Cách kiểm soát việc sử dụng máy in bằng PaperCut ⚡
Không ai biết ai in những gì trong văn phòng của bạn và hóa đơn giấy cứ tăng lên. Hướng dẫn này thiết lập quản lý in PaperCut theo từng bước — đồng bộ hóa người dùng, chi phí trang, hạn ngạch, quy tắc in hai mặt và thang độ xám, phát hành an toàn và các báo cáo kết thúc mọi đối số.
📑Chương
- Vấn đề — việc in ấn văn phòng không được theo dõi và hóa đơn giấy ngày càng tăng
- Cài đặt PaperCut NG trên máy chủ in
- Mở bảng điều khiển dành cho quản trị viên và lần đăng nhập đầu tiên
- Đang đồng bộ hóa người dùng và nhóm từ thư mục của bạn
- Đặt chi phí trang cho mỗi máy in
- Hạn ngạch và số dư — ngân sách in ấn cho mọi người dùng
- Quy tắc in hai mặt và thang màu xám giúp tiết kiệm giấy và mực
- Phát hành an toàn — các trang chỉ xuất hiện khi chủ sở hữu ở bên máy in
- Báo cáo — chính xác ai đã in cái gì và khi nào
📋 Tổng quan & Hướng dẫn từng bước
Vấn đề — Không ai biết ai in cái gì
Ở hầu hết các văn phòng, mọi máy in dùng chung đều được mở rộng: bất kỳ ai cũng có thể in bất kỳ thứ gì, màu, một mặt, hàng trăm trang cùng một lúc. Không ai có thể trả lời câu hỏi đơn giản "ai đã in cái này?" — vì vậy hóa đơn giấy và mực in tăng lên hàng tháng và không ai phải chịu trách nhiệm. PaperCut khắc phục điều này bằng cách quản lý máy chủ in hiện tại của bạn và ghi lại, tính toán chi phí cũng như kiểm soát mọi công việc đi qua nó.
Cài đặt PaperCut NG trên Máy chủ In
Tải xuống PaperCut NG từ trang web chính thức của PaperCut (papercut.com) — có bản dùng thử miễn phí nên bạn có thể kiểm tra toàn bộ thiết lập trước khi mua giấy phép. Cài đặt nó trên máy chủ Windows hoặc PC lưu trữ hàng đợi in được chia sẻ của bạn: PaperCut cần đặt ở nơi quá trình in thực sự diễn ra và sau khi cài đặt, nó sẽ tự động phát hiện các máy in và hàng đợi trên máy đó.
Mở Bảng điều khiển dành cho quản trị viên và đăng nhập
Mọi hoạt động quản lý đều diễn ra trong bảng điều khiển dành cho quản trị viên dựa trên web. Mở nó trong trình duyệt bằng địa chỉ bên dưới, thay thế server-name bằng tên hoặc địa chỉ IP của máy chủ in của bạn và đăng nhập bằng tài khoản quản trị viên được tạo trong khi cài đặt:
http://server-name:9191Đồng bộ hóa người dùng và nhóm
PaperCut chỉ có thể tính phí lệnh in cho một người nếu nó biết người đó. Đi tới Tùy chọn → Đồng bộ hóa người dùng/nhóm và kết nối PaperCut với thư mục mà văn phòng của bạn đã sử dụng — Windows Active Directory, LDAP, Microsoft Entra ID (Azure AD) hoặc Google Workspace. Chạy đồng bộ hóa và PaperCut sẽ nhập mọi người dùng và nhóm, đồng thời cập nhật chúng theo lịch để những người tham gia mới tự động xuất hiện và những người rời khỏi ngừng in.
Đặt chi phí trang cho mỗi máy in
Mở tab Máy in và đặt chi phí mỗi trang cho mỗi máy in. Đây là nơi quyền kiểm soát trở thành tiền thật: một trang màu sẽ có giá cao hơn đáng kể so với một trang đen trắng và một máy in ảnh hoặc khổ lớn sẽ đắt hơn máy in văn phòng hàng ngày. Sau đó, mọi công việc sẽ được tính phí theo mức giá mà máy in thực sự sử dụng và người dùng sẽ thấy chi phí của những gì họ sắp in.
