Synology Drive Cộng tác & Sao lưu PC

Cài đặt máy chủ Synology Drive trên NAS

Synology Drive Server là một gói miễn phí trong Trung tâm gói trên NAS và cài đặt ba phần mà bạn nên biết theo tên: Bảng điều khiển dành cho quản trị viên Synology Drive — nơi quản trị viên kích hoạt các thư mục, đặt phiên bản và theo dõi các máy khách được kết nối; Synology Drive — cổng web nơi nhân viên mở tệp trong trình duyệt; và Synology Drive ShareSync — công cụ giúp hai thiết bị NAS Synology đồng bộ hóa với nhau.

Hãy cài đặt nó trên NAS trước khi chạm vào bất kỳ PC nào. Mọi thứ khác trong hướng dẫn này đều liên quan đến ba phần này.

Biến Thư mục dùng chung thành Thư mục nhóm

Drive không tạo ra bộ nhớ mới — nó nâng cấp các thư mục dùng chung mà bạn đã có. Tạo một thư mục dùng chung cho mỗi phòng ban hoặc dự án — trong thiết lập này: Projects, Accounts và Design Files — sau đó mở Bảng điều khiển dành cho quản trị viên Synology Drive > Thư mục nhóm, chọn thư mục và nhấp vào Bật.

Đồng thời, hãy đặt kiểm soát phiên bản: bật nó, duy trì tối đa 32 phiên bản của mỗi tệp và chọn xoay vòng Intelliversioning, để ngân sách phiên bản được trải đều trong nhiều ngày và nhiều tuần thay vì ngốn hết vào một buổi chiều bận rộn. Bật tính năng lập phiên bản sau có nghĩa là lịch sử bạn cần ngày hôm qua chưa bao giờ được ghi lại — đó là lý do tại sao tính năng này được bật từ ngày đầu tiên.

Cấp quyền truy cập thông qua người dùng và nhóm

Mỗi nhân viên đều có tài khoản DSM của riêng mình và các tài khoản sẽ được chia thành các nhóm — Accounts Team, Design Team, v.v. Sau đó, quyền của Thư mục nhóm sẽ được cấp cho nhóm chứ không phải cho cá nhân.

Điều này có vẻ chậm vào ngày đầu tiên và giúp bạn tiết kiệm chi phí mỗi ngày sau đó: khi ai đó thay đổi bộ phận hoặc rời đi, bạn thay đổi một thành viên nhóm thay vì tìm kiếm trong 20 thư mục. Và với thông tin đăng nhập văn phòng chia sẻ, bạn không bao giờ có thể trả lời câu hỏi đơn giản nhất — ai đã thay đổi tệp này?

Cài đặt Synology Drive Client trên mọi PC

Trên mỗi máy tính, cài đặt Synology Drive Client (từ Trung tâm tải xuống của Synology) và đăng nhập bằng địa chỉ NAS và tài khoản riêng của người đó. Máy khách sẽ thực hiện cả hai công việc của hướng dẫn này — đồng bộ hóa công việc được chia sẻ và sao lưu PC — vì vậy hãy cài đặt nó một lần, chính xác cho mỗi người.

Trong văn phòng, địa chỉ NAS cục bộ là nhanh nhất và máy khách đồng bộ hóa qua mạng cục bộ của bạn ở tốc độ mạng LAN tối đa — không cần Internet khi mọi người đều ở văn phòng.

Tạo tác vụ đồng bộ hóa để cộng tác nhóm

Bên trong ứng dụng khách, tạo Tác vụ đồng bộ hóa và kết nối nó với Thư mục nhóm. Nhiệm vụ đồng bộ hóa là hai chiều: những gì nhóm chỉnh sửa, mọi người đều nhìn thấy — và hãy nhớ rằng việc xóa ở đây sẽ xóa ở mọi nơi, đó chính xác là lý do tại sao tính năng lập phiên bản được bật ở Bước 2.

Một giới hạn trung thực cho việc cộng tác: đối với các tệp thông thường như Word, Excel hoặc tệp thiết kế, Drive không khóa tệp hoặc hợp nhất các chỉnh sửa — nếu hai người lưu cùng một tệp cùng một lúc thì một phiên bản sẽ thắng và phiên bản kia có thể trở thành bản sao xung đột. Vì vậy, trên các tài liệu được chia sẻ, mỗi lần một người sẽ chỉnh sửa. Chỉ những tài liệu được tạo trong Synology Office mới hỗ trợ chỉnh sửa đồng thời thực sự.

Tạo tác vụ sao lưu riêng cho mọi PC

Bây giờ, hãy tạo tác vụ thứ hai, khác trong cùng một ứng dụng khách: Tác vụ dự phòng. Trỏ nó vào các thư mục riêng của PC — Desktop, Documents và các thư mục cục bộ quan trọng khác. Tác vụ sao lưu là một chiều: các tệp sẽ được chuyển lên NAS và ở đó ngay cả khi chúng bị xóa trên PC.

Một loại nhiệm vụ không thể thực hiện được công việc của loại nhiệm vụ kia. Nếu biện pháp bảo vệ duy nhất của PC là tác vụ đồng bộ hóa thì việc xóa — hoặc tấn công bằng ransomware — cũng sẽ đồng bộ hóa một cách trung thực với NAS. Nhiệm vụ sao lưu, cộng với các phiên bản được lưu trên NAS, là những gì thực sự bảo vệ từng PC.

Chia sẻ liên kết với quy tắc

Drive cho phép bất kỳ người dùng nào tạo liên kết chia sẻ cho một tệp — tiện dụng khi gửi một tệp lớn tới khách hàng, nhưng rủi ro khi nó trở thành cách làm việc mặc định. Đặt chính sách nội bộ trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên: chia sẻ nội bộ một cách tự do, liên kết công khai được bảo vệ bằng mật khẩu với ngày hết hạn và chia sẻ liên kết bị vô hiệu hóa hoàn toàn trên các thư mục nhạy cảm như tài khoản và nhân sự. Công việc được chia sẻ dưới dạng các liên kết thoát khỏi cấu trúc thư mục và quyền của bạn, vì vậy các liên kết là để gửi đi chứ không phải để làm việc trong.