Het printergebruik controleren met PaperCut ⚡
Niemand weet wie wat afdrukt op uw kantoor, en de papieren factuur blijft stijgen. In deze tutorial wordt het afdrukbeheer van PaperCut stap voor stap ingesteld: gebruikerssynchronisatie, paginakosten, quota's, duplex- en grijswaardenregels, beveiligde vrijgave en de rapporten die een einde maken aan elk argument.
📑Hoofdstukken
- Het probleem: kantoorafdrukken die niet worden bijgehouden en een papieren rekening die blijft stijgen
- PaperCut NG installeren op de printserver
- De beheerdersconsole openen en de eerste keer inloggen
- Gebruikers en groepen uit uw directory synchroniseren
- De paginakosten voor elke printer instellen
- Quota en saldi: een printbudget voor elke gebruiker
- Duplex- en grijswaardenregels die papier en toner besparen
- Beveiligde vrijgave: pagina's verschijnen alleen als de eigenaar bij de printer staat
- Rapporten: precies wie wat heeft afgedrukt, en wanneer
📋 Overzicht en stapsgewijze handleiding
Het probleem: niemand weet wie wat afdrukt
In de meeste kantoren staat elke gedeelde printer wijd open: iedereen kan alles afdrukken, in kleur, enkelzijdig, honderden pagina's tegelijk. Niemand kan de simpele vraag beantwoorden: "Wie heeft dit afgedrukt?" – dus de papier- en tonerrekening groeit elke maand en niemand is verantwoordelijk. PaperCut lost dit op door bovenop uw bestaande printserver te zitten en elke opdracht die er doorheen gaat, op te nemen, te begroten en te controleren.
Installeer PaperCut NG op de printserver
Download PaperCut NG van de officiële PaperCut-website (papercut.com) — er is een gratis proefversie beschikbaar, zodat u de volledige installatie kunt testen voordat u licenties koopt. Installeer het op de Windows-server of pc waarop uw gedeelde afdrukwachtrijen staan: PaperCut moet zich daar bevinden waar het afdrukken daadwerkelijk plaatsvindt, en na de installatie detecteert het automatisch de printers en wachtrijen op die machine.
Open de beheerdersconsole en log in
Al het beheer gebeurt in de webgebaseerde beheerdersconsole. Open het in een browser met het onderstaande adres, waarbij u server-name vervangt door de naam of het IP-adres van uw printserver, en meld u aan met het beheerdersaccount dat tijdens de installatie is aangemaakt:
http://server-name:9191Synchroniseer gebruikers en groepen
PaperCut kan een afdruktaak alleen aan een persoon in rekening brengen als deze persoon bekend is. Ga naar Opties → Gebruikers-/groepssynchronisatie en verbind PaperCut met de map die uw kantoor al gebruikt: Windows Active Directory, LDAP, Microsoft Entra ID (Azure AD) of Google Workspace. Voer de synchronisatie uit en PaperCut importeert elke gebruiker en groep en houdt ze volgens een schema op de hoogte, zodat nieuwe deelnemers automatisch verschijnen en vertrekkende gebruikers stoppen met afdrukken.
Stel de paginakosten voor elke printer in
Open het tabblad Printers en stel voor elke printer de kosten per pagina in. Dit is waar controle echt geld wordt: een kleurenpagina zou merkbaar meer moeten kosten dan een zwart-witpagina, en een grootformaat- of fotoprinter meer dan de dagelijkse kantoorprinter. Voor elke taak wordt vervolgens het tarief van de daadwerkelijk gebruikte printer in rekening gebracht, en gebruikers zien de kosten van wat ze gaan afdrukken.
Geef gebruikers een quotum
Als de gebruikers zijn gesynchroniseerd en de paginakosten zijn ingesteld, kunt u elke gebruiker een account geven met een saldo en een quotum: een vast afdrukbudget dat volgens een schema (bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks) wordt bijgevuld of handmatig wordt opgewaardeerd. Wanneer het saldo op is, stopt het afdrukken tot de volgende bijvulling of een beheerder tegoed toevoegt. Als u afdrukken wilt maken die bij een project of een afdeling horen en niet bij een persoon, maakt u gedeelde accounts aan en laat u gebruikers de taak in rekening brengen op het gedeelde account in plaats van op hun eigen account.
