کلائنٹ پی سی میں ٹیلی ڈیٹا ایکسپورٹ کریں۔

ڈیٹا کو چھونے سے پہلے کمپنی کو بند کر دیں

ہر محفوظ منتقلی اسی طرح شروع ہوتی ہے: دن کے اندراجات کو ختم کریں، پھر کمپنی کو بند کریں اور سورس پی سی پر مکمل طور پر Tally سے باہر نکلیں۔ Alt + F1 دبائیں یا کمپنی کو بند کرنے کے لیے شٹ کمپنی کا استعمال کریں، پھر گیٹ وے آف ٹیلی سے مکمل طور پر باہر نکلیں — ٹیلی کو پس منظر میں نہیں چلنا چاہیے۔

واؤچرز کے ٹائپ کیے جانے کے دوران بنایا گیا بیک اپ آخری اندراجات کو چھوٹ سکتا ہے، اور کمپنی کے کھلے ہونے کے دوران ڈیٹا کاپی کرنا لوگوں کا Tally ڈیٹا کو خراب کرنے کا سب سے عام طریقہ ہے۔ یہاں تیس سیکنڈ کا صبر بعد میں مرمت کے گھنٹوں کو بچاتا ہے۔ اس سے پہلے کہ آپ آگے بڑھیں، کمپنی کا صحیح نام اور اس کے ڈیٹا فولڈر نمبر کو نوٹ کریں، جو کمپنی کو سلیکٹ اسکرین پر دکھایا گیا ہے — آپ دونوں کو یہ چیک کرنے کے لیے استعمال کریں گے کہ دوسری طرف صحیح کمپنی آئی ہے۔

اندر ٹیلی سے بیک اپ لیں

فولڈرز کاپی کرکے شروع نہ کریں۔ Tally میں ایک بلٹ ان بیک اپ ہے جو کمپنی کو بالکل اسی طرح پیک کرتا ہے جیسے کہ ایک پورٹیبل فائل میں ہے — اور وہ فائل وہی ہے جو آپ کے حوالے کر دیتے ہیں۔

TallyPrime میں، Alt + Y دبائیں (ڈیٹا مینو) اور بیک اپ کو منتخب کریں۔ Tally.ERP 9 میں، گیٹ وے آف ٹیلی سے Alt + F3 (کمپنی کی معلومات) دبائیں اور بیک اپ کو منتخب کریں۔ کمپنی اور منزل کا فولڈر منتخب کریں، پھر قبول کریں۔ Tally .tbk ایکسٹینشن کے ساتھ ایک بیک اپ فائل بناتا ہے — یہ ایک فائل مکمل کمپنی ہے۔ اسے پین ڈرائیو یا ٹرانسفر فولڈر میں محفوظ کریں۔ فائل کا نام عام طور پر کمپنی کا نام رکھتا ہے، لہذا کلائنٹ Tally کھولے بغیر اس کی شناخت کر سکتا ہے۔

فائل بھیجیں جیسے یہ کاروبار ہے — کیونکہ یہ ہے

وہ ایک .tbk فائل کلائنٹ کے مکمل اکاؤنٹس پر مشتمل ہے: ہر لیجر اور پارٹی بیلنس، ہر واؤچر جو اب تک درج کیا گیا ہے، کسٹمر اور سپلائر کی تفصیلات، GSTINs اور بینک کی تفصیلات کتابوں میں درج ہیں۔ کیش بک کے حوالے کرنے کی طرح ہی منتقلی کا علاج کریں، اور صرف ایک قابل اعتماد راستہ استعمال کریں۔

بیک اپ کو پہلے پاس ورڈ سے محفوظ شدہ آرکائیو میں رکھیں — مثال کے طور پر AES-256 انکرپشن کے ساتھ ایک 7-زپ فائل اور ایک حقیقی پاس ورڈ (ایک سادہ زپ بالکل بھی سیکیورٹی کا اضافہ نہیں کرتی)۔ آرکائیو کو ایک چینل کے ذریعے اور پاس ورڈ کسی دوسرے کے ذریعے بھیجیں: فائل بذریعہ ای میل، ڈرائیو لنک یا پین ڈرائیو، پاس ورڈ بذریعہ فون کال یا پیغام۔ اس ویڈیو کے سیٹ اپ میں کلائنٹ سسٹم کو TSPlus کے ذریعے پہنچایا جاتا ہے — فائل کو اس ورکنگ ارینجمنٹ کے اندر یا اپنے دفتر کے نیٹ ورک کے حوالے کریں، عوامی فائل شیئرنگ لنک کے ذریعے کبھی نہیں۔ آخر میں، تصدیق کریں کہ موصولہ فائل کا سائز اصل سے میل کھاتا ہے اس سے پہلے کہ کلائنٹ اسے بحال کرنے کی کوشش کرے۔

