Eksporter Tally-data til klient-PC

Lukk selskapet før du trykker på dataene

Hver sikker overføring starter på samme måte: fullfør dagens oppføringer, lukk deretter selskapet og avslutt Tally helt på kilde-PCen. Trykk på Alt + F1 eller bruk Slå selskapet for å lukke selskapet, og gå deretter ut av Gateway of Tally helt – Tally skal ikke kjøre i bakgrunnen.

En sikkerhetskopi som lages mens bilagene fortsatt skrives kan gå glipp av de siste oppføringene, og kopiering av data mens selskapet er åpent er den vanligste måten folk ødelegger Tally-data på. Tretti sekunder med tålmodighet her sparer timer med reparasjon senere. Før du går videre, legg merke til selskapets eksakte navn og datamappenummeret, vist på skjermbildet Velg selskap – du vil bruke begge for å sjekke at riktig selskap ankom på den andre siden.

Ta sikkerhetskopi fra Inside Tally

Ikke start med å kopiere mapper. Tally har en innebygd sikkerhetskopi som pakker selskapet, akkurat som det er, i én bærbar fil – og den filen er det du overleverer.

I TallyPrime, trykk Alt + Y (Data-menyen) og velg Sikkerhetskopiering. I Tally.ERP 9, fra Gatewayen til Tally, trykk Alt + F3 (Bedriftsinformasjon) og velg Sikkerhetskopiering. Velg selskapet og destinasjonsmappen, og godta. Tally lager en enkelt sikkerhetskopifil med filtypen .tbk - denne filen er hele selskapet. Lagre den på en penn-stasjon eller en overføringsmappe; filnavnet bærer normalt firmanavnet, slik at klienten kan identifisere det uten å åpne Tally.

Send filen som den er bedriften – fordi den er

Denne .tbk-filen inneholder kundens fullstendige kontoer: hver finans- og partisaldo, hver kupong som noen gang er lagt inn, kunde- og leverandørdetaljer, GSTIN-er og bankdetaljer registrert i bøkene. Behandle overføringen med samme forsiktighet som å overlevere kassaboken, og bruk kun en pålitelig rute.

Plasser sikkerhetskopien i et passordbeskyttet arkiv først - for eksempel en 7-Zip-fil med AES-256-kryptering og et ekte passord (en vanlig zip gir ingen sikkerhet i det hele tatt). Send arkivet gjennom én kanal og passordet gjennom en annen: filen via e-post, stasjonskobling eller pennstasjon, passordet via telefon eller melding. I denne videoens oppsett nås klientsystemet gjennom TSPlus - overgi filen i det arbeidsarrangementet eller over ditt eget kontornettverk, aldri gjennom en offentlig fildelingslenke. Bekreft til slutt at den mottatte filstørrelsen samsvarer med originalen før klienten prøver å gjenopprette den.

Gjenopprett på klient-PC-en – samme versjon eller nyere

På klientens maskin går sikkerhetskopien inn igjen gjennom Tallys egen gjenoppretting. I TallyPrime, trykk Alt + Y og velg Gjenopprett; i Tally.ERP 9, trykk Alt + F3 og velg Gjenopprett. Pek Tally til .tbk-filen og godta — Tally viser firmanavnet som er lagret i sikkerhetskopien først, så sjekk at det virkelig er selskapet du forventet. Hvis Tally tilbyr å migrere eller omskrive dataene mens du åpner dem, godta på denne gjenopprettede kopien; du holder fortsatt den opprinnelige sikkerhetskopifilen urørt hvis noe går galt.

Versjonsregelen avgjør om dette fungerer i det hele tatt: gjenopprett bare til samme Tally-utgivelse eller en nyere. Tally-data migrerer bare fremover – en sikkerhetskopi tatt fra en nyere versjon kan ikke gjenopprettes til en eldre versjon, og en TallyPrime-sikkerhetskopi kan ikke gå tilbake til ERP 9. Hvis klient-PC-en kjører en eldre versjon, oppdater Tally på den PC-en først, fra det offisielle nettstedet til Tally Solutions.

Bekreft før du sier ferdig

En gjenoppretting som er "fullført" er ikke et bevis på at dataene er riktige - "gjenoppretting fullført" betyr bare at filer ble skrevet. Bruk to minutter på å bevise at bøkene er riktige, mens den originale sikkerhetskopien og den uberørte kilde-PCen begge fortsatt er der å falle tilbake på.

Åpne prøvebalansen på begge PC-ene for samme periode og match totalsummen – de må godta paisaen. Sjekk Dagboken: det siste bilagsnummeret, datoen og antallet bilag for siste arbeidsdag skal samsvare med kilde-PC-en. Åpne to eller tre kjente kuponger - månedens største salg, en nylig betaling - og bekreft at beløpene og fortellingene er intakte. Bekreft til slutt selskapets identitet: navn, regnskapsår og bøker-begynnelsesdato er de som forventes. Registrer de tre samsvarende tallene (total prøvesaldo, siste bilag, periode) i overleveringsmeldingen til klienten – den korte lappen er beviset på at overføringen ble bekreftet.

Kun én direktekopi — Deretter rydd opp

Når klienten bekrefter at gjenopprettingen er bekreftet, slett transittkopiene: e-postvedlegget, chat-kopi, filen med delt kobling – og utløp delingslenken hvis en ble brukt. La aldri ubeskyttede kopier av en klients kontoer ligge i nedlastingsmapper, e-postinnbokser og chattehistorikk etterpå. Oppbevar nøyaktig én merket arkivkopi på hver side, lagret med vilje – ikke fem glemte som er spredt over maskiner.