การทำงานร่วมกันของ Synology Drive และการสำรองข้อมูลพีซี

ติดตั้งเซิร์ฟเวอร์ Synology Drive บน NAS

Synology Drive Server เป็นแพ็คเกจฟรีใน Package Center บน NAS และติดตั้งสามส่วนที่คุณควรรู้ด้วยชื่อ: คอนโซลผู้ดูแลระบบ Synology Drive — โดยที่ผู้ดูแลระบบเปิดใช้งานโฟลเดอร์ ตั้งค่าการกำหนดเวอร์ชัน และดูไคลเอนต์ที่เชื่อมต่อ; Synology Drive — เว็บพอร์ทัลที่พนักงานเปิดไฟล์ในเบราว์เซอร์ และ Synology Drive ShareSync — เครื่องมือที่ช่วยให้ Synology NAS สองเครื่องซิงค์กัน

ติดตั้งบน NAS ก่อน ก่อนที่จะสัมผัสพีซีเครื่องใดก็ได้ ส่วนอื่นๆ ในคู่มือนี้จะไม่เกี่ยวข้องกับสามส่วนนี้

เปลี่ยนโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกันให้เป็นโฟลเดอร์ของทีม

ไดรฟ์ไม่ได้สร้างพื้นที่จัดเก็บข้อมูลใหม่ แต่จะอัปเกรดโฟลเดอร์ที่แชร์ที่คุณมีอยู่แล้ว สร้างโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกันหนึ่งโฟลเดอร์ต่อแผนกหรือโปรเจ็กต์ — ในการตั้งค่านี้: Projects, Accounts และ Design Files — จากนั้นเปิด คอนโซลผู้ดูแลระบบ Synology Drive > โฟลเดอร์ทีม เลือกโฟลเดอร์แล้วคลิก เปิดใช้งาน

ในขณะเดียวกันนี้ ให้ตั้งค่า การควบคุมเวอร์ชัน: เปิดใช้งาน เก็บแต่ละไฟล์ได้สูงสุด 32 เวอร์ชัน และเลือกการหมุนเวียน Intelliversioning ดังนั้นงบประมาณเวอร์ชันจะกระจายไปตามวันและสัปดาห์ แทนที่จะถูกกินในช่วงบ่ายอันวุ่นวาย การเปิดเวอร์ชันในภายหลังหมายความว่าประวัติที่คุณต้องการเมื่อวานไม่เคยถูกบันทึกไว้ นั่นคือสาเหตุที่เปิดตั้งแต่วันแรก

ให้สิทธิ์การเข้าถึงผ่านผู้ใช้และกลุ่ม

พนักงานทุกคนมีบัญชี DSM ของตัวเอง และบัญชีจะแบ่งออกเป็นกลุ่ม — Accounts Team, Design Team และอื่นๆ จากนั้นสิทธิ์โฟลเดอร์ทีมจะมอบให้กับ กลุ่ม ไม่ใช่สำหรับบุคคล

สิ่งนี้จะรู้สึกช้าในวันแรกและช่วยให้คุณประหยัดได้ทุกวันหลังจากนั้น: เมื่อมีคนเปลี่ยนแผนกหรือลาออก คุณจะเปลี่ยนสมาชิกกลุ่มหนึ่งคน แทนที่จะต้องค้นหาโฟลเดอร์ถึงยี่สิบโฟลเดอร์ และด้วยการเข้าสู่ระบบสำนักงานที่ใช้ร่วมกัน คุณจะไม่มีทางตอบคำถามที่ง่ายที่สุดได้ — ใครเป็นผู้เปลี่ยนแปลงไฟล์นี้

ติดตั้ง Synology Drive Client บนพีซีทุกเครื่อง

บนคอมพิวเตอร์แต่ละเครื่อง ให้ติดตั้ง Synology Drive Client (จากศูนย์ดาวน์โหลดของ Synology) และลงชื่อเข้าใช้ด้วยที่อยู่ NAS และบัญชีของตัวเองของบุคคลนั้น ไคลเอนต์คือสิ่งที่ทำหน้าที่ทั้งสองงานในคู่มือนี้ — การซิงค์งานที่แชร์และการสำรองข้อมูลพีซี — ดังนั้นให้ติดตั้งหนึ่งครั้งอย่างถูกต้องต่อคน

