Експорт даних Tally на клієнтський ПК

Закрийте компанію, перш ніж торкнутися даних

Кожна безпечна передача починається однаково: завершіть записи дня, потім закрийте компанію та повністю вийдіть із Tally на вихідному ПК. Натисніть Alt + F1 або використовуйте Shut Company, щоб закрити компанію, а потім повністю вийдіть із шлюзу Tally — Tally не має працювати у фоновому режимі.

Резервне копіювання, створене під час введення ваучерів, може пропустити останні записи, а копіювання даних, коли компанія відкрита, є найпоширенішим способом пошкодження даних Tally. Тридцять секунд терпіння тут заощадить години ремонту пізніше. Перш ніж рухатися далі, запам’ятайте точну назву компанії та номер її папки з даними, які відображаються на екрані вибору компанії — ви використаєте обидва, щоб перевірити правильну компанію, яка прибула з іншого боку.

Візьміть резервну копію з Inside Tally

Не починайте з копіювання папок. Tally має вбудовану резервну копію, яка пакує компанію, як вона є, в один портативний файл — і цей файл є тим, що ви передаєте.

У TallyPrime натисніть Alt + Y (меню "Дані") і виберіть Резервне копіювання. У Tally.ERP 9 у шлюзі Tally натисніть Alt + F3 (Інформація про компанію) і виберіть Резервне копіювання. Виберіть компанію та папку призначення, а потім прийміть. Tally створює єдиний файл резервної копії з розширенням .tbk — цей один файл є повною компанією. Збережіть його на флеш-накопичувачі або в папці для перенесення; назва файлу зазвичай містить назву компанії, тому клієнт може ідентифікувати його, не відкриваючи Tally.

Надішліть файл так, ніби це бізнес — тому що він є

Цей файл .tbk містить повні облікові записи клієнта: кожну бухгалтерську книгу та партійний баланс, кожен введений ваучер, інформацію про клієнтів і постачальників, GSTIN і банківські реквізити, записані в книгах. Ставтеся до переказу так само обережно, як до передачі касової книги, і використовуйте лише надійний шлях.

Спочатку помістіть резервну копію в архів, захищений паролем — наприклад, файл 7-Zip із шифруванням AES-256 і справжнім паролем (звичайний zip-архів не забезпечує жодної безпеки). Надішліть архів одним каналом, а пароль іншим: файл електронною поштою, посиланням на диск чи ручкою, пароль телефонним дзвінком чи повідомленням. У налаштуваннях цього відео клієнтська система доступна через TSPlus — передавайте файл у межах цієї робочої організації або через власну офісну мережу, а не через загальнодоступне посилання для обміну файлами. Насамкінець переконайтеся, що розмір отриманого файлу відповідає оригінальному, перш ніж клієнт спробує його відновити.

Відновити на клієнтському ПК — та сама версія або новіша

На машині клієнта резервна копія повертається через власне відновлення Tally. У TallyPrime натисніть Alt + Y і виберіть Відновити; у Tally.ERP 9 натисніть Alt + F3 і виберіть Відновити. Наведіть Tally на файл .tbk і прийміть — Tally спочатку покаже назву компанії, збережену в резервній копії, тож перевірте, чи справді це та компанія, яку ви очікували. Якщо Tally пропонує перенести або переписати дані під час їх відкриття, прийміть цю відновлену копію; якщо щось піде не так, вихідний файл резервної копії залишиться недоторканим.

Правило версії вирішує, чи це взагалі працює: відновити лише до того самого випуску Tally або новішого. Дані Tally переносяться лише вперед — резервну копію, взяту з новішого випуску, не можна відновити в старішому випуску, а резервну копію TallyPrime не можна повернутися до ERP 9. Якщо на клієнтському ПК працює старіша версія, спочатку оновіть Tally на цьому ПК з офіційного веб-сайту Tally Solutions.

Перевірте, перш ніж сказати "Готово"

Відновлення, яке "завершено", не є доказом правильності даних — "відновлення успішно завершено" лише означає, що файли були записані. Витратьте дві хвилини на те, щоб підтвердити правильність книг, поки оригінальна резервна копія та недоторканий вихідний комп’ютер все ще залишаться там, щоб повернутися до них.

Відкрийте Пробний баланс на обох комп’ютерах за той самий період і порівняйте загальні суми — вони повинні погоджуватися з пайзою. Перевірте Книгу днів: номер останнього ваучера, його дата та кількість ваучерів за останній робочий день мають відповідати вихідному ПК. Відкрийте два-три відомі ваучери — найбільший розпродаж місяця, нещодавній платіж — і переконайтеся, що суми та описи не змінені. Нарешті підтвердьте ідентичність компанії: назва, фінансовий рік і дата початку книг є очікуваними. Запишіть три відповідні цифри (загальний пробний баланс, останній ваучер, період) у повідомленні про передачу клієнту — ця коротка нотатка є вашим доказом підтвердження переказу.

Лише одна оперативна копія — потім очищення

Після того, як клієнт підтвердить, що відновлення підтверджено, видаліть транзитні копії: вкладення електронної пошти, копію чату, файл спільного посилання — і скасуйте термін дії посилання для спільного доступу, якщо воно використовувалося. Ніколи не залишайте незахищені копії облікових записів клієнтів у папках завантажень, скриньках електронної пошти та історії чатів. Зберігайте рівно одну архівну копію з мітками з кожного боку, збережену навмисно, а не п’ять забутих копій, розкиданих по машинах.