Eksportuj dane podsumowujące do komputera klienckiego

Zamknij firmę, zanim dotkniesz danych

Każdy bezpieczny transfer zaczyna się w ten sam sposób: zakończ wpisy dnia, następnie zamknij firmę i całkowicie wyjdź z Tally na komputerze źródłowym. Naciśnij Alt + F1 lub użyj Zamknij firmę, aby zamknąć firmę, a następnie całkowicie wyjdź z Gateway of Tally — Tally nie powinien działać w tle.

Kopia zapasowa utworzona w trakcie wpisywania kuponów może pominąć ostatnie wpisy, a kopiowanie danych, gdy firma jest otwarta, jest najczęstszym sposobem uszkadzania danych Tally. Trzydzieści sekund cierpliwości pozwala zaoszczędzić godziny późniejszej naprawy. Zanim przejdziesz dalej, zanotuj dokładną nazwę firmy i numer jej folderu z danymi, pokazane na ekranie Wybierz firmę — użyjesz obu, aby sprawdzić, czy po drugiej stronie przybyła właściwa firma.

Wykonaj kopię zapasową z Inside Tally

Nie zaczynaj od kopiowania folderów. Tally ma wbudowaną kopię zapasową, która pakuje firmę dokładnie taką, jaka jest, w jeden przenośny plik — i ten plik jest tym, co przekazujesz.

W TallyPrime naciśnij Alt + Y (menu Dane) i wybierz Kopia zapasowa. W Tally.ERP 9, w Gateway of Tally naciśnij Alt + F3 (Informacje o firmie) i wybierz Kopia zapasowa. Wybierz firmę i folder docelowy, a następnie zaakceptuj. Tally tworzy pojedynczy plik kopii zapasowej z rozszerzeniem .tbk — ten jeden plik to cała firma. Zapisz go na pendrive'ie lub w folderze transferu; nazwa pliku zwykle zawiera nazwę firmy, więc klient może ją zidentyfikować bez otwierania Tally.

Wyślij plik tak, jak to jest w biznesie — ponieważ tak jest

Ten plik .tbk zawiera pełne konta klienta: każdą księgę i saldo strony, każdy kiedykolwiek wprowadzony kupon, dane klienta i dostawcy, numery GSTIN i dane bankowe zapisane w księgach. Traktuj przelew z taką samą ostrożnością, jak przekazanie książeczki kasowej i korzystaj wyłącznie z zaufanej trasy.

Najpierw umieść kopię zapasową w archiwum chronionym hasłem — na przykład plik 7-Zip z szyfrowaniem AES-256 i prawdziwym hasłem (zwykły plik zip nie zapewnia żadnego bezpieczeństwa). Wyślij archiwum jednym kanałem, a hasło innym: plik e-mailem, linkiem do dysku lub pendrivem, hasło przez rozmowę telefoniczną lub wiadomość. W konfiguracji przedstawionej w tym filmie dostęp do systemu klienckiego odbywa się za pośrednictwem TSPlus — przekaż plik w ramach tego roboczego układu lub przez własną sieć biurową, nigdy za pośrednictwem publicznego łącza do udostępniania plików. Na koniec potwierdź, że rozmiar otrzymanego pliku jest zgodny z oryginałem, zanim klient spróbuje go przywrócić.

Przywróć na komputerze klienckim — ta sama wersja lub nowsza

Na komputerze klienta kopia zapasowa jest ponownie przywracana przez Tally. W TallyPrime naciśnij Alt + Y i wybierz Przywróć; w Tally.ERP 9 naciśnij Alt + F3 i wybierz Przywróć. Wskaż Tally plik .tbk i zaakceptuj — Tally najpierw pokaże nazwę firmy zapisaną w kopii zapasowej, więc sprawdź, czy to naprawdę firma, której oczekiwałeś. Jeśli Tally zaproponuje migrację lub ponowne zapisanie danych podczas ich otwierania, zaakceptuj tę przywróconą kopię; nadal przechowujesz oryginalny plik kopii zapasowej nietknięty, jeśli coś pójdzie nie tak.

Reguła wersji decyduje, czy to w ogóle zadziała: przywróć tylko do tej samej wersji Tally lub nowszej. Dane Tally migrują tylko do przodu — kopii zapasowej wykonanej z nowszej wersji nie można przywrócić do starszej wersji, a kopii zapasowej TallyPrime nie można wrócić do ERP 9. Jeśli na komputerze klienckim działa starsza wersja, najpierw zaktualizuj Tally na tym komputerze, korzystając z oficjalnej witryny Tally Solutions.

Sprawdź, zanim powiesz gotowe

Przywrócenie „zakończone” nie jest dowodem na to, że dane są prawidłowe — „przywrócenie zakończone pomyślnie” oznacza jedynie, że pliki zostały zapisane. Poświęć dwie minuty na udowodnienie, że księgi są prawidłowe, podczas gdy oryginalna kopia zapasowa i niezmieniony komputer źródłowy nadal będą dostępne.

Otwórz Saldo próbne na obu komputerach za ten sam okres i dopasuj sumy końcowe — muszą zgodzić się na paisa. Sprawdź Dziennik: numer ostatniego kuponu, jego data i liczba kuponów na ostatni dzień roboczy powinny odpowiadać komputerowi źródłowemu. Otwórz dwa lub trzy znane kupony — największą sprzedaż miesiąca, ostatnią płatność — i potwierdź, że kwoty i narracje są nienaruszone. Na koniec potwierdź tożsamość firmy: nazwa, rok obrotowy i data rozpoczęcia ksiąg są zgodne z oczekiwaniami. Zapisz trzy pasujące liczby (całkowite saldo próbne, ostatni kupon, okres) w wiadomości o przekazaniu do klienta — ta krótka notatka stanowi dowód, że przelew został zweryfikowany.

Tylko jedna kopia na żywo — potem sprzątanie

Gdy klient potwierdzi, że przywracanie zostało zweryfikowane, usuń kopie przesyłane: załącznik do wiadomości e-mail, kopię czatu, plik łącza udostępnionego — i wygaś link do udostępniania, jeśli był używany. Nigdy nie zostawiaj później niezabezpieczonych kopii kont klientów w folderach Pobrane, skrzynkach e-mailowych i historiach czatów. Zachowaj dokładnie jedną opisaną kopię archiwalną po każdej stronie, przechowując ją celowo – a nie pięć zapomnianych kopii rozproszonych po różnych maszynach.