کلائنٹ پی سی پر بحال کریں — وہی ورژن یا جدید تر

کلائنٹ کی مشین پر بیک اپ Tally کی اپنی بحالی کے ذریعے واپس چلا جاتا ہے۔ TallyPrime میں، Alt + Y دبائیں اور بحال کریں کو منتخب کریں؛ Tally.ERP 9 میں، Alt + F3 دبائیں اور بحال کریں کو منتخب کریں۔ Tally کو .tbk فائل کی طرف اشارہ کریں اور قبول کریں — Tally پہلے بیک اپ کے اندر اسٹور کردہ کمپنی کا نام دکھاتا ہے، لہذا چیک کریں کہ یہ واقعی وہی کمپنی ہے جس کی آپ کو توقع تھی۔ اگر Tally ڈیٹا کو کھولنے کے دوران اسے منتقل کرنے یا دوبارہ لکھنے کی پیشکش کرتا ہے، تو اس بحال شدہ کاپی کو قبول کریں؛ اگر کچھ غلط ہو جاتا ہے تو آپ اصل بیک اپ فائل کو ابھی تک چھوا نہیں رکھتے۔

ورژن کا اصول فیصلہ کرتا ہے کہ آیا یہ بالکل کام کرتا ہے: صرف اسی ٹیلی ریلیز یا کسی نئے میں بحال کریں۔ Tally ڈیٹا صرف آگے منتقل ہوتا ہے — نئی ریلیز سے لیا گیا بیک اپ پرانی ریلیز میں بحال نہیں کیا جا سکتا، اور TallyPrime بیک اپ ERP 9 میں واپس نہیں جا سکتا۔ اگر کلائنٹ پی سی پرانی ریلیز چلاتا ہے تو پہلے اس PC پر Tally کو اپ ڈیٹ کریں، سرکاری Tally Solutions ویب سائٹ سے۔

ہو گیا کہنے سے پہلے تصدیق کریں

ایک بحالی کہ "مکمل" ڈیٹا کے صحیح ہونے کا ثبوت نہیں ہے - "بحال کامیابی سے مکمل ہو گیا" کا مطلب صرف فائلیں لکھی گئی تھیں۔ کتابوں کے درست ہونے کو ثابت کرنے کے لیے دو منٹ صرف کریں، جبکہ اصل بیک اپ اور اچھوتا ذریعہ پی سی دونوں اب بھی واپس آنے کے لیے موجود ہیں۔

دونوں PCs پر ایک ہی مدت کے لیے ٹرائل بیلنس کھولیں اور بڑے ٹوٹل سے مماثل ہوں — ان کا پیسہ سے اتفاق کرنا چاہیے۔ دن کی کتاب کو چیک کریں: آخری واؤچر نمبر، اس کی تاریخ اور آخری کام کے دن کے واؤچر کی گنتی سورس پی سی سے مماثل ہونی چاہیے۔ دو یا تین معلوم واؤچرز کھولیں — مہینے کی سب سے بڑی فروخت، حالیہ ادائیگی — اور تصدیق کریں کہ رقم اور بیانات برقرار ہیں۔ آخر میں کمپنی کی شناخت کی تصدیق کریں: نام، مالی سال اور کتابوں کے آغاز کی تاریخ متوقع ہے۔ کلائنٹ کو ہینڈ اوور پیغام میں تین مماثل اعداد و شمار (ٹرائل بیلنس کل، آخری واؤچر، مدت) ریکارڈ کریں - یہ مختصر نوٹ آپ کا ثبوت ہے کہ منتقلی کی تصدیق کی گئی تھی۔

صرف ایک لائیو کاپی — پھر صاف کریں

ایک بار جب کلائنٹ اس بات کی تصدیق کر لیتا ہے کہ بحالی کی تصدیق ہو گئی ہے، ٹرانزٹ کاپیاں حذف کریں: ای میل منسلکہ، چیٹ کاپی، مشترکہ-لنک فائل — اور اگر کوئی استعمال کیا گیا ہو تو شیئرنگ لنک کی میعاد ختم کر دیں۔ ڈاؤن لوڈز فولڈرز، ای میل ان باکسز اور بعد میں چیٹ ہسٹری میں بیٹھے ہوئے کلائنٹ کے اکاؤنٹس کی غیر محفوظ کاپیاں کبھی نہ چھوڑیں۔ ہر طرف بالکل ایک لیبل شدہ آرکائیو کاپی رکھیں، جان بوجھ کر ذخیرہ کی جائیں — نہ کہ پانچ بھولی ہوئی کاپیاں مشینوں میں بکھری ہوئی ہوں۔