Esporta i dati del conteggio sul PC client

Chiudi l'azienda prima di toccare i dati

Ogni trasferimento sicuro inizia allo stesso modo: completa gli inserimenti della giornata, quindi chiudi l'azienda ed esci completamente da Tally sul PC di origine. Premi Alt + F1 o usa Chiudi azienda per chiudere l'azienda, quindi esci completamente dal Gateway di Tally: Tally non dovrebbe essere in esecuzione in background.

Un backup effettuato mentre i voucher sono ancora in fase di digitazione può perdere le ultime voci e la copia dei dati mentre l'azienda è aperta è il modo più comune con cui le persone corrompono i dati di Tally. Trenta secondi di pazienza qui risparmiano ore di riparazioni successive. Prima di proseguire, prendi nota del nome esatto dell'azienda e del numero della cartella dati, mostrati nella schermata Seleziona azienda: utilizzerai entrambi per verificare che l'azienda giusta sia arrivata dall'altra parte.

Fai il backup da Inside Tally

Non iniziare copiando le cartelle. Tally dispone di un backup integrato che racchiude l'azienda, esattamente così com'è, in un unico file portatile e quel file è ciò che consegni.

In TallyPrime, premi Alt + Y (il menu Dati) e scegli Backup. In Tally.ERP 9, dal Gateway di Tally premi Alt + F3 (Informazioni azienda) e scegli Backup. Seleziona l'azienda e la cartella di destinazione, quindi accetta. Tally crea un singolo file di backup con l'estensione .tbk: questo file rappresenta l'intera azienda. Salvalo su una pen drive o una cartella di trasferimento; il nome del file normalmente riporta il nome dell'azienda, in modo che il cliente possa identificarlo senza aprire Tally.

Invia il file come se fosse il tuo business, perché lo è

Quell'unico file .tbk contiene i conti completi del cliente: ogni registro e saldo delle parti, ogni buono mai inserito, dettagli del cliente e del fornitore, GSTIN e dettagli bancari registrati nei libri. Tratta il trasferimento con la stessa cura con cui consegni il libretto di cassa e utilizza solo un percorso fidato.

Inserisci prima il backup in un archivio protetto da password, ad esempio un file 7-Zip con crittografia AES-256 e una password reale (un semplice zip non aggiunge alcuna sicurezza). Invia l'archivio tramite un canale e la password tramite un altro: il file tramite email, collegamento al drive o pen drive, la password tramite telefonata o messaggio. Nella configurazione di questo video il sistema client viene raggiunto tramite TSPlus: consegna il file all'interno dell'accordo di lavoro o sulla rete del tuo ufficio, mai tramite un collegamento pubblico di condivisione di file. Infine, conferma che la dimensione del file ricevuto corrisponde all'originale prima che il client tenti di ripristinarlo.

Ripristina sul PC client: stessa versione o successiva

Sulla macchina del client il backup ritorna tramite il ripristino di Tally. In TallyPrime, premi Alt + Y e scegli Ripristina; in Tally.ERP 9, premi Alt + F3 e scegli Ripristina. Punta Tally sul file .tbk e accetta: Tally mostra prima il nome dell'azienda memorizzato nel backup, quindi controlla che sia davvero l'azienda che ti aspettavi. Se Tally si offre di migrare o riscrivere i dati durante l'apertura, accetta su questa copia ripristinata; mantieni comunque intatto il file di backup originale se qualcosa va storto.

La regola della versione decide se funziona: ripristina solo nella stessa versione di Tally o in una più recente. I dati Tally vengono migrati solo in avanti: un backup eseguito da una versione più recente non può essere ripristinato in una versione precedente e un backup TallyPrime non può tornare in ERP 9. Se il PC client esegue una versione precedente, aggiorna prima Tally su quel PC, dal sito Web ufficiale di Tally Solutions.

Verifica prima di dire finito

Un ripristino "completato" non è una prova che i dati siano corretti: "ripristino completato con successo" significa solo che i file sono stati scritti. Dedica due minuti a dimostrare che i libri sono corretti, mentre il backup originale e il PC di origine intatto sono ancora lì a cui ricorrere.

Apri il Bilancio di verifica su entrambi i PC per lo stesso periodo e abbina i totali generali: devono accettare la paisa. Controlla il Libro giornaliero: il numero dell'ultimo voucher, la sua data e il conteggio dei voucher per l'ultimo giorno lavorativo devono corrispondere al PC di origine. Apri due o tre voucher noti (la più grande vendita del mese, un pagamento recente) e conferma che gli importi e le narrazioni sono intatti. Confermare infine l'identità dell'azienda: il nome, l'anno finanziario e la data di inizio contabile sono quelli previsti. Registra le tre cifre corrispondenti (totale del bilancio di verifica, ultimo voucher, periodo) nel messaggio di consegna al cliente: quella breve nota è la prova che il trasferimento è stato verificato.

Solo una Live Copy, quindi pulisci

Una volta che il client conferma che il ripristino è stato verificato, elimina le copie di transito: l'allegato email, la copia della chat, il file con collegamento condiviso e fai scadere il collegamento di condivisione, se ne è stato utilizzato uno. Non lasciare mai copie non protette degli account di un cliente nelle cartelle Download, nelle caselle di posta elettronica e nelle cronologie delle chat. Conserva esattamente una copia di archivio etichettata su ciascun lato, archiviata deliberatamente, non cinque dimenticate sparse sulle macchine.