Đồng bộ hóa ngay lập tức Jira với ManagedEngine

Quyết định ý nghĩa của việc đồng bộ hóa trước khi bạn kết nối mọi thứ

Hầu hết các quá trình tích hợp không thành công đều không thành công ở đây, trước khi chạm vào bất kỳ cài đặt nào. Nhóm hỗ trợ làm việc trong ServiceDesk Plus và các nhà phát triển làm việc trong Jira, đồng thời việc đồng bộ hóa phải tôn trọng cả hai bên. Trước tiên hãy viết ra ba câu trả lời: bên nào tạo ra công việc (thường là hỗ trợ đưa ra các yêu cầu trong ServiceDesk Plus và một vấn đề Jira được tạo và liên kết khi một yêu cầu cần phát triển), những gì bên kia phải xem (trạng thái và mức độ ưu tiên của bộ phận trợ giúp; mô tả vấn đề và tác động của người dùng đối với nhà phát triển) và những gì không bao giờ được bỏ qua (ghi chú kỹ thuật viên nội bộ, phiếu nhân sự hoặc phiếu lương, bất cứ điều gì được đánh dấu riêng tư). Hãy quyết định điều này ngay bây giờ chứ không phải sau một lần đồng bộ hóa đáng xấu hổ.

Cài đặt ứng dụng Jira chính thức trong ServiceDesk Plus

Sử dụng ứng dụng Jira của riêng ManaEngine thay vì một trình kết nối ngẫu nhiên — ứng dụng này được ManagedEngine xây dựng và hỗ trợ cho ServiceDesk Plus. Trong ServiceDesk Plus, hãy mở khu vực quản trị / ứng dụng và cài đặt ứng dụng Jira từ ManagedEngine Marketplace. Ứng dụng này cho phép các kỹ thuật viên tạo sự cố Jira từ các yêu cầu, liên kết các sự cố hiện có, xem chủ đề, mức độ ưu tiên, trạng thái và người được giao của sự cố Jira trong ServiceDesk Plus, đồng thời đồng bộ hóa ghi chú và nhận xét giữa hai nền tảng.

Kết nối trang Jira của bạn và chạy thử nghiệm

Trong cài đặt của ứng dụng, hãy nhập địa chỉ trang web Jira của bạn — đối với Jira Cloud, địa chỉ này trông giống như ví dụ bên dưới (thay thế yourcompany bằng tên trang web Atlassian của riêng bạn); đối với Máy chủ / Trung tâm dữ liệu Jira, thay vào đó hãy nhập URL của máy chủ đó.

https://yourcompany.atlassian.net

Xác thực bằng tài khoản đồng bộ hóa chuyên dụng — không bao giờ đăng nhập quản trị viên cá nhân của bạn (Bước 7 giải thích lý do). Đối với Jira Cloud, điều này thường có nghĩa là địa chỉ email của tài khoản cộng với mã thông báo API được tạo bên trong tài khoản Atlassian đó. Sau đó, chọn kỹ thuật viên của dự án Jira nào có thể tạo và liên kết các vấn đề trong đó — bắt đầu với một dự án thí điểm. Lưu và chạy thử nghiệm kết nối mà ứng dụng cung cấp. Đừng bỏ qua bài kiểm tra: bài kiểm tra màu xanh lá cây ở đây giúp tiết kiệm một giờ đoán sau.

Tạo hoặc liên kết vấn đề Jira đầu tiên từ yêu cầu

Khi kết nối đang hoạt động, hãy mở yêu cầu trong ServiceDesk Plus cần công việc phát triển. Sử dụng tùy chọn Jira theo yêu cầu tạo một vấn đề Jira mới — chủ đề và mô tả được chuyển tiếp — hoặc liên kết một vấn đề hiện có bằng khóa của nó, ví dụ: NET-231. Liên kết tương tự hoạt động từ các mô-đun Sự cố, Thay đổi, Nội dung và Bản phát hành, không chỉ các yêu cầu và một yêu cầu có thể được liên kết với nhiều vấn đề Jira. Mở lại yêu cầu: chủ đề, mức độ ưu tiên, trạng thái và người được giao của vấn đề Jira hiện hiển thị bên trong ServiceDesk Plus và luôn được cập nhật.

