Exportera Tally-data till klientdator

Stäng företaget innan du trycker på data

Varje säker överföring börjar på samma sätt: avsluta dagens inlägg, stäng sedan företaget och avsluta Tally helt på källdatorn. Tryck på Alt + F1 eller använd Stäng företag för att stänga företaget och avsluta sedan Gateway of Tally helt – Tally ska inte köras i bakgrunden.

En säkerhetskopia som görs medan kuponger fortfarande skrivs kan missa de senaste posterna, och kopiering av data medan företaget är öppet är det vanligaste sättet som människor korrumperar Tally-data. Trettio sekunders tålamod här sparar timmars reparation senare. Innan du går vidare, notera företagets exakta namn och dess datamappsnummer, som visas på skärmen Välj företag – du kommer att använda båda för att kontrollera att rätt företag kom på andra sidan.

Ta säkerhetskopian från Inside Tally

Börja inte med att kopiera mappar. Tally har en inbyggd säkerhetskopia som packar företaget, precis som det är, i en bärbar fil – och den filen är vad du lämnar över.

I TallyPrime trycker du på Alt + Y (menyn Data) och väljer Säkerhetskopiera. I Tally.ERP 9, från Tallys Gateway, tryck på Alt + F3 (Företagsinformation) och välj Säkerhetskopiering. Välj företaget och målmappen och acceptera sedan. Tally skapar en enda säkerhetskopia med filtillägget .tbk — den här filen är hela företaget. Spara den på en pennenhet eller en överföringsmapp; filnamnet bär normalt företagsnamnet, så att klienten kan identifiera det utan att öppna Tally.

Skicka filen som det är affären – därför att det är

Denna .tbk-fil innehåller kundens fullständiga konton: varje reskontra- och partisaldo, varje verifikation som någonsin har angetts, kund- och leverantörsinformation, GSTIN och bankuppgifter registrerade i böckerna. Behandla överföringen med samma försiktighet som att lämna över kassaboken, och använd endast en pålitlig väg.

Sätt säkerhetskopian i ett lösenordsskyddat arkiv först – till exempel en 7-Zip-fil med AES-256-kryptering och ett riktigt lösenord (en vanlig zip ger ingen säkerhet alls). Skicka arkivet via en kanal och lösenordet genom en annan: filen via e-post, enhetslänk eller penna, lösenordet via telefonsamtal eller meddelande. I den här videons konfiguration nås klientsystemet via TSPlus - lämna över filen i det arbetsarrangemanget eller över ditt eget kontorsnätverk, aldrig genom en offentlig fildelningslänk. Kontrollera slutligen att den mottagna filstorleken matchar originalet innan klienten försöker återställa den.

Återställ på klientdatorn — samma version eller nyare

På klientens dator går säkerhetskopian tillbaka in genom Tallys egen återställning. I TallyPrime trycker du på Alt + Y och väljer Återställ; i Tally.ERP 9 trycker du på Alt + F3 och väljer Återställ. Peka på Tally på .tbk-filen och acceptera — Tally visar företagsnamnet som är lagrat i säkerhetskopian först, så kontrollera att det verkligen är företaget du förväntade dig. Om Tally erbjuder sig att migrera eller skriva om data när du öppnar den, acceptera på denna återställda kopia; du håller fortfarande den ursprungliga säkerhetskopian orörd om något går fel.

Versionsregeln avgör om detta fungerar alls: återställ endast till samma Tally-version eller en nyare. Tally-data migreras bara framåt – en säkerhetskopia som tagits från en nyare version kan inte återställas till en äldre version, och en TallyPrime-säkerhetskopia kan inte gå tillbaka till ERP 9. Om klientdatorn kör en äldre version, uppdatera Tally på den datorn först, från den officiella Tally Solutions-webbplatsen.

Verifiera innan du säger Klar

En återställning som "slutförts" är inte ett bevis på att data är rätt - "återställningen har slutförts framgångsrikt" betyder bara att filer skrevs. Lägg två minuter på att bevisa att böckerna är korrekta, medan den ursprungliga säkerhetskopian och den orörda källdatorn båda fortfarande finns att falla tillbaka på.

Öppna provbalansen på båda datorerna under samma period och matcha totalsummorna – de måste gå med på paisan. Kontrollera Dagboken: det senaste kupongnumret, dess datum och kupongantalet för den sista arbetsdagen bör matcha källdatorn. Öppna två eller tre kända kuponger - månadens största försäljning, en nyligen genomförd betalning - och bekräfta att beloppen och berättelserna är intakta. Bekräfta slutligen företagets identitet: namn, räkenskapsår och böckernas startdatum är de som förväntas. Anteckna de tre matchade siffrorna (totalt provsaldo, sista verifikation, period) i överlämnandet till klienten – den korta anteckningen är ditt bevis på att överföringen verifierades.

Endast en livekopia — Rensa sedan upp

När klienten har bekräftat att återställningen är verifierad, tar du bort transitkopiorna: e-postbilagan, chattkopian, filen med delad länk – och upphör delningslänken om en sådan användes. Lämna aldrig oskyddade kopior av en kunds konton i nedladdningsmappar, e-postkorgar och chatthistorik efteråt. Behåll exakt en märkt arkivkopia på varje sida, lagrad avsiktligt – inte fem bortglömda exemplar utspridda över maskiner.