Synology Drive Collaboration & PC Backup

Installera Synology Drive Server på NAS:en

Synology Drive Server är ett gratis paket i Package Center på NAS:en, och den installerar tre delar som du bör känna till vid namn: Synology Drive Admin Console — där administratören aktiverar mappar, ställer in versionshantering och övervakar anslutna klienter; Synology Drive — webbportalen där personal öppnar filer i en webbläsare; och Synology Drive ShareSync — verktyget som håller två Synology NAS-enheter synkroniserade med varandra.

Installera den på NAS-enheten först innan du rör vid någon dator. Allt annat i den här guiden hänger på dessa tre delar.

Vänd delade mappar till teammappar

Drive uppfinner inte nytt lagringsutrymme – det uppgraderar de delade mappar du redan har. Skapa en delad mapp per avdelning eller projekt — i denna inställning: Projects, Accounts och Design Files — öppna sedan Synology Drive Admin Console > Teammapp, välj mappen och klicka på Aktivera.

I samma ögonblick, ställ in versionskontroll: aktivera det, behåll upp till 32 versioner av varje fil och välj Intelversioning-rotation, så att versionsbudgeten sprids över dagar och veckor istället för att ätas upp av en hektisk eftermiddag. Att aktivera versionshantering senare innebär att historiken du behövde igår aldrig registrerades – det är därför den är påslagen från dag ett.

Ge åtkomst genom användare och grupper

Varje anställd får sitt eget DSM-konto, och konton delas in i grupper — Accounts Team, Design Team, och så vidare. Teammappbehörigheter ges sedan till grupper, inte till individer.

Det här känns långsamt på dag ett och sparar dig på varje dag efteråt: när någon byter avdelning eller lämnar byter du ett gruppmedlemskap istället för att leta igenom tjugo mappar. Och med en delad kontorsinloggning kan du aldrig svara på den enklaste frågan - vem har ändrat den här filen?

Installera Synology Drive Client på alla datorer

På varje dator installerar du Synology Drive Client (från Synologys nedladdningscenter) och loggar in med NAS-adressen och den personens eget konto. Det är klienten som gör båda jobben i den här guiden – synkronisering av delat arbete och säkerhetskopiering av datorn – så installera den en gång, korrekt, per person.

På kontoret är den lokala NAS-adressen snabbast, och klienten synkroniserar över ditt lokala nätverk med full LAN-hastighet – inget internet behövs när alla är på kontoret.

Skapa en synkroniseringsuppgift för teamsamarbete

Skapa en Synkroniseringsuppgift inuti klienten och anslut den till teammapparna. En synkroniseringsuppgift är tvåvägs: det som teamet redigerar ser alla – och kom ihåg att radering här raderas överallt, vilket är exakt varför versionshantering aktiverades i steg 2.

En ärlig gräns för samarbete: för vanliga filer som Word, Excel eller designfiler låser Drive inte filen eller sammanfogar redigeringar – om två personer sparar samma fil samtidigt vinner en version och den andra kan bli en kopia i konflikt. Så på delade dokument redigerar en person åt gången. Endast dokument skapade i Synology Office stöder sann simultan redigering.

Skapa en separat säkerhetskopieringsuppgift för varje dator

Skapa nu den andra, annorlunda uppgiften i samma klient: en Säkerhetskopieringsuppgift. Rikta den mot datorns egna mappar — Desktop, Documents och andra lokala mappar som är viktiga. En säkerhetskopieringsuppgift är enkelriktad: filer går upp till NAS:n och stannar där även om de raderas på datorn.

En uppgiftstyp kan inte göra den andras jobb. Om en PC:s enda skydd är en synkroniseringsuppgift, synkroniseras en radering – eller en ransomware-attack – även troget till NAS:en. Säkerhetskopieringsuppgiften plus de versioner som finns på NAS:en är det som faktiskt skyddar varje PC.

Dela länkar med regler

Drive låter alla användare skapa en delningslänk för en fil – praktiskt för att skicka en stor fil till en klient, riskabelt när det blir standardsättet att arbeta. Ställ in huspolicyn i administratörskonsolen: intern delning fritt, offentliga länkar lösenordsskyddade med ett utgångsdatum och länkdelning inaktiverad helt i känsliga mappar som konton och HR. Arbete som delas som länkar undkommer din mappstruktur och dina behörigheter, så länkar är till för att skicka ut, inte för att arbeta in.