Xuất dữ liệu kiểm đếm sang PC khách

Đóng cửa công ty trước khi bạn chạm vào dữ liệu

Mọi lần chuyển giao an toàn đều bắt đầu theo cùng một cách: hoàn thành các mục nhập trong ngày, sau đó đóng cửa công ty và thoát hoàn toàn khỏi Tally trên PC nguồn. Nhấn Alt + F1 hoặc sử dụng Shut Company để đóng cửa công ty, sau đó thoát hoàn toàn khỏi Cổng Tally — Tally không được chạy ở chế độ nền.

Bản sao lưu được thực hiện trong khi chứng từ vẫn đang được nhập có thể bỏ lỡ các mục nhập cuối cùng và việc sao chép dữ liệu khi công ty mở cửa là cách phổ biến nhất mà mọi người làm hỏng dữ liệu Tally. Ba mươi giây kiên nhẫn ở đây giúp tiết kiệm hàng giờ sửa chữa sau này. Trước khi tiếp tục, hãy ghi lại tên chính xác của công ty và số thư mục dữ liệu của công ty đó, được hiển thị trên màn hình Chọn công ty — bạn sẽ sử dụng cả hai để kiểm tra xem đúng công ty đã đến ở phía bên kia.

Thực hiện sao lưu từ bên trong Tally

Đừng bắt đầu bằng cách sao chép các thư mục. Tally có một bản sao lưu tích hợp giúp gói gọn công ty, đúng như bản chất của nó, vào một tệp di động — và tệp đó là thứ bạn bàn giao.

Trong TallyPrime, nhấn Alt + Y (menu Dữ liệu) và chọn Sao lưu. Trong Tally.ERP 9, từ Cổng Tally nhấn Alt + F3 (Thông tin công ty) và chọn Sao lưu. Chọn công ty và thư mục đích, sau đó chấp nhận. Tally tạo một tệp sao lưu duy nhất có phần mở rộng .tbk — tệp này là công ty hoàn chỉnh. Lưu nó vào ổ bút hoặc thư mục truyền tải; tên tệp thường mang tên công ty nên khách hàng có thể xác định được mà không cần mở Tally.

Gửi tệp như thể đó là công việc — Bởi vì nó là như vậy

Tệp .tbk đó chứa toàn bộ tài khoản của khách hàng: mọi sổ cái và số dư của các bên, mọi chứng từ từng được nhập, thông tin chi tiết về khách hàng và nhà cung cấp, GSTIN và chi tiết ngân hàng được ghi trong sổ sách. Xử lý việc chuyển tiền cẩn thận như khi giao sổ quỹ tiền mặt và chỉ sử dụng tuyến đường đáng tin cậy.

Trước tiên hãy đặt bản sao lưu vào kho lưu trữ được bảo vệ bằng mật khẩu — ví dụ: tệp 7-Zip có mã hóa AES-256 và mật khẩu thực (một tệp zip đơn giản không tăng thêm tính bảo mật nào cả). Gửi bản lưu trữ qua một kênh và mật khẩu qua một kênh khác: tệp qua email, liên kết ổ đĩa hoặc ổ đĩa bút, mật khẩu qua cuộc gọi điện thoại hoặc tin nhắn. Trong thiết lập của video này, hệ thống máy khách được tiếp cận thông qua TSPlus - chuyển tệp trong cơ quan làm việc đó hoặc qua mạng văn phòng của riêng bạn, không bao giờ thông qua liên kết chia sẻ tệp công khai. Cuối cùng, hãy xác nhận kích thước tệp nhận được khớp với kích thước gốc trước khi khách hàng cố gắng khôi phục nó.

Khôi phục trên PC khách — Phiên bản tương tự hoặc mới hơn

Trên máy khách, bản sao lưu sẽ quay trở lại thông qua quá trình khôi phục của chính Tally. Trong TallyPrime, nhấn Alt + Y và chọn Khôi phục; trong Tally.ERP 9, nhấn Alt + F3 và chọn Khôi phục. Trỏ Tally vào tệp .tbk và chấp nhận — Tally hiển thị tên công ty được lưu bên trong bản sao lưu trước, vì vậy hãy kiểm tra xem đó có thực sự là công ty mà bạn mong đợi hay không. Nếu Tally đề nghị di chuyển hoặc ghi lại dữ liệu trong khi mở nó, hãy chấp nhận bản sao được khôi phục này; bạn vẫn giữ nguyên tập tin sao lưu gốc nếu có vấn đề gì xảy ra.

Quy tắc phiên bản quyết định xem điều này có hiệu quả hay không: chỉ khôi phục vào cùng bản phát hành Tally hoặc bản mới hơn. Dữ liệu kiểm đếm chỉ di chuyển về phía trước — không thể khôi phục bản sao lưu được lấy từ bản phát hành mới hơn vào bản phát hành cũ hơn và bản sao lưu TallyPrime không thể quay lại ERP 9. Nếu PC khách chạy bản phát hành cũ hơn, trước tiên hãy cập nhật Tally trên PC đó từ trang web chính thức của Tally Solutions.

Xác minh trước khi bạn nói xong

Việc khôi phục "hoàn thành" không phải là bằng chứng cho thấy dữ liệu đúng — "khôi phục hoàn tất thành công" chỉ có nghĩa là các tệp đã được ghi. Dành hai phút để chứng minh sách là chính xác, trong khi bản sao lưu ban đầu và PC nguồn chưa được xử lý vẫn còn đó để sử dụng lại.

Mở Số dư dùng thử trên cả hai PC trong cùng một khoảng thời gian và khớp với tổng số tiền — chúng phải đồng ý với số tiền paisa. Kiểm tra Sổ Ngày: số chứng từ cuối cùng, ngày của nó và số chứng từ cho ngày làm việc cuối cùng phải khớp với PC nguồn. Mở hai hoặc ba chứng từ đã biết - đợt giảm giá lớn nhất trong tháng, khoản thanh toán gần đây - và xác nhận số tiền cũng như lời tường thuật vẫn còn nguyên vẹn. Cuối cùng xác nhận danh tính công ty: tên, năm tài chính và ngày bắt đầu ghi sổ là những thông tin được mong đợi. Ghi lại ba số liệu trùng khớp (Tổng số dư dùng thử, chứng từ cuối cùng, kỳ) trong thông báo bàn giao cho khách hàng — ghi chú ngắn gọn đó là bằng chứng của bạn rằng giao dịch chuyển tiền đã được xác minh.

Chỉ một bản sao trực tiếp — Sau đó dọn sạch

Sau khi khách hàng xác nhận quá trình khôi phục đã được xác minh, hãy xóa các bản sao chuyển tiếp: tệp đính kèm email, bản sao trò chuyện, tệp liên kết chia sẻ — và làm hết hạn liên kết chia sẻ nếu một liên kết đã được sử dụng. Sau đó, đừng bao giờ để các bản sao tài khoản của khách hàng không được bảo vệ trong thư mục Tải xuống, hộp thư đến email và lịch sử trò chuyện. Giữ chính xác một bản sao lưu trữ được dán nhãn ở mỗi bên, được lưu trữ có chủ ý — không để năm bản bị lãng quên nằm rải rác trên các máy.