Pas duplex- en grijswaardenregels toe
Snijd nu het afval automatisch af. Pas in de Filters en beperkingen van elke printer de regels toe die overeenkomen met uw kantoorbeleid: forceer dubbelzijdig afdrukken zodat documenten niet meer enkelzijdig verschijnen, en converteer kleurentaken naar grijstinten op printers waar kleur niet nodig is. De regels zijn stil van toepassing op elke opdracht, dus er worden besparingen gerealiseerd zonder dat elke gebruiker eraan hoeft te denken zijn afdrukinstellingen te wijzigen.
Schakel Beveiligde afdrukvrijgave in
Standaard wordt een taak afgedrukt op het moment dat deze wordt verzonden, en gevoelige pagina's kunnen in de uitvoerlade terechtkomen, zodat iedereen deze kan oppakken. De wachtrijen voor vasthouden/vrijgeven van PaperCut brengen daar verandering in: opdrachten worden vastgehouden op de server en worden pas vrijgegeven als de eigenaar bij de printer staat en ze vrijgeeft, bijvoorbeeld bij een vrijgavestation. Met Find-Me-printen sturen gebruikers berichten naar één gedeelde wachtrij en geven ze hun opdracht vrij op de printer waar ze naartoe lopen. Vergeten taken worden nooit afgedrukt, waardoor op zichzelf al een hele categorie verspild papier wordt verwijderd.
Lees de rapporten: wie heeft wat afgedrukt
Open ten slotte de sectie Rapporten en het afdruklogboek. Elke taak wordt geregistreerd met de gebruiker, de printer, het aantal pagina's, de kosten en de tijd - dus "wie heeft dit afgedrukt?" is niet langer een argument en wordt een zoekopdracht van tien seconden. Gebruik de samenvattingen per gebruiker, groep of printer om de zwaarste afdrukken te identificeren, plan rapporten in die per e-mail worden verzonden en bekijk ze maandelijks: zodra mensen weten dat afdrukken zichtbaar is, daalt het gebruik meestal voordat u zelfs maar een enkel quotum afdwingt.
🏷️Topic Search Variables & Keywords
🎙️ Volledig transcript: tik om uit te vouwen
Stapsgewijze handleiding en oplossingen voor het oplossen van problemen - CONTROLEER HET AFDRUKKEN IN DE ORGANISATIE. Demonstratie op het scherm door Technical Anshu.
Niemand weet wie wat afdrukt op uw kantoor, en de papieren factuur blijft stijgen. Stel het PaperCut-afdrukbeheer stap voor stap in: gebruikerssynchronisatie, paginakosten, quota's, duplex- en grijswaardenregels, beveiligde vrijgave en de rapporten die een einde maken aan elk argument.
(transcriptie eindigt hier op de bronpagina)
❓ Veelgestelde vragen
Is deze tutorial 100% gratis te volgen?
Ja! Alle handleidingen en methoden die door Technical Anshu worden gedemonstreerd, maken gebruik van gratis, legale en educatieve bronnen.
Kunnen beginners deze handleiding volgen?
Absoluut! Elke stap wordt op het scherm gedemonstreerd met gedetailleerde instructies, zodat iedereen ze gemakkelijk kan volgen.
Waar kan ik vragen stellen als ik vastloop?
Laat een reactie achter op de YouTube-video, en onze community en Technical Anshu helpen je verder.
🚀 Bekijk de volledige tutorial op YouTube
🚀 Bekijk de volledige stapsgewijze video-tutorial op YouTube: https://www.youtube.com/watch?v=okbxZM8-rqs
Abonneer u op Technische Anshu voor IT-ondersteuning, probleemoplossing voor Windows en serverbeheer.
▶️ Volledige video bekijken