Synology Drive-samarbeid og PC-sikkerhetskopiering

Installer Synology Drive Server på NAS-en

Synology Drive Server er en gratis pakke i Package Center på NAS, og den installerer tre deler du bør kjenne etter navn: Synology Drive Admin Console — der administratoren aktiverer mapper, setter versjonsstyring og ser på tilkoblede klienter; Synology Drive — nettportalen der ansatte åpner filer i en nettleser; og Synology Drive ShareSync – verktøyet som holder to Synology NAS-enheter synkronisert med hverandre.

Installer den på NAS-en først, før du berører en hvilken som helst PC. Alt annet i denne veiledningen henger fra disse tre delene.

Gjør delte mapper til teammapper

Disk finner ikke opp ny lagring – den oppgraderer de delte mappene du allerede har. Opprett én delt mappe per avdeling eller prosjekt – i dette oppsettet: Projects, Accounts og Design Files – åpne deretter Synology Drive Admin Console > Team Folder, velg mappen og klikk Aktiver.

I samme øyeblikk, sett versjonskontroll: aktiver den, behold opptil 32 versjoner av hver fil, og velg Intelversioning-rotasjon, slik at versjonsbudsjettet blir spredt over dager og uker i stedet for å bli spist av en travel ettermiddag. Hvis du slår på versjonsstyring senere, betyr det at loggen du trengte i går aldri ble registrert – det er derfor den er slått på fra dag én.

Gi tilgang gjennom brukere og grupper

Hver medarbeider får sin egen DSM-konto, og kontoer går inn i grupper — Accounts Team, Design Team, og så videre. Teammappetillatelser gis deretter til grupper, ikke til enkeltpersoner.

Dette føles tregt på dag én og sparer deg for hver dag etterpå: når noen bytter avdeling eller forlater, endrer du ett gruppemedlemskap i stedet for å lete gjennom tjue mapper. Og med en delt kontorpålogging kan du aldri svare på det enkleste spørsmålet – hvem endret denne filen?

Installer Synology Drive Client på hver PC

På hver datamaskin, installer Synology Drive Client (fra Synologys nedlastingssenter) og logg på med NAS-adressen og denne personens egen konto. Det er klienten som gjør begge jobbene i denne veiledningen – synkronisering av delt arbeid og sikkerhetskopiering av PC-en – så installer den én gang, riktig, per person.

På kontoret er den lokale NAS-adressen raskest, og klienten synkroniserer over ditt lokale nettverk med full LAN-hastighet – ingen internett nødvendig mens alle er på kontoret.

Opprett en synkroniseringsoppgave for teamsamarbeid

I klienten oppretter du en synkroniseringsoppgave og kobler den til teammappene. En synkroniseringsoppgave er toveis: det teamet redigerer, ser alle – og husk, sletting her sletter overalt, og det er nettopp grunnen til at versjonsstyring ble slått på i trinn 2.

En ærlig grense for samarbeid: for vanlige filer som Word, Excel eller designfiler låser ikke Drive filen eller slår sammen redigeringer – hvis to personer lagrer den samme filen samtidig, vinner en versjon og den andre kan bli en kopi i konflikt. Så på delte dokumenter redigerer én person om gangen. Bare dokumenter opprettet i Synology Office støtter ekte samtidig redigering.

Lag en separat sikkerhetskopioppgave for hver PC

Opprett nå den andre, forskjellige oppgaven i samme klient: en Sikkerhetskopieringsoppgave. Pek på PC-ens egne mapper — Desktop, Documents og andre lokale mapper som betyr noe. En sikkerhetskopieringsoppgave er enveis: filer går opp til NAS-en og blir der selv om de slettes på PC-en.

En oppgavetype kan ikke gjøre den andres jobb. Hvis en PCs eneste beskyttelse er en synkroniseringsoppgave, synkroniseres en sletting – eller et løsepenge-angrep – også trofast til NAS-en. Sikkerhetskopieringsoppgaven, pluss versjonene som holdes på NAS-en, er det som faktisk beskytter hver PC.

Del lenker med regler

Disk lar enhver bruker opprette en delingslenke for en fil – nyttig for å sende en stor fil til en klient, risikabelt når det blir standardmåten å jobbe på. Angi huspolicyen i administrasjonskonsollen: intern deling fritt, offentlige lenker passordbeskyttet med en utløpsdato, og koblingsdeling deaktivert helt på sensitive mapper som kontoer og HR. Arbeid som deles som koblinger unnslipper mappestrukturen og tillatelsene dine, så koblinger er for å sende ut, ikke for å arbeide inn.