Madaling Paghiwalayin ang Personal at Corporate na Data sa Outlook gamit ang Simple Trick na Ito

Magpasya Kung Gaano Dapat Kalakas ang Pader

May eksaktong dalawang malinis na paraan upang paghiwalayin ang personal at pangkumpanyang mail sa Outlook, at binubuo ng video ang pag-setup sa pagpili muna ng isa sa mga ito. Ang Dalawang Outlook profile ay ang mahirap na pader: ang personal na mail ay nakatira sa isang profile, office mail sa isa pa, at ang Outlook ay naglo-load lamang ng isang profile sa isang pagkakataon — ang dalawang mundo ay hindi kailanman nagbabahagi ng isang screen, isang box para sa paghahanap o isang button na Ipadala. Isang profile na may dalawang account at dalawang data file ang maginhawang pader: parehong makikita ang mga mailbox nang magkasama, ngunit bawat account ay nagpapanatili ng sarili nitong tindahan, sarili nitong mga folder at sariling panuntunan.

Wala sa alinman ang mali. Ang mga profile ay nababagay sa sinuman na ang opisina ay nagbabawal sa paghahalo, o kung sino ang nag-aalala tungkol sa pagpapadala ng mga pagkakamali. Ang isang profile ay nababagay sa mga taong tunay na nakatira sa parehong mga inbox sa buong araw. Ang mga hakbang sa ibaba ay sumusunod sa ruta ng profile na ipinapakita ng video, na may disiplina sa data-file kung saan umaasa ang parehong ruta.

Gumawa ng Dalawang Magkahiwalay na Profile

Ang mga profile ay pinamamahalaan sa labas ng Outlook, sa Windows Mail applet — Dapat na sarado muna ang Outlook mismo. Buksan ang Control Panel → Mail (Microsoft Outlook) → Ipakita ang Mga Profile. Nasa iyong kasalukuyang profile ang lahat ngayon; iwanan ito sa ngayon, dahil ito ay nagiging isang bahagi ng split.

I-click ang Idagdag, pangalanan ang bagong profile ng isang bagay na halata tulad ng Opisina o Personal, at idagdag lamang ang email account ng panig na iyon dito. Ulitin para sa kabilang mundo kung pareho mong binuo mula sa simula. Bumalik sa listahan ng profile, piliin ang I-prompt para sa isang profile na gagamitin, para itanong ng Outlook kung aling mundo ang gusto mo sa tuwing magsisimula ito — ang isang prompt na iyon ay kung ano ang pumipigil sa dalawang inbox na magbukas nang magkasama nang hindi sinasadya.

Bigyan ang Bawat Mundo ng Sariling Data File

Ang paghihiwalay ay nabubuhay o namamatay sa mga file ng data. Ang mga IMAP, Exchange at Microsoft 365 account ay awtomatikong nakakakuha ng sarili nilang folder tree at sarili nilang OST file, kaya ang bahaging iyon ay hiwalay na. Ang mga POP account ay ang panganib: naghahatid sila sa isang PST file, at maraming POP account ang maaaring tahimik na magbahagi ng isang file — na tahimik na pinagsasama ang dalawang mundo.

Buksan ang File → Mga Setting ng Account → Mga File ng Data at gamitin ang Magdagdag upang lumikha ng isang PST bawat mundo — Office.pst at Personal.pst, nang eksakto tulad ng pangalan ng video sa kanila. Karaniwang nakatira ang mga PST file sa C:\Users\YourName\Documents\Outlook Files. Pagkatapos ay piliin ang bawat POP account, i-click ang Baguhin ang Folder, at ituro ito sa sarili nitong file ng data upang mapunta ang bagong mail sa tamang tindahan mula sa unang araw. Pangalanan nang malinaw ang mga file at nangungunang folder: anim na buwan mula ngayon, magkakaroon pa rin ng kahulugan ang Opisina at Personal; Hindi gagawin ng Outlook1.pst.

