Synkroniser Jira umiddelbart med ManageEngine

Avgjør hva synkronisering betyr før du kobler til noe

De fleste mislykkede integrasjoner mislykkes her, før noen innstilling berøres. Supportteamet jobber i ServiceDesk Plus og utviklerne jobber i Jira, og synkroniseringen må respektere begge sider. Skriv ned tre svar først: hvilken side som skaper arbeid (vanligvis reiser støtte forespørsler i ServiceDesk Plus, og et Jira-problem opprettes og kobles når en forespørsel trenger utvikling), hva den andre siden må se (status og prioritet for brukerstøtten; problembeskrivelsen og brukerpåvirkningen for utviklerne), og hva må aldri krysse overnicianal-tech,> alt som er merket privat). Bestem dette nå, ikke etter en pinlig synkronisering.

Installer den offisielle Jira-appen i ServiceDesk Plus

Bruk ManageEngines egen Jira-app i stedet for en tilfeldig kobling – den er bygget og støttet av ManageEngine for ServiceDesk Plus. I ServiceDesk Plus åpner du admin/apps-området og installerer Jira-appen fra ManageEngine Marketplace. Denne appen er det som lar teknikere lage Jira-problemer fra forespørsler, koble eksisterende problemer, se Jira-problemets emne, prioritet, status og mottaker i ServiceDesk Plus, og synkronisere notater og kommentarer mellom de to plattformene.

Koble til Jira-nettstedet ditt og kjør testen

I appens innstillinger, skriv inn Jira-nettstedets adresse – for Jira Cloud ser det ut som eksemplet nedenfor (erstatt bedriften din med ditt eget Atlassian-nettstedsnavn); for Jira Server / Data Center, skriv inn serverens URL i stedet.

https://yourcompany.atlassian.net

Autentiser med en dedikert synkroniseringskonto – aldri din personlige administratorpålogging (trinn 7 forklarer hvorfor). For Jira Cloud betyr dette vanligvis kontoens e-postadresse pluss et API-token opprettet i den Atlassian-kontoen. Velg deretter hvilke Jira-prosjekter-teknikere som kan opprette og koble problemer til – start med ett pilotprosjekt. Lagre og kjør tilkoblingstesten appen tilbyr. Ikke hopp over testen: en grønn test her sparer en times gjetting senere.

Opprett eller koble den første Jira-utgaven fra en forespørsel

Med tilkoblingen live, åpne en forespørsel i ServiceDesk Plus som trenger utviklingsarbeid. Bruk Jira-alternativet på forespørselen om å opprette en ny Jira-utgave – emnet og beskrivelsen overføres – eller koble et eksisterende problem med nøkkelen, for eksempel NET-231. Den samme koblingen fungerer fra modulene Problems, Changes, Assets og Releases, ikke bare forespørsler, og én forespørsel kan kobles til mer enn ett Jira-problem. Åpne forespørselen på nytt: Jira-problemets emne, prioritet, status og mottaker vises nå inne i ServiceDesk Plus og hold deg oppdatert.

Slå på kommentar- og notatsynkronisering — forsiktig

Appen kan synkronisere notater og kommentarer mellom ServiceDesk Plus-moduler og Jira-problemer. Dette er funksjonen brukere føler mest - og den som kan skade deg hvis du slår den på blindt. Synkroniser bare offentlig, forespørr-synlig samtale som standard, og test med ett koblet par før du ruller det ut: kommenter Jira-problemet og bekreft at det havner i forespørselen, svar deretter i forespørselen og bekreft at det lander i Jira. Fortell begge lagene regelen på én linje: skriv hver synkronisert kommentar som om det andre laget – og brukeren – vil lese den, fordi de vil.

Kartlegg statusene én gang, på papir

ServiceDesk Plus- og Jira-arbeidsflytene står ikke på linje en-til-en, og å late som de gjør det er hovedårsaken til "synkroniseringen lyver"-klager. ServiceDesk Plus kjører vanligvis Åpen, pågår, på vent, løst, lukket, mens Jira-arbeidsflyten til et utviklerteam kan kjøre To Do, In Progress, Code Review, Testing, Done. Tegn begge listene ved siden av hverandre og avgjør hva hver Jira-status skal vise som på støttesiden - Kodegjennomgang og testing leses vanligvis begge som Pågår for forespørren. Bli enige om de to statusene brukerne faktisk bryr seg om: arbeidet har startet og arbeidet er ferdig. Og avgjør på forhånd om en Jira Ferdig kan lukke ServiceDesk Plus-forespørselen automatisk, eller bare merke den som løst slik at en tekniker kan verifisere med brukeren først – for brukervendte billetter er verifisering-først vanligvis det ærlige valget.

Beskytt synkroniseringskontoen som en hovednøkkel

Kontoen som forbinder de to systemene kan lese og skrive billetter på begge sider – behandle den som en hovednøkkel, fordi den er én. Opprett en dedikert konto som brukes av ingenting og ingen andre, gi den tilgang bare til Jira-prosjektene og ServiceDesk Plus-omfanget synkroniseringen faktisk trenger, og lagre API-tokenet i passordhvelvet med en kalenderpåminnelse om å rotere den. Når personen som satte opp integreringen endrer rolle eller forlater, roter tokenet samme uke.

Kjenn de ærlige grensene før du lover "Instant"

Så ingen overselger dette i et møte: den offisielle appen er en link-og-synlighet-integrasjon – opprette og koble problemer, spor nøkkelfeltene deres i ServiceDesk Plus, og synkroniser notater og kommentarer. Det er ikke et fullstendig speil av alle tilpassede felt- og arbeidsflytoverganger på begge sider; hvis du virkelig trenger dyp toveis feltsynkronisering, er det en jobb for en dedikert synkroniseringsplattform (verktøy som Exalate eller ZigiOps finnes for akkurat dette), med egen lisenskostnad. «Øyeblikkelig» i videoens tittel betyr sekunder til minutter på en sunn tilkobling, ikke null – hvis en status ser gammel ut, vent et øyeblikk og oppdater før du erklærer at synkroniseringen er brutt. Og gamle, allerede lukkede billetter fyller ikke på seg selv: synkroniseringen fungerer fra det øyeblikket ting kobles sammen.