Adskil nemt personlige og virksomhedsdata i Outlook med dette enkle trick

Beslut hvor stærk muren skal være

Der er præcis to rene måder at adskille personlig og virksomhedsmail i Outlook, og videoen bygger opsætningen op omkring at vælge en af dem først. To Outlook-profiler er den hårde væg: personlig mail findes i én profil, kontormail i en anden, og Outlook indlæser kun én profil ad gangen – de to verdener deler aldrig en skærm, et søgefelt eller en Send-knap. Én profil med to konti og to datafiler er den praktiske væg: begge postkasser er synlige sammen, men hver konto har sin egen butik, sine egne mapper og sine egne regler.

Ingen af delene er forkerte. Profiler passer til alle, hvis kontor forbyder blanding, eller som bekymrer sig om at sende fejl. Én profil passer til folk, der virkelig bor i begge indbakker hele dagen. Trinene nedenfor følger profilruten, som videoen viser, med den datafildisciplin, som begge ruter afhænger af.

Opret to separate profiler

Profiler administreres uden for Outlook, i Windows Mail-appletten – selve Outlook skal lukkes først. Åbn Kontrolpanel → Mail (Microsoft Outlook) → Vis profiler. Din eksisterende profil rummer alt i dag; lad det være urørt indtil videre, fordi det bliver den ene side af splittelsen.

Klik på Tilføj, navngiv den nye profil noget indlysende som Kontor eller Personlig, og tilføj kun den sides e-mail-konto til den. Gentag for den anden verden, hvis du bygger begge dele fra bunden. Tilbage på profillisten skal du vælge Spørg om, at en profil skal bruges, så Outlook spørger, hvilken verden du vil have, hver gang den starter - den ene prompt er det, der forhindrer de to indbakker i at åbne sammen ved et uheld.

Giv hver verden sin egen datafil

Separation lever eller dør på datafilerne. IMAP-, Exchange- og Microsoft 365-konti får automatisk deres eget mappetræ og deres egen OST-fil, så den del er allerede adskilt. POP-konti er faren: de leverer ind i en PST-fil, og flere POP-konti kan stille og roligt dele én fil - som stille og roligt blander de to verdener sammen igen.

Åbn Fil → Kontoindstillinger → Datafiler, og brug Tilføj til at oprette én PST pr. verden - Office.pst og Personal.pst, præcis som videoen navngiver dem. PST-filer lever normalt i C:\Users\YourName\Documents\Outlook Files. Vælg derefter hver POP-konto, klik på Skift mappe, og peg den på sin egen datafil, så ny mail lander i den rigtige butik fra den første dag. Navngiv filer og topmapper tydeligt: ​​seks måneder fra nu vil Office og Personal stadig give mening; Outlook1.pst vil ikke.

To genveje – det simple trick

Dette er tricket i videoens titel. I stedet for at besvare profilprompten hver gang, giv hver verden sin egen skrivebordsgenvej, der starter Outlook direkte i den profil. Højreklik på skrivebordet, vælg Ny → Genvej, og brug dette mål til kontorverdenen:

Fil indgående e-mail automatisk med regler

Adskillelse bør ikke afhænge af din hukommelse ved 200 beskeder om dagen. Åbn Fil → Administrer regler og advarsler → Ny regel, start fra Anvend regel på beskeder, jeg modtager, og brug betingelsen gennem den angivne konto - hver besked, der kommer via kontorkontoen, kan flyttes, markeres eller kategoriseres i det øjeblik, den lander. Tilføj afsenderbaserede regler for de omstrejfende: banken skriver til din kontoradresse, chefen skriver til din personlige. Hold regellisten kort og ordnet; ti klare regler slår halvtreds overlappende.

Afslut jobbet — Søg, sikkerhedskopiering og telefonen

Tre finpudsninger gør adskillelsen ægte i stedet for kosmetisk. Søg: Indstil standardsøgningsomfanget til Aktuel postkasse under Fil → Indstillinger → Søg, så en hurtig søgning trækker aldrig personlige resultater ind i et kontorspørgsmål – eller omvendt – under en skærmdeling. Sikkerhedskopiering: sikkerhedskopier hver datafil til sin egen destination; en enkelt kombineret sikkerhedskopi blander stille og roligt det, du lige har adskilt, og personlige sikkerhedskopier bør ikke kun eksistere på virksomhedens lager. Telefon: behold den samme væg på mobilen – Outlook-appen til kontormail og en separat app (eller en Android-arbejdsprofil) til personlig, så notifikationer og konti aldrig blandes.