使用这个简单的技巧轻松分离 Outlook 中的个人数据和公司数据

决定墙的强度

在 Outlook 中，有两种简单的方法可以区分个人邮件和公司邮件，该视频围绕首先选择其中一种进行了设置。 两个 Outlook 配置文件是一堵硬墙：个人邮件位于一个配置文件中，办公室邮件位于另一个配置文件中，而 Outlook 一次仅加载一个配置文件 - 这两个世界从不共享屏幕、搜索框或发送按钮。 一个配置文件包含两个帐户和两个数据文件是方便的墙：两个邮箱一起可见，但每个帐户都保留自己的存储、自己的文件夹和自己的规则。

两者都没有错。个人资料适合办公室禁止混合或担心发送错误的任何人。一种配置文件适合真正整天都在两个收件箱中生活的人。以下步骤遵循视频演示的配置文件路线，以及两条路线所依赖的数据文件规则。

创建两个单独的配置文件

配置文件在 Outlook 外部的 Windows Mail 小程序中进行管理 — 必须首先关闭 Outlook 本身。打开控制面板 → 邮件 (Microsoft Outlook) → 显示配置文件。您现有的个人资料包含了今天的一切；暂时不要动它，因为它变成了裂缝的一侧。

点击添加，将新配置文件命名为明显的名称，例如Office 或个人，然后仅添加该方的电子邮件帐户。如果您从头开始构建两个世界，请对另一个世界重复此操作。返回配置文件列表，选择提示要使用的配置文件，这样 Outlook 每次启动时都会询问您想要哪个世界 - 这个提示可以防止两个收件箱意外同时打开。

为每个世界提供自己的数据文件

分离的存亡取决于数据文件。 IMAP、Exchange 和 Microsoft 365 帐户会自动获取自己的文件夹树和自己的 OST 文件，因此该部分已经是独立的。 POP 帐户是危险的：它们传递到 PST 文件中，并且多个 POP 帐户可以默默地共享一个文件 - 这会悄悄地将两个世界重新混合在一起。

打开文件→帐户设置→数据文件并使用添加为每个世界创建一个 PST - Office.pst 和 Personal.pst，正如视频中的名称一样。 PST 文件通常位于 C:\Users\YourName\Documents\Outlook Files 中。然后选择每个 POP 帐户，单击更改文件夹，并将其指向其自己的数据文件，以便新邮件从第一天起就到达正确的存储中。清楚地命名文件和顶级文件夹：六个月后，Office 和 Personal 仍然有意义； Outlook1.pst 不会。

两个快捷方式 - 简单的技巧

这就是视频标题中的技巧。不必每次都回答配置文件提示，而是为每个世界提供自己的桌面快捷方式，直接在该配置文件中启动 Outlook。右键单击桌面，选择新建→快捷方式，然后将此目标用于办公世界：

使用规则自动归档传入邮件

每天 200 条消息，分离不应该取决于您的记忆力。打开文件→管理规则和警报→新规则，从对我收到的邮件应用规则开始，并通过指定帐户使用条件 - 通过 Office 帐户到达的每封邮件在到达时都可以移动、标记或分类。为流浪者添加基于发件人的规则：银行写信给你的办公地址，老板写信给你的个人地址。保持规则列表简短且有序；十条明确的规则击败了五十条重叠的规则。

完成工作 - 搜索、备份和手机

三个最后的润色使分离变得真实而不是表面的。 搜索：将默认搜索范围设置为文件→选项→搜索下的当前邮箱，因此在屏幕共享期间，快速搜索不会将个人结果拖入办公室问题中，反之亦然。 备份：将每个数据文件备份到各自的目的地；单个组合备份会悄悄地重新混合您刚刚分离的内容，并且个人备份不应仅存在于公司存储中。 电话：在移动设备上保持同一面墙 - 用于办公邮件的 Outlook 应用程序和用于个人的单独应用程序（或 Android 工作配置文件），因此通知和帐户永远不会混合。