Sinkronkan Jira secara instan dengan ManageEngine

Putuskan Apa Arti Sinkronisasi Sebelum Anda Menghubungkan Apa Pun

Sebagian besar integrasi yang gagal gagal di sini, sebelum pengaturan apa pun disentuh. Tim dukungan bekerja di ServiceDesk Plus dan pengembang bekerja di Jira, dan sinkronisasi harus menghormati kedua belah pihak. Tuliskan tiga jawaban terlebih dahulu: pihak mana yang menciptakan pekerjaan (biasanya dukungan memunculkan permintaan di ServiceDesk Plus, dan masalah Jira dibuat dan ditautkan ketika permintaan memerlukan pengembangan), apa yang harus dilihat pihak lain (status dan prioritas untuk meja bantuan; deskripsi masalah dan dampak pengguna bagi pengembang), dan apa yang tidak boleh dilintasi (catatan teknisi internal, HR atau tiket gaji, apa pun yang ditandai sebagai pribadi). Putuskan sekarang, bukan setelah sinkronisasi yang memalukan.

Instal Aplikasi Jira Resmi di ServiceDesk Plus

Gunakan aplikasi Jira milik ManageEngine, bukan konektor acak — aplikasi ini dibuat dan didukung oleh ManageEngine untuk ServiceDesk Plus. Di ServiceDesk Plus, buka area admin/aplikasi dan instal aplikasi Jira dari ManageEngine Marketplace. Aplikasi inilah yang memungkinkan teknisi membuat masalah Jira dari permintaan, menautkan masalah yang ada, melihat subjek, prioritas, status, dan penerima tugas masalah Jira di dalam ServiceDesk Plus, dan menyinkronkan catatan dan komentar di antara kedua platform.

Hubungkan Situs Jira Anda dan Jalankan Pengujian

Dalam pengaturan aplikasi, masukkan alamat situs Jira Anda — untuk Jira Cloud tampilannya seperti contoh di bawah ini (ganti perusahaan Anda dengan nama situs Atlassian Anda sendiri); untuk Jira Server/Pusat Data, masukkan URL server tersebut.

https://yourcompany.atlassian.net

Autentikasi dengan akun sinkronisasi khusus — jangan pernah login admin pribadi Anda (Langkah 7 menjelaskan alasannya). Untuk Jira Cloud, ini biasanya berarti alamat email akun ditambah token API yang dibuat di dalam akun Atlassian tersebut. Lalu pilih teknisi proyek Jira yang mungkin membuat dan menghubungkan masalahnya — mulailah dengan satu proyek percontohan. Simpan, dan jalankan tes koneksi yang ditawarkan aplikasi. Jangan lewatkan tes ini: tes hijau di sini menghemat waktu satu jam untuk menebak nanti.

Buat atau Tautkan Edisi Jira Pertama dari Permintaan

Dengan koneksi aktif, buka permintaan di ServiceDesk Plus yang memerlukan pekerjaan pengembangan. Gunakan opsi Jira pada permintaan untuk membuat terbitan Jira baru — subjek dan deskripsinya terbawa — atau menautkan terbitan yang sudah ada dengan kuncinya, misalnya NET-231. Penautan yang sama berfungsi dari modul Masalah, Perubahan, Aset, dan Rilis, bukan hanya permintaan, dan satu permintaan dapat ditautkan ke lebih dari satu masalah Jira. Buka permintaan lagi: subjek, prioritas, status, dan penerima tugas masalah Jira kini ditampilkan di dalam ServiceDesk Plus dan terus diperbarui.

Aktifkan Sinkronisasi Komentar dan Catatan — Hati-hati

Aplikasi ini dapat menyinkronkan catatan dan komentar antara modul ServiceDesk Plus dan masalah Jira. Ini adalah fitur yang paling dirasakan pengguna — dan fitur yang dapat merugikan Anda jika Anda mengaktifkannya secara membabi buta. Sinkronkan hanya percakapan publik yang dapat dilihat oleh pemohon secara default, dan uji dengan satu pasangan tertaut sebelum meluncurkannya: komentari masalah Jira dan konfirmasikan bahwa masalah tersebut masuk dalam permintaan, lalu balas permintaan tersebut dan konfirmasikan bahwa masalah tersebut masuk ke Jira. Sampaikan peraturan tersebut kepada kedua tim dalam satu baris: tulis setiap komentar yang disinkronkan seolah-olah tim lain — dan pengguna — akan membacanya, karena mereka akan membacanya.

Petakan Status Sekali, di Kertas

Alur kerja ServiceDesk Plus dan Jira tidak sejalan, dan berpura-pura demikian adalah penyebab utama keluhan "sinkronisasinya bohong". ServiceDesk Plus biasanya berjalan Terbuka, Sedang Berlangsung, Ditahan, Terselesaikan, Tertutup, sedangkan alur kerja Jira tim pengembang mungkin menjalankan Yang Harus Dilakukan, Sedang Berlangsung, Peninjauan Kode, Pengujian, Selesai. Gambarkan kedua daftar secara berdampingan dan tentukan status Jira yang akan ditampilkan di sisi dukungan — Tinjauan Kode dan Pengujian biasanya dibaca sebagai Sedang Berlangsung bagi pemohon. Setujui dua status yang benar-benar dipedulikan pengguna: pekerjaan telah dimulai dan pekerjaan selesai. Dan putuskan terlebih dahulu apakah Jira Selesai dapat menutup permintaan ServiceDesk Plus secara otomatis, atau hanya menandainya Terselesaikan sehingga teknisi dapat memverifikasi dengan pengguna terlebih dahulu — untuk tiket yang berhubungan langsung dengan pengguna, verifikasi terlebih dahulu biasanya merupakan pilihan yang jujur.

Melindungi Akun Sinkronisasi Seperti Kunci Utama

Akun yang menghubungkan kedua sistem dapat membaca dan menulis tiket di kedua sisi — memperlakukannya seperti kunci utama, karena merupakan kunci utama. Buat akun khusus yang tidak digunakan oleh siapa pun atau siapa pun, berikan akses hanya ke proyek Jira dan cakupan ServiceDesk Plus yang benar-benar diperlukan sinkronisasi, dan simpan token API-nya di brankas kata sandi Anda dengan pengingat kalender untuk merotasinya. Ketika orang yang mengatur integrasi berganti peran atau keluar, rotasikan token pada minggu yang sama.

Ketahui Batasan Jujur Sebelum Anda Menjanjikan "Instan"

Jadi tidak ada yang menjual hal ini secara berlebihan dalam rapat: aplikasi resminya adalah integrasi tautan dan visibilitas — membuat dan menautkan masalah, melacak bidang utamanya di dalam ServiceDesk Plus, dan menyinkronkan catatan dan komentar. Ini bukan cerminan penuh dari setiap bidang khusus dan transisi alur kerja di kedua sisi; jika Anda benar-benar membutuhkan sinkronisasi lapangan dua arah yang mendalam, itu adalah pekerjaan untuk platform sinkronisasi khusus (alat seperti Exalate atau ZigiOps ada untuk hal ini), dengan biaya lisensinya sendiri. "Instan" dalam judul video berarti detik hingga menit pada koneksi yang sehat, bukan nol — jika status tampak basi, tunggu sebentar dan segarkan sebelum menyatakan sinkronisasi terputus. Dan tiket lama yang sudah ditutup tidak akan diisi ulang sendiri: sinkronisasi berfungsi sejak semuanya ditautkan.