Bật đồng bộ hóa nhận xét và ghi chú — Cẩn thận

Ứng dụng có thể đồng bộ hóa ghi chú và nhận xét giữa các mô-đun ServiceDesk Plus và các vấn đề về Jira. Đây là tính năng mà người dùng cảm thấy nhất — và là tính năng có thể gây tổn hại cho bạn nếu bạn bật nó một cách mù quáng. Theo mặc định, chỉ đồng bộ hóa cuộc trò chuyện công khai, hiển thị với người yêu cầu và kiểm tra với một cặp được liên kết trước khi triển khai: nhận xét về vấn đề Jira và xác nhận rằng vấn đề đó nằm trong yêu cầu, sau đó trả lời yêu cầu và xác nhận nó sẽ nằm trong Jira. Nói cho cả hai nhóm quy tắc trên một dòng: viết mọi nhận xét đã được đồng bộ hóa như thể nhóm kia — và người dùng — sẽ đọc nó vì họ sẽ đọc.

Ánh xạ các trạng thái một lần trên giấy

Quy trình làm việc của ServiceDesk Plus và Jira không xếp hàng một đối một và việc giả vờ làm như vậy là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến các khiếu nại "đồng bộ hóa đang nói dối". ServiceDesk Plus thường chạy Mở, Đang tiến hành, Đang tạm dừng, Đã giải quyết, Đã đóng, trong khi quy trình làm việc Jira của nhóm nhà phát triển có thể chạy Việc cần làm, Đang thực hiện, Đánh giá mã, Kiểm tra, Hoàn thành. Vẽ cả hai danh sách cạnh nhau và quyết định từng trạng thái Jira sẽ hiển thị như thế nào ở phía hỗ trợ - Đánh giá và kiểm tra mã thường được đọc là Đang tiến hành đối với người yêu cầu. Đồng ý về hai trạng thái mà người dùng thực sự quan tâm: công việc đã bắt đầu và công việc đã kết thúc. Và quyết định trước liệu Jira Xong có thể tự động đóng yêu cầu ServiceDesk Plus hay chỉ đánh dấu yêu cầu đó là Đã giải quyết để kỹ thuật viên có thể xác minh với người dùng trước — đối với các yêu cầu hướng tới người dùng, xác minh trước thường là lựa chọn trung thực.

Bảo vệ tài khoản đồng bộ hóa như khóa chính

Tài khoản kết nối hai hệ thống có thể đọc và ghi vé trên cả hai mặt — coi nó như một khóa chính vì nó là một. Tạo một tài khoản chuyên dụng không được ai sử dụng, chỉ cấp cho tài khoản đó quyền truy cập vào các dự án Jira và phạm vi ServiceDesk Plus mà đồng bộ hóa thực sự cần và lưu trữ mã thông báo API của tài khoản đó trong kho mật khẩu của bạn cùng với lời nhắc lịch để xoay vòng tài khoản đó. Khi người thiết lập tiện ích tích hợp thay đổi vai trò hoặc rời đi, hãy luân chuyển mã thông báo trong cùng tuần.

Biết giới hạn trung thực trước khi hứa "ngay lập tức"

Vì vậy, không ai nói quá nhiều về điều này trong cuộc họp: ứng dụng chính thức là một tích hợp liên kết và hiển thị — tạo và liên kết các vấn đề, theo dõi các trường chính của chúng trong ServiceDesk Plus cũng như đồng bộ hóa các ghi chú và nhận xét. Nó không phản ánh đầy đủ mọi trường tùy chỉnh và quá trình chuyển đổi quy trình làm việc ở cả hai bên; nếu bạn thực sự cần đồng bộ hóa trường hai chiều sâu, thì đó là công việc dành cho một nền tảng đồng bộ hóa chuyên dụng (các công cụ như Exalate hoặc ZigiOps tồn tại chính xác cho việc này), với chi phí giấy phép riêng. "Tức thì" trong tiêu đề của video có nghĩa là giây đến vài phút trên kết nối tốt, không phải bằng 0 — nếu trạng thái có vẻ cũ, hãy đợi một lát và làm mới trước khi tuyên bố đồng bộ hóa bị hỏng. Và các vé cũ, đã đóng sẽ không tự lấp đầy: quá trình đồng bộ hóa hoạt động kể từ thời điểm mọi thứ được liên kết.