Cung cấp hạn ngạch cho người dùng
Khi người dùng được đồng bộ hóa và đặt chi phí trang, hãy cấp cho mỗi người dùng một tài khoản có số dư và hạn ngạch — ngân sách in cố định sẽ được nạp lại theo lịch trình (ví dụ: hàng tuần hoặc hàng tháng) hoặc được nạp theo cách thủ công. Khi hết số dư, việc in sẽ dừng cho đến lần nạp tiếp theo hoặc quản trị viên thêm tín dụng. Đối với việc in ấn thuộc về một dự án hoặc một bộ phận chứ không phải của một cá nhân, hãy tạo tài khoản dùng chung và cho phép người dùng tính phí công việc vào tài khoản dùng chung thay vì tài khoản của chính họ.
Áp dụng quy tắc song công và thang độ xám
Bây giờ hãy tự động cắt giảm chất thải. Trong Bộ lọc & Hạn chế của mỗi máy in, hãy áp dụng các quy tắc phù hợp với chính sách văn phòng của bạn: buộc in hai mặt (hai mặt) để tài liệu không bị xuất hiện một mặt và chuyển công việc màu sang thang độ xám trên các máy in không cần màu. Các quy tắc này được áp dụng âm thầm cho mọi công việc, do đó, việc tiết kiệm sẽ diễn ra mà không cần phụ thuộc vào việc mỗi người dùng phải nhớ thay đổi cài đặt in của mình.
Bật phát hành bản in an toàn
Theo mặc định, lệnh in sẽ được in ngay khi nó được gửi — và các trang nhạy cảm có thể nằm trong khay giấy ra để bất kỳ ai cũng có thể lấy. Hàng đợi giữ/nhả của PaperCut thay đổi rằng: công việc được giữ trên máy chủ và chỉ được giải phóng khi chủ sở hữu đứng trước máy in và giải phóng chúng, chẳng hạn như tại trạm phát hành. Với tính năng in Find-Me, người dùng gửi đến một hàng đợi chung và thực hiện công việc của họ tại bất kỳ máy in nào họ đến. Những công việc bị lãng quên không bao giờ được in ra, điều này sẽ tự loại bỏ toàn bộ danh mục giấy lãng phí.
Đọc báo cáo — Ai đã in cái gì
Cuối cùng, mở phần Báo cáo và nhật ký in. Mọi công việc đều được ghi lại với người dùng, máy in, số trang, chi phí và thời gian - vậy "ai đã in cái này?" không còn là đối số và trở thành tra cứu mười giây. Sử dụng các bản tóm tắt theo người dùng, nhóm hoặc máy in để phát hiện khối lượng in lớn nhất, lên lịch gửi báo cáo qua email và xem xét chúng hàng tháng: khi mọi người biết rằng bản in có thể nhìn thấy được, mức sử dụng thường giảm xuống thậm chí trước khi bạn thực thi một hạn mức duy nhất.
🏷️Topic Search Variables & Keywords
Hướng dẫn khắc phục sự cố và giải pháp từng bước - KIỂM SOÁT IN TRONG TỔ CHỨC. Phần trình diễn trên màn hình của Anshu kỹ thuật.
Không ai biết ai in những gì trong văn phòng của bạn và hóa đơn giấy ngày càng tăng. Thiết lập quản lý in PaperCut từng bước - đồng bộ hóa người dùng, chi phí trang, hạn ngạch, quy tắc in hai mặt và thang độ xám, phát hành an toàn và các báo cáo kết thúc mọi đối số.
(bản ghi kết thúc ở đây trên trang nguồn)
❓ Câu hỏi thường gặp
Hướng dẫn này có miễn phí 100% để làm theo không?
Đúng vậy! Tất cả hướng dẫn và phương pháp do Tech Anshu trình bày đều sử dụng tài nguyên giáo dục, hợp pháp và miễn phí.
Người mới bắt đầu có thể làm theo hướng dẫn này không?
Chắc chắn rồi! Mỗi bước đều được thể hiện trên màn hình với hướng dẫn chi tiết để mọi người có thể làm theo dễ dàng.
Tôi có thể đặt câu hỏi ở đâu nếu gặp khó khăn?
Hãy để lại nhận xét trực tiếp trên video YouTube và cộng đồng của chúng tôi cũng như Anshu kỹ thuật sẽ giúp bạn.
🚀 Xem hướng dẫn đầy đủ trên YouTube
🚀 Xem video hướng dẫn từng bước đầy đủ trên YouTube: https://www.youtube.com/watch?v=okbxZM8-rqs
Đăng ký Anshu kỹ thuật để được hỗ trợ CNTT, khắc phục sự cố Windows và quản lý máy chủ.
➡️ Xem toàn bộ video