Dalawang Shortcut — ang Simple Trick

Ito ang trick sa pamagat ng video. Sa halip na sagutin ang prompt ng profile sa bawat oras, bigyan ang bawat mundo ng sarili nitong desktop shortcut na direktang nagsisimula sa Outlook sa profile na iyon. I-right-click ang desktop, piliin ang Bago → Shortcut, at gamitin ang target na ito para sa mundo ng opisina:

outlook.exe /profile "Office"

Make a second shortcut the same way for the personal world:

outlook.exe /profile "Personal"

Name the shortcuts "Outlook – Office" and "Outlook – Personal" and the separation becomes one click. Remember the honest limit: switching profiles always means closing and restarting Outlook — classic Outlook has no in-app profile switch, and that small inconvenience is exactly what makes the profile wall the stronger one.

Ayusin ang Gilid ng Pagpapadala

Ang pagtanggap ng hiwalay ay kalahati lamang ng trabaho; ang mga nakakahiyang aksidente ay nangyayari habang nagpapadala. Pumunta sa File → Options → Mail, hanapin ang seksyong Magpadala ng mga mensahe at lagyan ng check ang Palaging gamitin ang default na account kapag gumagawa ng mga bagong mensahe, pagkatapos ay itakda ang iyong pinakaginagamit na account bilang default sa Mga Setting ng Account.

Unawain ang built-in na gawi na hindi mo maaaring ganap na isara: isang tugon ay ipinapadala mula sa account na nakatanggap ng mensahe. Karaniwang iyon ang gusto mo — tingnan lamang ang field na Mula sa sa anumang sensitibo, at gawing nakikita ang field na iyon sa bawat window ng pag-email sa pamamagitan ng Mga Opsyon → Mula sa sa window ng pag-email, kaya kitang-kita ang isang maling account bago mo i-click ang Ipadala.

Awtomatikong I-file ang Papasok na Mail gamit ang Mga Panuntunan

Ang paghihiwalay ay hindi dapat nakadepende sa iyong memorya sa 200 mensahe sa isang araw. Buksan ang File → Pamahalaan ang Mga Panuntunan at Alerto → Bagong Panuntunan, magsimula sa Ilapat ang panuntunan sa mga mensaheng natatanggap ko, at gamitin ang kundisyon sa pamamagitan ng tinukoy na account — bawat mensaheng dumarating sa pamamagitan ng account ng opisina ay maaaring ilipat, i-flag o ikategorya sa sandaling ito ay dumating. Magdagdag ng mga panuntunang nakabatay sa nagpadala para sa mga naliligaw: ang banko ay sumusulat sa iyong address ng opisina, ang boss ay sumusulat sa iyong personal na address. Panatilihing maikli at maayos ang listahan ng panuntunan; sampung malinaw na tuntunin ang tumalo sa limampung magkakapatong.

Tapusin ang Trabaho — Paghahanap, Pag-backup at Telepono

Ginagawa ng tatlong finishing touch ang paghihiwalay sa halip na kosmetiko. Paghahanap: itakda ang default na saklaw ng paghahanap sa Kasalukuyang Mailbox sa ilalim ng File → Options → Search, kaya ang isang mabilis na paghahanap ay hindi kailanman nag-drag ng mga personal na resulta sa isang tanong sa opisina — o ang baligtad — sa panahon ng pagbabahagi ng screen. Backup: i-back up ang bawat file ng data sa sarili nitong patutunguhan; tahimik na muling hinahalo ng isang pinagsamang backup ang kakahiwalay mo lang, at hindi dapat umiral lamang ang mga personal na backup sa storage ng kumpanya. Telepono: panatilihin ang parehong pader sa mobile — ang Outlook app para sa office mail at isang hiwalay na app (o isang profile sa trabaho sa Android) para sa personal, kaya hindi kailanman nagsasama ang mga notification at account.