ในสำนักงาน ที่อยู่ NAS ในเครื่องจะเร็วที่สุด และไคลเอ็นต์จะซิงค์ผ่านเครือข่ายท้องถิ่นของคุณด้วยความเร็ว LAN สูงสุด — ไม่ต้องใช้อินเทอร์เน็ตในขณะที่ทุกคนอยู่ในสำนักงาน

สร้างงานการซิงค์สำหรับการทำงานร่วมกันเป็นทีม

ภายในไคลเอนต์ สร้างงานซิงค์และเชื่อมต่อกับโฟลเดอร์ทีม งานการซิงค์เป็นแบบสองทาง: สิ่งที่ทีมแก้ไขทุกคนเห็น และอย่าลืมว่าการลบที่นี่จะลบทุกที่ ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมการเปิดเวอร์ชันในขั้นตอนที่ 2

ข้อจำกัดที่แท้จริงประการหนึ่งสำหรับการทำงานร่วมกัน: สำหรับไฟล์ปกติ เช่น Word, Excel หรือไฟล์การออกแบบ ไดรฟ์จะไม่ล็อกไฟล์หรือรวมการแก้ไข หากคนสองคนบันทึกไฟล์เดียวกันพร้อมกัน เวอร์ชันหนึ่งชนะ และอีกเวอร์ชันหนึ่งอาจกลายเป็นสำเนาที่ขัดแย้งกัน ดังนั้นในเอกสารที่แชร์ บุคคลหนึ่งคนจะแก้ไขในแต่ละครั้ง เฉพาะเอกสารที่สร้างใน Synology Office เท่านั้นที่รองรับการแก้ไขพร้อมกันอย่างแท้จริง

สร้างงานสำรองข้อมูลแยกต่างหากสำหรับพีซีทุกเครื่อง

ตอนนี้ให้สร้างงานที่สองที่แตกต่างกันในไคลเอนต์เดียวกัน: งานสำรองข้อมูล ชี้ไปที่โฟลเดอร์ของพีซี — Desktop, Documents และโฟลเดอร์ในเครื่องอื่นๆ ที่มีความสำคัญ งานสำรองข้อมูลเป็นแบบทางเดียว: ไฟล์จะถูกส่งไปยัง NAS และคงอยู่ที่นั่นแม้ว่าจะถูกลบบนพีซีก็ตาม

งานประเภทหนึ่งไม่สามารถทำงานของอีกประเภทหนึ่งได้ หากการป้องกันเพียงอย่างเดียวของพีซีคืองานซิงค์ การลบหรือการโจมตีแรนซัมแวร์ก็จะซิงค์กับ NAS อย่างซื่อสัตย์เช่นกัน งานสำรองข้อมูล รวมถึงเวอร์ชันที่เก็บไว้ใน NAS คือสิ่งที่ปกป้องพีซีแต่ละเครื่องอย่างแท้จริง

แชร์ลิงก์ด้วยกฎเกณฑ์

ไดรฟ์ช่วยให้ผู้ใช้สร้างลิงก์สำหรับแชร์ไฟล์ได้ ซึ่งสะดวกสำหรับการส่งไฟล์ขนาดใหญ่ไปยังไคลเอ็นต์ ซึ่งมีความเสี่ยงเมื่อกลายเป็นวิธีการทำงานเริ่มต้น กำหนดนโยบายเฮาส์ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ: การแชร์ภายในอย่างอิสระ ลิงก์สาธารณะ ป้องกันด้วยรหัสผ่านพร้อมวันหมดอายุ และการแชร์ลิงก์ถูกปิดใช้งานโดยสิ้นเชิงในโฟลเดอร์ที่ละเอียดอ่อน เช่น บัญชีและ HR งานที่แชร์เป็นลิงก์จะหนีจากโครงสร้างโฟลเดอร์และการอนุญาตของคุณ ดังนั้นลิงก์มีไว้เพื่อออก ไม่ใช่สำหรับทำงานใน