Synology Drive Collaboration & PC Backup

Установіть Synology Drive Server на NAS

Сервер Synology Drive — це безкоштовний пакет у Package Center на NAS, і він інсталює три частини, які ви повинні знати за іменами: Synology Drive Admin Console — де адміністратор вмикає папки, установлює версії та спостерігає за підключеними клієнтами; Synology Drive — веб-портал, де співробітники відкривають файли в браузері; і Synology Drive ShareSync — інструмент, який забезпечує синхронізацію двох пристроїв Synology NAS один з одним.

Спочатку встановіть його на NAS, перш ніж торкатися будь-якого ПК. Усе інше в цьому посібнику залежить від цих трьох частин.

Перетворіть спільні папки на командні папки

Диск не винаходить нового сховища — він оновлює спільні папки, які у вас уже є. Створіть одну спільну папку для кожного відділу або проекту — у такому налаштуванні: Projects, Accounts та Design Files — потім відкрийте Консоль адміністратора Synology Drive > Командна папка, виберіть папку та натисніть Увімкнути.

Тоді ж встановіть контроль версій: увімкніть його, зберігайте до 32 версій кожного файлу та виберіть ротацію Intelliversioning, щоб бюджет версій розподілявся на дні й тижні, а не був з’їдений за один зайнятий день. Увімкнення керування версіями пізніше означає, що історія, яка вам потрібна була вчора, ніколи не записувалася — тому її ввімкнено з першого дня.

Надання доступу через користувачів і групи

Кожен співробітник отримує власний обліковий запис DSM, а облікові записи об’єднуються в групи — Accounts Team, Design Team тощо. Тоді дозволи на папку групи надаються групам, а не окремим особам.

Це виглядає повільно в перший день і економить вас щодня: коли хтось змінює відділ або йде, ви змінюєте членство в одній групі замість того, щоб шукати двадцять папок. І зі спільним входом до офісу ви ніколи не зможете відповісти на найпростіше запитання — хто змінив цей файл?

Установіть клієнт Synology Drive на кожному ПК

На кожному комп’ютері встановіть Synology Drive Client (із центру завантажень Synology) і ввійдіть, використовуючи адресу NAS і власний обліковий запис цієї особи. Клієнт — це те, що виконує обидві завдання цього посібника — синхронізацію спільної роботи та резервне копіювання ПК — тому встановіть його один раз, правильно, кожному.

В офісі локальна адреса NAS є найшвидшою, а клієнт синхронізується через вашу локальну мережу на повній швидкості локальної мережі — Інтернет не потрібен, поки всі в офісі.

Створіть завдання синхронізації для командної співпраці

Усередині клієнта створіть Завдання синхронізації та підключіть його до командних папок. Завдання синхронізації є двостороннім: те, що редагує команда, бачать усі — і пам’ятайте, видалення тут видаляє всюди, саме тому керування версіями було ввімкнено на кроці 2.

Одна чесна межа для співпраці: для звичайних файлів, як-от Word, Excel або файлів дизайну, Диск не блокує файл і не об’єднує редагування — якщо двоє людей одночасно зберігають той самий файл, одна версія виграє, а інша може стати конфліктною копією. Таким чином, спільні документи редагує одна особа за раз. Справжнє одночасне редагування підтримують лише документи, створені в Synology Office.

Створіть окреме завдання резервного копіювання для кожного ПК

Тепер створіть друге інше завдання в тому самому клієнті: Завдання резервного копіювання. Направте його на власні папки ПК — Desktop, Documents та інші важливі локальні папки. Завдання резервного копіювання є одностороннім: файли надходять до NAS і залишаються там, навіть якщо їх видалено на ПК.

Один тип завдань не може виконувати роботу іншого. Якщо єдиним захистом ПК є завдання синхронізації, видалення — або атака програм-вимагачів — також точно синхронізується з NAS. Завдання резервного копіювання, а також версії, що зберігаються на NAS, ось що насправді захищає кожен ПК.

Поділитися посиланнями з правилами

Диск дозволяє будь-якому користувачеві створити посилання для спільного доступу до файлу — це зручно для надсилання великого файлу клієнту, ризиковано, коли це стає способом роботи за умовчанням. Встановіть домашню політику в Консолі адміністратора: вільний внутрішній доступ, загальнодоступні посилання захищені паролем із терміном дії та повне вимкнення спільного використання посилань у конфіденційних папках, таких як облікові записи та відділ кадрів. Робота, надіслана як посилання, виходить за межі вашої структури папок і ваших дозволів, тому посилання призначені для надсилання назовні, а не для роботи в.