この簡単なトリックを使用して、Outlook で個人データと企業データを簡単に分離する

壁の強度を決定する

Outlook で個人メールと会社メールを分離する明確な方法が 2 つあります。ビデオでは、最初にそのうちの 1 つを選択することを中心にセットアップを構築しています。 2 つの Outlook プロファイル が大きな壁です。個人用メールは 1 つのプロファイルに存在し、オフィス メールは別のプロファイルに存在し、Outlook は一度に 1 つのプロファイルのみを読み込みます。この 2 つの世界は、画面、検索ボックス、または送信ボタンを共有することはありません。 2 つのアカウントと 2 つのデータ ファイルを持つ 1 つのプロファイルは便利な壁です。両方のメールボックスが一緒に表示されますが、各アカウントは独自のストア、独自のフォルダー、独自のルールを保持します。

どちらも間違いではありません。プロファイルは、オフィスで混合が禁止されている人、または送信間違いを心配している人に適しています。 1 つのプロファイルは、両方の受信トレイを 1 日中ずっと使用している人に適しています。以下の手順は、両方のルートが依存するデータ ファイルの規律とともに、ビデオで示されているプロファイル ルートに従います。

2 つの個別のプロファイルを作成する

プロファイルは Outlook の外部の Windows メール アプレットで管理されます。最初に Outlook 自体を閉じる必要があります。 コントロール パネル → メール (Microsoft Outlook) → プロファイルの表示 を開きます。既存のプロファイルには現在のすべてが含まれています。分割の一方の側になるため、今のところはそのままにしておきます。

[追加] をクリックし、新しいプロファイルに Office や Personal などのわかりやすい名前を付け、その側のメール アカウントのみを追加します。両方を最初から構築する場合は、もう一方のワールドでも同じ手順を繰り返します。プロファイル リストに戻り、[使用するプロファイルを確認する] を選択すると、Outlook が起動するたびに、どのワールドを使用するかを尋ねられます。この 1 つのプロンプトにより、2 つの受信トレイが誤って一緒に開かれることがなくなります。

各ワールドに独自のデータ ファイルを与える

分離はデータ ファイルに影響します。 IMAP、Exchange、および Microsoft 365 アカウントは、独自のフォルダー ツリーと独自の OST ファイルを自動的に取得するため、その部分はすでに分離されています。 POP アカウントには危険があります。POP アカウントは PST ファイルとして配信され、複数の POP アカウントが 1 つのファイルを静かに共有する可能性があります。これにより、2 つの世界が再び混ざり合うことになります。

[ファイル] → [アカウント設定] → [データ ファイル] を開き、[追加] を使用してワールドごとに 1 つの PST (動画の名前どおりの Office.pst と Personal.pst) を作成します。 PST ファイルは通常、C:\Users\YourName\Documents\Outlook Files にあります。次に、各 POP アカウントを選択し、[フォルダの変更] をクリックして、独自のデータ ファイルを指定すると、新しいメールが初日から適切なストアに到達します。ファイルとトップ フォルダに明確な名前を付けます。6 か月後も、Office と Personal という名前は意味を持ちます。 Outlook1.pst はサポートされません。

2 つのショートカット — シンプルなトリック

これはビデオのタイトルにあるトリックです。プロファイルのプロンプトに毎回答える代わりに、そのプロファイルで Outlook を直接起動する独自のデスクトップ ショートカットを各ワールドに与えます。デスクトップを右クリックし、新規 → ショートカット を選択し、このターゲットをオフィス ワールドに使用します。

❓ よくある質問