kebijakan internal di Konsol Admin: berbagi internal secara bebas, tautan publik dilindungi kata sandi dengan tanggal kedaluwarsa, dan berbagi tautan dinonaktifkan sepenuhnya pada folder sensitif seperti akun dan SDM. Pekerjaan dibagikan karena link keluar dari struktur folder dan izin Anda, jadi link dimaksudkan untuk dikirim keluar, bukan untuk pekerjaan masuk.