Colaborare Synology Drive și Backup pentru PC

Instalați Synology Drive Server pe NAS

Synology Drive Server este un pachet gratuit în Package Center de pe NAS și instalează trei părți pe care ar trebui să le cunoașteți după nume: Synology Drive Admin Console — unde administratorul activează folderele, setează versiunea și urmărește clienții conectați; Synology Drive — portalul web în care personalul deschide fișiere într-un browser; și Synology Drive ShareSync — instrumentul care menține două unități Synology NAS sincronizate între ele.

Instalați-l mai întâi pe NAS, înainte de a atinge orice computer. Orice altceva din acest ghid depinde de aceste trei părți.

Transformați folderele partajate în foldere de echipă

Drive nu inventează un spațiu de stocare nou – actualizează folderele partajate pe care le aveți deja. Creați un folder partajat per departament sau proiect — în această configurare: Projects, Accounts și Design Files — apoi deschideți Consola de administrare Synology Drive > Dosarul echipei, selectați folderul și faceți clic pe Activați.

În același moment, setați controlul versiunilor: activați-l, păstrați până la 32 de versiuni ale fiecărui fișier și alegeți rotația Intelliversioning, astfel încât bugetul versiunii să fie repartizat pe zile și săptămâni în loc să fie consumat de o după-amiază aglomerată. Activarea ulterioară a versiunilor înseamnă că istoricul de care aveai nevoie ieri nu a fost niciodată înregistrat – de aceea este pornit din prima zi.

Oferiți acces prin utilizatori și grupuri

Fiecare membru al personalului își are propriul cont DSM, iar conturile sunt în grupuri — Accounts Team, Design Team și așa mai departe. Permisiunile folderului de echipă sunt apoi acordate grupurilor, nu persoanelor fizice.

Acest lucru se simte lent în prima zi și te economisește în fiecare zi după: când cineva își schimbă departamentul sau pleacă, schimbi un membru al grupului în loc să vânezi douăzeci de dosare. Și cu o autentificare la birou partajat, nu puteți răspunde niciodată la cea mai simplă întrebare: cine a schimbat acest fișier?

Instalați Synology Drive Client pe fiecare PC

Pe fiecare computer, instalați Synology Drive Client (din Centrul de descărcare Synology) și conectați-vă cu adresa NAS și propriul cont al persoanei respective. Clientul este cel care face ambele sarcini din acest ghid - sincronizarea lucrărilor partajate și backupul computerului - așa că instalați-l o dată, corect, de persoană.

La birou, adresa NAS locală este cea mai rapidă, iar clientul se sincronizează prin rețeaua locală la viteză LAN maximă - nu este nevoie de internet în timp ce toată lumea se află la birou.

Creați o sarcină de sincronizare pentru colaborarea în echipă

În interiorul clientului, creați o sarcină de sincronizare și conectați-o la folderele echipei. O sarcină de sincronizare este bidirecțională: ceea ce echipa editează, vede toată lumea — și amintiți-vă, ștergerea aici șterge oriunde, motiv pentru care versiunea a fost activată la Pasul 2.

O limită sinceră pentru colaborare: pentru fișierele normale, cum ar fi fișierele Word, Excel sau design, Drive nu blochează fișierul și nu îmbină editările — dacă două persoane salvează același fișier simultan, o versiune câștigă, iar cealaltă poate deveni o copie în conflict. Deci, în documentele partajate, o persoană editează o dată. Numai documentele create în Synology Office acceptă editarea reală simultană.

Creați o sarcină de backup separată pentru fiecare computer

Acum creați a doua sarcină diferită în același client: o sarcină de rezervă. Îndreptați-l către folderele proprii ale computerului — Desktop, Documents și alte foldere locale care contează. O sarcină de rezervă este unidirecțională: fișierele merg pe NAS și rămân acolo chiar dacă sunt șterse de pe computer.

Un tip de sarcină nu poate face treaba celuilalt. Dacă singura protecție a unui computer este o sarcină de sincronizare, o ștergere – sau un atac ransomware – se sincronizează fidel și cu NAS. Sarcina de backup, plus versiunile păstrate pe NAS, este ceea ce protejează de fapt fiecare PC.

Distribuiți linkuri cu reguli

Drive permite oricărui utilizator să creeze un link de partajare pentru un fișier - util pentru trimiterea unui fișier mare către un client, riscant atunci când devine modul implicit de lucru. Setați politica proprie în Consola de administrare: partajarea internă în mod liber, linkurile publice protejate cu parolă cu o dată de expirare și partajarea linkurilor este dezactivată complet în dosare sensibile, cum ar fi conturi și resurse umane. Lucrările partajate ca linkuri scapă din structura dosarelor și permisiunile dvs., așa că linkurile sunt pentru trimitere out, nu pentru lucru în.