Come controllare l'utilizzo della stampante utilizzando PaperCut ⚡
Nessuno sa chi stampa cosa nel tuo ufficio e la fattura cartacea continua a crescere. Questo tutorial configura passo dopo passo la gestione della stampa di PaperCut: sincronizzazione utente, costi delle pagine, quote, regole fronte-retro e scala di grigi, rilascio sicuro e report che concludono ogni argomento.
📑Capitoli
- Il problema: stampe d'ufficio non tracciate e fatture cartacee in continua crescita
- Installazione di PaperCut NG sul server di stampa
- Apertura della console di amministrazione e primo accesso
- Sincronizzazione di utenti e gruppi dalla tua directory
- Impostazione del costo della pagina per ogni stampante
- Quote e saldi: un budget di stampa per ogni utente
- Regole duplex e scala di grigi che consentono di risparmiare carta e toner
- Rilascio sicuro: le pagine escono solo quando il proprietario è alla stampante
- Rapporti: esattamente chi ha stampato cosa e quando
📋 Panoramica e guida passo passo
Il problema: nessuno sa chi stampa cosa
Nella maggior parte degli uffici ogni stampante condivisa è completamente aperta: chiunque può stampare qualsiasi cosa, a colori, solo fronte, centinaia di pagine alla volta. Nessuno può rispondere alla semplice domanda "chi ha stampato questo?" - quindi la bolletta della carta e del toner cresce ogni mese e nessuno ne è responsabile. PaperCut risolve questo problema appoggiandosi al server di stampa esistente e registrando, valutando i costi e controllando ogni lavoro che lo attraversa.
Installa PaperCut NG sul server di stampa
Scarica PaperCut NG dal sito web ufficiale di PaperCut (papercut.com): è disponibile una prova gratuita, così puoi testare la configurazione completa prima di acquistare le licenze. Installalo sul server o PC Windows che ospita le code di stampa condivise: PaperCut deve trovarsi dove avviene effettivamente la stampa e, dopo l'installazione, rileva automaticamente le stampanti e le code su quella macchina.
Apri la Console di amministrazione e accedi
Tutta la gestione avviene nella console di amministrazione basata sul Web. Aprilo in un browser utilizzando l'indirizzo seguente, sostituendo server-name con il nome o l'indirizzo IP del tuo server di stampa e accedi con l'account amministratore creato durante l'installazione:
http://server-name:9191Sincronizza utenti e gruppi
PaperCut può addebitare un lavoro di stampa a una persona solo se conosce quella persona. Vai su Opzioni → Sincronizzazione utente/gruppo e connetti PaperCut alla directory già utilizzata dal tuo ufficio: Windows Active Directory, LDAP, Microsoft Entra ID (Azure AD) o Google Workspace. Esegui la sincronizzazione e PaperCut importerà tutti gli utenti e i gruppi e li manterrà aggiornati secondo una pianificazione, in modo che i nuovi iscritti vengano visualizzati automaticamente e quelli che abbandonano interrompano la stampa.
Imposta il costo della pagina per ogni stampante
Apri la scheda Stampanti e imposta un costo per pagina per ciascuna stampante. È qui che il controllo diventa denaro reale: una pagina a colori dovrebbe costare notevolmente di più di una pagina in bianco e nero e una stampante di grande formato o fotografica dovrebbe costare di più della comune stampante da ufficio. Ogni lavoro viene quindi addebitato in base alla tariffa della stampante effettivamente utilizzata e gli utenti vedono il costo di ciò che stanno per stampare.
Dai una quota agli utenti
Con gli utenti sincronizzati e i costi delle pagine impostati, offri a ogni utente un account con un saldo e una quota: un budget di stampa fisso che si ricarica in base a una pianificazione (ad esempio settimanale o mensile) o viene ricaricato manualmente. Quando il saldo si esaurisce, la stampa si interrompe fino alla ricarica successiva o fino all'aggiunta di credito da parte di un amministratore. Per la stampa che appartiene a un progetto o a un dipartimento anziché a una persona, crea account condivisi e consenti agli utenti di addebitare il lavoro all'account condiviso anziché al proprio.
Applica regole duplex e scala di grigi
Ora taglia i rifiuti automaticamente. Nei Filtri e restrizioni di ciascuna stampante, applica le regole che corrispondono alla politica del tuo ufficio: forza la stampa fronte/retro (fronte-retro) in modo che i documenti non escano più solo fronte e converti i lavori a colori in scala di grigi sulle stampanti in cui il colore non è necessario. Le regole si applicano silenziosamente a ogni lavoro, quindi i risparmi avvengono senza dover fare affidamento sul fatto che ogni utente si ricordi di modificare le proprie impostazioni di stampa.
Attiva Rilascio stampa protetta
Per impostazione predefinita, un lavoro viene stampato nel momento in cui viene inviato e le pagine sensibili possono rimanere nel vassoio di uscita affinché chiunque possa ritirarle. Le code di attesa/rilascio di PaperCut cambiano la situazione: i lavori vengono trattenuti sul server e vengono rilasciati solo quando il proprietario si trova accanto alla stampante e li rilascia, ad esempio presso una stazione di rilascio. Con la stampa Find-Me, gli utenti inviano i propri lavori a una coda condivisa e li rilasciano presso la stampante a cui si avvicinano. I lavori dimenticati non vengono mai stampati, il che elimina da solo un'intera categoria di carta sprecata.
Leggi i rapporti: chi ha stampato cosa
Infine, apri la sezione Rapporti e il registro di stampa. Ogni lavoro viene registrato con l'utente, la stampante, il numero di pagine, il costo e il tempo, quindi "chi lo ha stampato?" smette di essere una discussione e diventa una ricerca di dieci secondi. Utilizza i riepiloghi per utente, gruppo o stampante per individuare le stampe più pesanti, pianificare l'arrivo dei report via email ed esaminarli mensilmente: una volta che le persone sanno che la stampa è visibile, l'utilizzo di solito diminuisce prima ancora che tu imposti una singola quota.
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🎙️ Trascrizione completa: tocca per espandere
Guida e soluzioni dettagliate per la risoluzione dei problemi - CONTROLLO DELLA STAMPA NELL'ORGANIZZAZIONE. Dimostrazione su schermo da parte del tecnico Anshu.
Nessuno sa chi stampa cosa nel tuo ufficio e le fatture cartacee continuano a crescere. Configura la gestione della stampa PaperCut passo dopo passo: sincronizzazione utente, costi delle pagine, quote, regole fronte-retro e scala di grigi, rilascio sicuro e report che concludono ogni argomento.
(la trascrizione termina qui nella pagina di origine)
❓ Domande frequenti
Questa esercitazione è gratuita al 100%?
Sì! Tutte le guide e i metodi dimostrati da Technical Anshu utilizzano risorse gratuite, legali ed educative.
I principianti possono seguire questa guida?
Assolutamente! Ogni passaggio viene dimostrato sullo schermo con istruzioni dettagliate in modo che chiunque possa seguirlo facilmente.
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