Exporteer Tally-gegevens naar client-pc

Sluit het bedrijf voordat u de gegevens aanraakt

Elke veilige overdracht begint op dezelfde manier: voltooi de gegevens van de dag, sluit vervolgens het bedrijf en sluit Tally volledig af op de bron-pc. Druk op Alt + F1 of gebruik Bedrijf sluiten om het bedrijf te sluiten en sluit vervolgens de Gateway of Tally volledig af. Tally zou niet op de achtergrond moeten draaien.

Een back-up die wordt gemaakt terwijl de vouchers nog worden getypt, kan de laatste invoer missen, en het kopiëren van gegevens terwijl het bedrijf open is, is de meest voorkomende manier waarop mensen Tally-gegevens corrumperen. Dertig seconden geduld bespaart hier later uren reparatie. Voordat u verder gaat, noteert u de exacte naam van het bedrijf en het nummer van de gegevensmap, weergegeven op het scherm 'Bedrijf selecteren'. U gebruikt beide om te controleren of het juiste bedrijf aan de andere kant is aangekomen.

Neem de back-up van binnen Tally

Begin niet met het kopiëren van mappen. Tally heeft een ingebouwde back-up die het bedrijf, precies zoals het is, in één draagbaar bestand verpakt - en dat bestand is wat u overhandigt.

In TallyPrime drukt u op Alt + Y (het menu Gegevens) en kiest u Back-up. In Tally.ERP 9 drukt u vanuit de Gateway of Tally op Alt + F3 (Bedrijfsinformatie) en kiest u Back-up. Selecteer het bedrijf en de doelmap en accepteer vervolgens. Tally maakt één back-upbestand met de extensie .tbk. Dit ene bestand is het volledige bedrijf. Bewaar het op een pen drive of een overdrachtmap; de bestandsnaam draagt normaal gesproken de bedrijfsnaam, zodat de klant deze kan identificeren zonder Tally te openen.

Verzend het bestand alsof het een bedrijf is, omdat het dat is

Dat ene .tbk bestand bevat de volledige rekeningen van de klant: elk grootboek en partijsaldo, elke voucher die ooit is ingevoerd, klant- en leveranciersgegevens, GSTIN's en bankgegevens die in de boeken zijn vastgelegd. Behandel de overboeking met dezelfde zorg als het overhandigen van het kasboek en gebruik alleen een vertrouwde route.

Plaats de back-up eerst in een met een wachtwoord beveiligd archief, bijvoorbeeld een 7-Zip-bestand met AES-256-codering en een echt wachtwoord (een gewone zip voegt helemaal geen beveiliging toe). Stuur het archief via het ene kanaal en het wachtwoord via een ander kanaal: het bestand via e-mail, drive-link of pen-drive, het wachtwoord via telefoontje of bericht. In de opstelling van deze video wordt het clientsysteem bereikt via TSPlus: geef het bestand door binnen die werkafspraak of via uw eigen kantoornetwerk, nooit via een openbare link voor het delen van bestanden. Controleer ten slotte of de ontvangen bestandsgrootte overeenkomt met het origineel voordat de client het probeert te herstellen.

Herstellen op de client-pc — dezelfde versie of nieuwer

Op de machine van de klant gaat de back-up terug via Tally's eigen herstel. Druk in TallyPrime op Alt + Y en kies Herstellen; in Tally.ERP 9 drukt u op Alt + F3 en kiest u Herstellen. Wijs Tally naar het .tbk bestand en accepteer. Tally toont eerst de bedrijfsnaam die in de back-up is opgeslagen, dus controleer of dit echt het bedrijf is dat u verwachtte. Als Tally aanbiedt de gegevens te migreren of herschrijven terwijl u deze opent, accepteer dan deze herstelde kopie; je houdt het originele back-upbestand nog steeds onaangeroerd als er iets misgaat.

De versieregel bepaalt of dit überhaupt werkt: herstel alleen naar dezelfde Tally-release of een nieuwere. Tally-gegevens migreren alleen vooruit: een back-up uit een nieuwere release kan niet worden teruggezet naar een oudere release, en een TallyPrime-back-up kan niet terug naar ERP 9. Als de client-pc een oudere release gebruikt, update dan eerst Tally op die pc, vanaf de officiële Tally Solutions-website.

Controleer voordat je klaar zegt

Een herstel dat "voltooid" is, is geen bewijs dat de gegevens kloppen. "Herstel met succes voltooid" betekent alleen dat de bestanden zijn geschreven. Besteed twee minuten aan het bewijzen dat de boeken correct zijn, terwijl de originele back-up en de onaangeroerde bron-pc er nog steeds zijn om op terug te vallen.

Open het Proefbalans op beide pc's voor dezelfde periode en match de eindtotalen. Ze moeten akkoord gaan met de paisa. Controleer het Dagboek: het laatste vouchernummer, de datum ervan en het voucheraantal voor de laatste werkdag moeten overeenkomen met de bron-pc. Open twee of drie bekende vouchers – de grootste verkoop van de maand, een recente betaling – en bevestig dat de bedragen en vertellingen intact zijn. Bevestig ten slotte de bedrijfsidentiteit: de naam, het boekjaar en de begindatum van de boeken zijn degene die worden verwacht. Noteer de drie overeenkomende cijfers (totaal van het proefsaldo, laatste voucher, periode) in het overdrachtsbericht aan de klant. Dit korte briefje is uw bewijs dat de overdracht is geverifieerd.

Slechts één live kopie – daarna opruimen

Zodra de client bevestigt dat het herstel is geverifieerd, verwijdert u de transitkopieën: de e-mailbijlage, de chatkopie, het bestand met de gedeelde link - en verloopt de deellink als deze is gebruikt. Laat nooit onbeveiligde kopieën van de accounts van een klant achter in de mappen Downloads, e-mailinboxen en chatgeschiedenissen. Bewaar precies één gelabelde archiefkopie aan elke kant, bewust opgeslagen - en niet vijf vergeten exemplaren verspreid over machines.