Collaborazione Synology Drive e backup del PC

Installa Synology Drive Server sul NAS

Synology Drive Server è un pacchetto gratuito nel Package Center sul NAS e installa tre parti che dovresti conoscere per nome: Synology Drive Admin Console - dove l'amministratore abilita le cartelle, imposta il controllo delle versioni e controlla i client connessi; Synology Drive: il portale Web in cui il personale apre i file in un browser; e Synology Drive ShareSync: lo strumento che mantiene due unità Synology NAS sincronizzate tra loro.

Installalo prima sul NAS, prima di toccare qualsiasi PC. Tutto il resto di questa guida dipende da queste tre parti.

Trasforma le cartelle condivise in cartelle del team

Drive non inventa nuovo spazio di archiviazione: aggiorna le cartelle condivise che già possiedi. Creare una cartella condivisa per reparto o progetto — in questa configurazione: Projects, Accounts e Design Files — quindi aprire Synology Drive Admin Console > Cartella team, selezionare la cartella e fare clic su Abilita.

In questo stesso momento, imposta il controllo della versione: abilitalo, mantieni fino a 32 versioni di ciascun file e scegli la rotazione Intelliversioning, in modo che il budget della versione venga distribuito su giorni e settimane invece di essere divorato in un pomeriggio impegnativo. Attivare il controllo delle versioni in un secondo momento significa che la cronologia di cui avevi bisogno ieri non è mai stata registrata: ecco perché è attiva dal primo giorno.

Concedere l'accesso tramite utenti e gruppi

Ogni membro dello staff riceve il proprio account DSM e gli account vengono inseriti nei gruppi: Accounts Team, Design Team e così via. Le autorizzazioni per la cartella del team vengono quindi concesse ai gruppi, non ai singoli individui.

Questo sembra lento il primo giorno e ti fa risparmiare ogni giorno successivo: quando qualcuno cambia dipartimento o se ne va, cambi l'appartenenza a un gruppo invece di cercare tra venti cartelle. E con l'accesso a un ufficio condiviso non potrai mai rispondere alla domanda più semplice: chi ha modificato questo file?

Installa Synology Drive Client su ogni PC

Su ciascun computer, installare Synology Drive Client (dal Centro download di Synology) e accedere con l'indirizzo NAS e il account di quella persona. Il client è ciò che svolge entrambi i compiti di questa guida, ovvero sincronizzare il lavoro condiviso ed eseguire il backup del PC, quindi installalo una volta, correttamente, per persona.

In ufficio, l'indirizzo NAS locale è il più veloce e il client si sincronizza sulla rete locale alla massima velocità della LAN: non è necessaria alcuna connessione Internet mentre tutti sono in ufficio.

Crea un'attività di sincronizzazione per la collaborazione del team

All'interno del client, crea un'attività di sincronizzazione e collegala alle cartelle del team. Un'attività di sincronizzazione è bidirezionale: ciò che il team modifica, tutti lo vedono e ricorda, eliminando qui si elimina ovunque, motivo per cui è stato attivato il controllo delle versioni nel passaggio 2.

Un limite onesto per la collaborazione: per file normali come Word, Excel o file di progettazione, Drive non blocca il file né unisce le modifiche: se due persone salvano lo stesso file contemporaneamente, una versione prevale e l'altra può diventare una copia in conflitto. Pertanto, sui documenti condivisi, una persona alla volta può apportare modifiche. Solo i documenti creati in Synology Office supportano la vera modifica simultanea.

Crea un'attività di backup separata per ogni PC

Ora crea la seconda attività diversa nello stesso client: un'attività di backup. Puntalo sulle cartelle del PC: Desktop, Documents e altre cartelle locali importanti. Un'attività di backup è a senso unico: i file salgono sul NAS e rimangono lì anche se vengono eliminati sul PC.

Un tipo di attività non può svolgere il lavoro dell'altro. Se l'unica protezione di un PC è un'attività di sincronizzazione, un'eliminazione o un attacco ransomware si sincronizza fedelmente anche sul NAS. L'attività di backup, oltre alle versioni conservate sul NAS, è ciò che protegge effettivamente ciascun PC.

Condividi collegamenti con regole

Drive consente a qualsiasi utente di creare un collegamento di condivisione per un file: utile per inviare un file di grandi dimensioni a un cliente, rischioso quando diventa il modo di lavorare predefinito. Imposta la politica interna nella Console di amministrazione: condivisione interna libera, collegamenti pubblici protetti da password con una data di scadenza e condivisione dei collegamenti completamente disabilitata su cartelle sensibili come account e risorse umane. Il lavoro condiviso come collegamenti sfugge alla struttura delle cartelle e alle tue autorizzazioni, quindi i collegamenti sono destinati all'invio all'esterno, non al lavoro all'interno.