Scheid eenvoudig persoonlijke en bedrijfsgegevens in Outlook met deze eenvoudige truc

Bepaal hoe sterk de muur moet zijn

Er zijn precies twee duidelijke manieren om persoonlijke en zakelijke e-mail te scheiden in Outlook, en de video bouwt de opzet op rond het eerst kiezen van een van deze manieren. Twee Outlook-profielen vormen de harde muur: persoonlijke e-mail bevindt zich in het ene profiel, kantoormail in het andere, en Outlook laadt slechts één profiel tegelijk: de twee werelden delen nooit een scherm, een zoekvak of een knop Verzenden. Eén profiel met twee accounts en twee gegevensbestanden is de handige muur: beide mailboxen zijn samen zichtbaar, maar elk account behoudt zijn eigen winkel, zijn eigen mappen en zijn eigen regels.

Geen van beide is verkeerd. Profielen zijn geschikt voor iedereen wiens kantoor mixen verbiedt, of die zich zorgen maakt over verzendfouten. Eén profiel past bij mensen die echt de hele dag in beide inboxen leven. De onderstaande stappen volgen de profielroute die de video demonstreert, met de gegevensbestanddiscipline waarvan beide routes afhankelijk zijn.

Maak twee afzonderlijke profielen

Profielen worden buiten Outlook beheerd, in de Windows Mail-applet. Outlook zelf moet eerst worden gesloten. Open Configuratiescherm → E-mail (Microsoft Outlook) → Profielen tonen. Je bestaande profiel bevat vandaag alles; laat het voorlopig onaangeroerd, want het wordt één kant van de splitsing.

Klik op Toevoegen, geef het nieuwe profiel een voor de hand liggende naam, zoals Office of Persoonlijk, en voeg alleen het e-mailaccount van die kant eraan toe. Herhaal dit voor de andere wereld als je beide helemaal opnieuw bouwt. Terug in de profiellijst selecteert u Vragen om een profiel dat moet worden gebruikt, zodat Outlook elke keer dat het wordt gestart, vraagt welke wereld u wilt gebruiken. Die ene prompt zorgt ervoor dat de twee inboxen niet per ongeluk samen kunnen worden geopend.

Geef elke wereld zijn eigen gegevensbestand

Scheiding leeft of sterft met de gegevensbestanden. IMAP-, Exchange- en Microsoft 365-accounts krijgen automatisch een eigen mappenboom en een eigen OST-bestand, dus dat gedeelte is al apart. POP-accounts vormen het gevaar: ze leveren in een PST-bestand, en verschillende POP-accounts kunnen in stilte één bestand delen, waardoor de twee werelden stilletjes weer samenkomen.

Open Bestand → Accountinstellingen → Gegevensbestanden en gebruik Toevoegen om één PST per wereld te maken: Office.pst en Personal.pst, precies zoals de video ze noemt. PST-bestanden bevinden zich normaal gesproken in C:\Users\UwNaam\Documenten\Outlook Files. Selecteer vervolgens elk POP-account, klik op Map wijzigen en wijs het naar een eigen gegevensbestand, zodat nieuwe e-mail vanaf de eerste dag in de juiste winkel terechtkomt. Geef bestanden en topmappen een duidelijke naam: over zes maanden zullen Office en Persoonlijk nog steeds zinvol zijn; Outlook1.pst niet.

Twee snelkoppelingen: de simpele truc

Dit is de truc in de titel van de video. In plaats van elke keer de profielprompt te beantwoorden, kunt u elke wereld een eigen snelkoppeling op het bureaublad geven waarmee Outlook rechtstreeks in dat profiel wordt gestart. Klik met de rechtermuisknop op het bureaublad, kies Nieuw → Snelkoppeling en gebruik dit doel voor de kantoorwereld:

❓ Veelgestelde vragen