Synology Drive-samenwerking en pc-back-up

Installeer Synology Drive Server op de NAS

Synology Drive Server is een gratis pakket in Package Center op de NAS, en het installeert drie onderdelen die u bij naam moet kennen: Synology Drive Admin Console - waar de beheerder mappen inschakelt, versiebeheer instelt en aangesloten clients in de gaten houdt; Synology Drive — het webportaal waar medewerkers bestanden openen in een browser; en Synology Drive ShareSync — de tool die twee Synology NAS-eenheden met elkaar gesynchroniseerd houdt.

Installeer het eerst op de NAS voordat u een pc aanraakt. Al het andere in deze handleiding hangt af van deze drie delen.

Verander gedeelde mappen in teammappen

Drive vindt geen nieuwe opslag uit; het upgradet de gedeelde mappen die je al hebt. Maak één gedeelde map per afdeling of project (in deze configuratie: Projects, Accounts en Design Files) en open vervolgens Synology Drive Admin Console > Teammap, selecteer de map en klik op Inschakelen.

Stel op hetzelfde moment versiebeheer in: schakel het in, bewaar maximaal 32 versies van elk bestand en kies Intelliversioning-rotatie, zodat het versiebudget over dagen en weken wordt gespreid in plaats van dat het wordt opgegeten door één drukke middag. Als u versiebeheer later inschakelt, is de geschiedenis die u gisteren nodig had, nooit vastgelegd. Daarom is deze vanaf dag één ingeschakeld.

Geef toegang via gebruikers en groepen

Elk personeelslid krijgt zijn eigen DSM-account en accounts worden in groepen ondergebracht: Accounts Team, Design Team, enzovoort. Teammapmachtigingen worden vervolgens gegeven aan groepen, niet aan individuen.

Dit voelt op de eerste dag traag aan en bespaart u elke dag daarna: wanneer iemand van afdeling verandert of vertrekt, wijzigt u één groepslidmaatschap in plaats van door twintig mappen te bladeren. En met een gedeelde kantooraanmelding kunt u nooit de eenvoudigste vraag beantwoorden: wie heeft dit bestand gewijzigd?

Installeer Synology Drive Client op elke pc

Installeer op elke computer Synology Drive Client (via het Downloadcentrum van Synology) en meld u aan met het NAS-adres en de eigen account van die persoon. De client is degene die beide taken van deze handleiding uitvoert (het synchroniseren van gedeeld werk en het maken van een back-up van de pc). Installeer het dus één keer, correct, per persoon.

Op kantoor is het lokale NAS-adres het snelst en de client synchroniseert via uw lokale netwerk op volledige LAN-snelheid. Er is geen internet nodig terwijl iedereen op kantoor is.

Maak een synchronisatietaak voor teamsamenwerking

Maak in de client een Synchronisatietaak en verbind deze met de teammappen. Een synchronisatietaak werkt in twee richtingen: wat het team bewerkt, ziet iedereen. En vergeet niet: als je hier verwijdert, wordt alles verwijderd, en dat is precies de reden waarom versiebeheer in stap 2 is ingeschakeld.

Eén eerlijke limiet voor samenwerking: voor normale bestanden zoals Word-, Excel- of ontwerpbestanden vergrendelt Drive het bestand niet en voegt het geen bewerkingen samen. Als twee mensen hetzelfde bestand tegelijk opslaan, wint de ene versie en kan de andere een conflicterende kopie worden. Bij gedeelde documenten bewerkt dus één persoon tegelijk. Alleen documenten die in Synology Office zijn gemaakt, ondersteunen echte gelijktijdige bewerking.

Maak een aparte back-uptaak voor elke pc

Maak nu de tweede, andere taak in dezelfde client: een Back-uptaak. Wijs het naar de eigen mappen van de pc — Desktop, Documents en andere lokale mappen die er toe doen. Een back-uptaak is eenrichtingsverkeer: bestanden gaan naar de NAS en blijven daar, zelfs als ze op de pc worden verwijderd.

Het ene taaktype kan het werk van het andere niet doen. Als de enige bescherming van een pc een synchronisatietaak is, wordt een verwijdering (of een ransomware-aanval) ook getrouw met de NAS gesynchroniseerd. De back-uptaak, plus de versies die op de NAS worden bewaard, is wat feitelijk elke pc beschermt.

Deel links met regels

Met Drive kan elke gebruiker een deellink voor een bestand maken - handig voor het verzenden van een groot bestand naar een client, maar riskant als dit de standaardmanier van werken wordt. Stel het huisbeleid in de beheerdersconsole in: vrij intern delen, openbare links met een wachtwoord beveiligd met een vervaldatum en het delen van links volledig uitgeschakeld voor gevoelige mappen zoals accounts en HR. Werk dat wordt gedeeld als links ontsnapt aan uw mappenstructuur en uw machtigingen. Links zijn dus bedoeld om uit te verzenden, niet om in te werken.